新时期公路行业档案信息化建设之我见

李大明

摘 要：公路档案就是交通事业发展的见证者，真实记录着公路行业发展的各种信息，所以妥善管理公路档案具有积极的现实意义。新时期，人们对公路交通提出了更高要求，管理与建设实现了质的飞跃，档案信息化建设也就成为了必然发展趋势。

关键词：新时期 公路行业 档案 信息化建设

一、档案管理信息化概念

所谓档案管理信息化，指的是在国家档案行政管理部门统一规划指导下，在开展档案管理活动中，通过网络系统平台，利用先进的通信技术手段，实现对系统的现代化管理，并为社会提供优质的档案信息资源服务，最终达到现代化档案管理的目标。

二、公路档案信息化建设面临的现状

（一）公路档案管理标准化程度不高

信息化技术需要较高的时效性，但由于现有的标准程序制约了时效性，所以在实际工作中难以有效应用规范的技术标准。虽然交通运输部制定了国家层面的《交通运输信息化标准体系表》，对体系框架提出了具体标准，但对于省市级单位缺乏可行性，与实际情况不能实现无缝衔接。

我国在公路档案管理工作方面起步较晚，使得各项业务基础性较差，在管理制度、管理经验方面、管理人才等诸多方面比较欠缺。因而落实到具体工作中，很容易出现混乱管理和不协调现象，这就势必导致公路档案管理在应用数据信息时不能很好地保证质量，相当多的数数据在建档之初就存在缺陷。再加上由于管理规范仕程度低，不同时期、不同类型的公路档案信息难以实现兼容性，特别是在关键信息处理上更是无法统一，造成了关键信息的大量缺失。此外，信息管理标准也不统一，各个部门之间的信息难以进行整合，这同样是新时期公路行业档案管理信息化建设受到限制的一大难题，需要举非常之力进行解决。

（二）公路档案管理人员缺乏专业素质

档案管理信息化对工作人员提出了较高要求，需要工作人员能够灵活掌握数据转化，要有专业的互联网知识，还要具备专业的档案管理能力。但是对于公路部门档案管理工作来说，由于存在岗位人员流动性大、人员岗位很难固定等弱点，因而导致管理人员能力参差错落。一些管理人员业务水平不过关，没经过系统培训，就“赶鸭子上架”的现象较为突出，形成了综合素质偏低、对信息化工作流程掌握不熟练、对具体操作规范不够精准科学的恶性循环，使得工作效率难以提升。同时，信息传递手段相对滞后，数据库未能及时更新，限制了档案管理信息化发展的进程。再加上部分管理人员服务理念的缺乏，工作中往往墨守成规，不创新、欠主动，浪费了大量的信息资源，这也在某种程度上造成公路行业档案管理信息化建设步伐的延缓。

（三）公路档案信息化建设意识相对缺乏

首先，就管理层而言，在档案信息化建设方面并未引起足够的重祀。有的领导只关注实际工作，却忽视了档案信息化建设的重要性和紧迫性，所以平常没有认真对待此事，甚致还忽略了将该项工作纳入到单位一年一度的考核考评中，这就造成财力、物力等方面不能及时跟进，缺少了有力支持，无法实现有效的档案信息化建设的与时俱进。其次，管理人员超前意识不强。具体表现在思想保守、观念陈旧，安于现状。在新知识吸收、新技术使用，新时代要求方面显得无动于衷，缺少敏锐性。不善于接受新鲜事物，工作中缺少热情，不能及时补充自己的不足，总是觉得沿袭传统的工作方式程序简单，操作起来也容易，认为只要楮案整理接老办法，档案保管按老规矩，档案查阅按老章程，最经不丢失卷宗，就尽到了档案管理的职能职责，何需什么主观能动性与科技的创新性，这些不利因素均构成了阻碍档案信息化建设与发展的显著瓶颈。

（四）公路档案信息化建设经费投入不足

随着社会的进步，公路档案事业未来必然会发展成为具有先进网络化平台，方便快捷信息化服务，科学有效管理方式的全新模式。这就需档案理工作务必与时俱进，顺应时代趋势，从技术、设备等各方面开展创新。同时对于新事物还得采取有效的维护保养，这一切均离不开资金的支持。基层公路部门虽然也能进行少量资金投入，但对于整个公路行业要实现檔案信息化建设这个如此规模的大项目来说，无异于杯水车薪，起不了决定性作用，当然也解决不了实际问题，从而势必影响到档案管理信息化发展的速度。

三、加强新时期公路行业档案信息化建设的对策

（一）建立起完善的公路档案管理组织体系

公路行业结合信息化规划与自身发展特点，应对信息化工作加强组织领导，建立完善的组织框架，以确保信息化管理工作推动顺利，并能够充分发挥实效。信息管理部门应对信息化建设进行技术层面的沟通与管理，在其他部门以及下级部门首先普及档案信息化知识，其次要推进信息化制度建设，以提高档案信息化建设的组织化、规范化和科技化程度。同时对信息化建设中的各项工作应加大协调力度，将信息化顾问的作用发挥出来，进而建立起一个运转高效、沟通顺畅、密切配合的信息化管理网络体系，从而为档案信息化建设保驾护航。

（二）切实增强公路管理者档案信息化意识

首先，要提升公路行业管理层人员的档案信息化建设意识。因为这直接决定了档案信息化建设的深度与广度。基于此，作为管理层人员，要将此项工作提上议程，站在科学管理的角度去审视把握档案信息化建设工作的重要性，并给予大力支持，将公路档案信息化建设蚋入单位年度考核目标，在人力、财力、物力等各方面提供支持，对于实际工作中遇到的难题做到认真方析，尽快解决。其次，就是要求从事档案管理的管理者与员工切实提高公路档案信息化建设的意识，此乃提高档案信息化建设的一项重点内容。档案信息化管理是时代的要求，未来发展的必然趋势，更是新时期公路行业档案管工作的方向，管理人员要改变传统的工作方式，改变陈旧的主观思想，要紧跟时代发展的脚步，及时掌握新理念，补充新知识，接受新技术，对档案管理工作进行全方位创新，充分发挥主观能动性，努力提高业务水平与管理水平，不断增强服务意识，为推动单位档案信息化建设步伐，服务国家交通公路事业国发展作出应有贡献。

（三）建立起一套规范的公路档案信息化制度

要想实现全面的公路行业档案信息化建设，就离不开制度的大力支持，为公路档案信息管理提供运作章程。有效的管理体系中最重要的就是对规章制度的严格执行，所以公路档案管理部门可通过建立系统的管理制度对现有的信息化管理机制进行优化。对已经建档的公路信息来说，要重视其安全性与完整性。要制定有效的考评制度，操作细目，进而约束管理人员的随意性，培养其苛刻严谨的纪律作风，激发出他们的工作热情，挖掘其主观能动性，并适时组织开展对新型管理办法的学习，从中不断完善管理机制，保证公路档案管理信息化的全面科学有序运行。

（四）提升公路档案管理人员的综合素质

在档案信息化建设工作中，人的因素是最至关重要的。管理人员的综合素质会直接影响到对档案管理工作的管理质量。要想全面落实有效的公路档案管理信息化工作，就需要在档案基础工作、计算机、管理技＼能力等专业方面挖掘大量人才，培养能够满足档案信息化各个环节的综合性人才。相关人员要懂得运用新型的管理方式，熟悉电子文件管理与归档技能，并熟练掌握计算机操作技能，能够通过已掌握的知识实现对办公设备的维护、使用与管理。所以相关部门要对工作人员在计算机与专业知识方面加强培训工作，确保工作人员综合素质得到提升。

（五）建立专业的公路档案信息化系统

对于公路档案信息化建设来说，成功的关键就是信息档案管理系统是否完善。因此，要从设计、软件，信息传递等多方面进行考虑，确保系统的稳定性与安全性。如果在设计系统时使用了不同类型的软件，会造成系统不兼容情况出现，会影响到档案信息的安全性，更不便于工作人员的日常工作。在对公路档案信息化系统进行设计时，首先就是要确保系统具备实用性，之后才是系统的便捷性与可操作性。但同时也不能忽视系统的升级与选择技术标准等方面的内容，要结合实际情况综合设计公路档案信息化系统，因此这也对设计人员提出了较高要求，工作人员在设计初期要进行调查研究，将创新理念融于其中，让系统资源具备可继承性，为升级更新预留出足够空间，防止出现资源浪费。

（六）加大公路档案信息化建设经费投入

在公路档案信息化建设过程中，资金投入是一项必不可少的环节，也是档案信化能否升级达标，并向更高层次迈进关环节。作为基层公路部门，首先要最大限度争取到上级业务部门和地方行政管理部门的项目支持与财政预算。其次要要采取多种途径筹集资金，实现了政府支持与多元化并举的筹资方式。单位年度预算中要预留出一定的专项资金用于档案信息化建设。在建设基础设施、系统研发、科研项目建设等方面要合理安排经费，随时能对信息资源维护与应用提供资金保证，可根据实际情况适当增加费用，对具备创新性、探索性的項目要给予支持。此外，要建立完善的信息化建设投资机制，鼓励社会各界人士支持公路信息化建设，打造良好的市场环境。对信息化建设资金应加大管理力度，对专项资金采取统一调配方式，将资金调控作用发挥到最大化，也使资金的合理用途产生出最大效益，从而推动公路档案管理信息化建设步入科学化、规范化、常态化轨道，为公路交通事业又快发展提供优质、高效、一流的信息资源服务。

四、结束语

综上所述，公路行业档案管理信息化建设并不是一朝一夕，一蹴而就，某个阶段便能完成的事情。这乃是一项着眼长远，立足全局，面向未来的复杂细统的科学化工程。革故创新永远在路上，要不断探索新模式、新方法。管理者和工作人员应从思想上形成高度统一，积极为公路档案信息化建设创造便利条件，通过先进的技术手段找到最适合的管理模式，加快公路档案信息化建设节奏，使档案信息化建设的步伐迈得更扎实，更稳健、更高效，从而助推我国交通公路行业在新时期获得更加广阔的发展空间，。

参考文献

[1] 倪晓艳 浅谈公路建设档案的信息化管理[J].兰台世界旬刊，2016（03）：61-61.

[2] 贺建东 公路档案管理信息化建设浅谈[J].办公室业务，2016（11）：100-100.