城市建设档案管理的困境与信息化改进策略

尚炜霞

【摘 要】随着我国城市化建设步伐的加快，档案管理在城市建设中的地位越来越高，但是，挑战和压力也越来越大。基于此，工作人员必须充分了解掌握当前城市建设档案管理的现实困境，并充分运用信息化手段提高城市建设档案管理水平，从而推动城市建设档案管理朝着信息化、数字化、现代化方向发展，为实现可持续发展保驾护航。

【关键词】城市建设；档案管理；困境；信息化

随着我国社会体系的不断完善，城市建设档案管理工作迈入新的征程，具有良好的发展前景，但挑战与机遇并行，在快速发展过程中也暴露出诸多问题，影响管理质量的提高。接下来，谈谈对如何引导城市建设档案管理朝信息化、数字化、现代化方向发展的几点思考。

一、城市建设档案管理的特点

（一）多样

城市建设档案具有多元化、多样性特征，具有纸质、电子文档、视音频等多种形式，这就促进了城市建设档案的多样性，构成了档案归档管理的个性所在。

（二）动态

城市建设发展过程不是一成不变的，而是随着新工艺、新技术和新设备的应用而不断得以改进和完善，城市建设档案作为城市建设信息的记录者、保存者，只有实时捕捉城市建设动态，并及时进行记录，才能将城市建设档案的作用和时效性发挥出来。

（三）复杂

众所周知，城市功能多元化强，城市建设、设计、施工以及管理过程，都会产生丰富多样的文件材料，工作人员可利用文字、图像、视音频等多种方式来综合系统、全面详细记录城市建设与规划过程中产生的信息。如，城市规划设计、环境保护、防洪抗旱等等，由此可见，城市建设档案管理复杂性特征非常明显。

二、城市建设档案管理面临的困境

（一）城市建设档案标准的差异性导致管理无序

在开展城市建设档案管理工作时，存在两种不同的工程建设档案标准，即行业标准和国家标准，其中，行业标准就是《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），国家标准就是《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），两种标准并行的结果就是管理的无序性。详细点说，两种标准的差别主要有：第一，适用范围和术语不同。《建设工程文件归档整理规范》，在档案管理涉及全部的建设工程文件；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定了范围，即指大、中型和限额之上的新建、扩建和改建工程。第二，案卷组卷方式不同。《建设工程文件归档整理规范》中明确指出，组卷可参考单位工程、分部工程、阶段和专业信息；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》明确指出，组卷必须根据文种进行。第三，竣工图章格式不同。《建设工程文件归档整理规范》的图章格式为：80mm×50mm；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的图章格式为：80mm×60mm。

（二）城市建设档案管理手段缺乏创新和与时俱进

现阶段，我国城市建设档案管理手段不够先进，很多地方仍然采用传统的纸质档案方式進行保管，大部分地区的计算机管理系统不够完善、水平不高，导致城市建设档案管理信息化水平不高，最终影响整体管理质量。

（三）缺乏完善的城市建设档案管理法律法规体系

现阶段，我国城市建设档案管理过程中仍然缺乏完善的法律法规体系，从而影响整个管理工作开展顺利性以及最终管理质量。加快建设完善的城市建设档案管理法律法规体系迫在眉睫。

（四）城市建设档案管理人员整体素质偏低

随着我国城市化程度的不断加深，城市建设内容越来越复杂、涉及面越来越广。而城市建设档案管理从业人员是开展所有工作的前提和保障，管理人员整体素质对于提升管理质量至关重要。如果管理人员缺乏较高的专业技能、较高的职业素养，就无法应对复杂的城市建设档案管理工作，导致管理效率和水平迟迟无法提高。

三、提高城市建设档案管理质量的具体对策

（一）引导全体人员树立正确的城市建设档案管理工作的重要性

城市建设档案管理工作是城市建设不可或缺的一部分，对于促进社会进步、加快经济发展步伐具有重要作用。现阶段，必须引导人们正确认识到城市建设档案管理工作的重要性，意识到城市建设档案所储存的信息数据对于城市政治、经济、文化等工作开展的重要性，从而树立先进的管理理念，从而不断提高城市建设档案工作的规范化、信息化和数字化，为社会主义现代化建设贡献巨大力量。

（二）有效整合城市建设档案信息资源

在开展城市建设档案管理工作过程中，工作人员应统筹规划、综合考虑，将城市建设档案分成两部分，一部分交至城市建设档案管理管，一部分用于建设单位。首先，应参考《建设工程文件归档整理规范》中相关规定来归纳、整理出交至城市建设档案馆的内容；其次，应参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》中的相关内容来采集、整合用于建设单位自身归档的内容。在开展城市建设档案文件组卷管理工作过程中，如果项目存在多个监理单位，那么要根据《建设工程文件归档整理规范》中的相关标准与规定，根据实际情况细分建设内容为：分项、分部以及单位工程三大部分，然后结合相关的建设环节、专业等实际情况开展组卷工作。

（三）创新城市建设档案管理手段，引导管理工作朝着信息化、数字化和标准化方向发展

在开展城市建设档案管理工作过程中，至关重要的一点就是成立专门的城市建设档案管理部门，安排专职工作人员，进行明确的分工，将落实细化落实到每个人身上。其次，配置先进、完善的信息化、数字化管理设备，并加快建设局域网，建立和完善城市建设档案信息化、标准化和数字化管理体系，实现在档案接收、归档整理、业务指导以及利用等内容中的应用，不断提升城市建设档案数据信息的安全性、准确性和高效性。其次，可外聘相关专家学者、行业精英充分利用最前沿的科技来设计研发先进的城市建设管理局域网，并采购专业、先进的杀毒设备，防止出现由于外部病毒入侵而造成档案管理出现问题的现象。值得一提的是，在开展城市建设档案信息化管理过程中，不能忽视纸质档案信息的重要性，要做好纸质备份，从而加固城市建设档案信息数据的安全性、完整性，从而不断提高城市建设档案管理的信息化、标准化和数字化水平。

（四）建立完善的城市建设档案管理的法律法规体系

在开展城市建设档案管理工作过程中，要构建完善的法律体系长远管理的保障。现阶段，要基于城市建设不同方位、角度，加强对城市建设档案管理工作的统筹规划，实现与不同法律法规、规章制度的完美契合，让城市建设档案管理工作始终在法制轨道中运行，从而确保城市建设档案管理工作实现规范化、专业化和标准化。

（五）不断提高城市建设档案管理人员综合素质

现阶段，应加强对城市建设档案管理人员的综合系统培训，定期组织专业技能培训，帮助工作人员掌握最新、系统的档案信息化管理软件，创新绩效评价方法，建立完善的奖惩机制，从而在工作过程中形成良性机制，充分激发档案管理人员工作热情和积极主动性，并在工作过程中发挥创新意识。其次，要注重提高档案管理人员服务意识，提高其职业素养，从而提升岗位责任意识、社会责任感，不断提高工作水平和质量。

四、结束语

综上所述，在城市建设过程中，城市建设档案管理工作的重要性不言而喻，因此，要高度重视提高档案管理工作水平和质量，及时发现其中存在的问题，及时转变管理理念和思路，构建完善的法律法规体系，创新管理手段，提高管理人员综合素质，从而有效提高档案管理数字化、信息化和标准化水平，为城市整体建设保驾护航。

【参考文献】

[1]芦丹.浅议城市建设档案信息化建设[J].才智，2015（16）.

[2]吴琴燕.浅谈城建档案信息管理系统建设[J].中国建设信息，2015（9）.