如何有效发挥内部审计问题词条功效

杨熳

[摘要]在内部审计中，问题词条是指对审计发现问题的精要归纳，是加强问题管理、改善问题分析、促进问题整改的有效介质，也是促进内部审计知识积累的重要手段。发挥问题词条的功效，就要搭建好问题词条发挥作用的基础条件、选择恰当的结构、构筑更新完善的有效机制。

[关键词]问题词条    内部审计    词条功效    词条结构

条是指收列的由字或者词语组成的有机体及

其释义。在内部审计中，问题词条是指对审计发现问题的精要归纳，是分层级展示审计问题的一种方式，问题词条库的表征是审计发现问题的类型库，其实质是通过审计发现问题积累的知识库，加强问题管理、改善问题分析、促进问题整改的有效介质。

一、充分认识问题词条的功效

（一）问题词条的总体功能

本质而言，问题词条管理是一个内部审计组织知识积累的过程和结果。审计人员将审计发现问题与词条进行匹配，将该次审计成果反映到词条数据库中，使审计经验得到沉淀和积累。动态词条库数据持续反映历次审计结果和组织一定程度的风险概貌，成为组织管理尤其是组织风险管理的重要知识库。

有效的词条库可对具体审计工作起到巨大的促进作用。从审计前期看，审计人员对照问题词条进行审计准备，可以有效加强审计准备工作的针对性和主动性;从审计过程看，问题词条是明确审计发现问题的性质、研判审计发现问题重要性的有力工具;从审计结果看，问题词条起着归类审计发现问题的作用，同时又明确了业务领域风险事件发生的频率及严重性。总而言之，问题词条在内部审计及内部管理中拥有两大功能：数据管理与知识管理。

（二）问题词条与内部审计数据分析

问题词条可以丰富和充实内部审计数据分析。促进内部审计增值是词条管理的源动力，也是其价值所在，因此在词条的设计过程中，要紧紧围绕促进内部审计增值这一主题，尤其是发挥在审计发现问题分析等方面的作用。例如，将统计分析模块的设计与问题词条的内容相结合，将词条作为内部审计数据分析的重要基础数据，通过一定的统计分析模型，展示内部审计发现问题的各种特征，以增加统计分析的数据性、目的性和时效性。

问题词条在统计分析中发挥作用的纽带是问题库。问题库中的问题带着词条标签，即审计发现问题数据库中的问题拥有了一级词条和二级词条所携带的数据属性，从而发挥为统计提供基础数据的作用。如将词条的一级词条统一设置为业务领域，二级词条统一设置为业务职能，则可以通过设计一定的统计分析模型，及时了解与审计发现问题有关的业务领域和业务职能状况。一般在审计现场或审后都能及时录入问题及其词条内容，因此，借助词条对问题库问题进行分析具有一定的时效性。

（三）问题词条与内部审计知识管理

有效的问题管理可以为审计质效的提升提供知识支撑。搭建以问题词条为检索关键词的案例库，典型案例在脱敏后入库管理，为审计经验的有效积累和便捷共享提供了平台，从而促进审计知识的集中存储和内部审计经验的有效分享。知识管理包括入库管理和共享管理两个过程：

入库管理。入库管理体现的是审计知识的积累，也是知识共享的前提和基础。有关人员将本次审计发现的典型问题去除敏感信息和无效信息后，通过系统自动加入案例库，使某项词条下的案例数量增加。同时通过明确标准和方法，做好入库案例的质量管理。

共享管理。查阅案例是审计知识共享的过程，审计人员可以在权限内通过搜索某项词条查阅该词条下的案例，进行借鉴学习，使内部审计的经验和知识得以传承和延续。

二、搭建问题词条发挥功效的必要基础

（一）明确问题词条的质量标准

高质量的问题词条是审计人员进行问题归类的基础，所以需要明确词条的质量标准，使词条建设具有明确的方向。问题词条本身的质量标准有两个：基于词条本身的质量标准和基于用户体验的质量标准。

就词条本身而言，高质量的问题词条库一般应具有以下特征：一是架构清晰。整个词条库有着清晰的脉络，与组织内部的业务实际相匹配。二是内容明确。词条的用语准确、清晰，能够给出客观的概念定义。三是结构完整。问题词条库应该包含审计中可能发现的所有问题类型，一般应包括兜底词条。四是更新及时。优良的词条库一般设置合理的开放标准并保持一定的词条内容更新度。

就用户体验角度而言，高质量的词条库应该具有以下特征：一是可理解性强，能够让审计人员稍加辨别即可从词条库中找到与审计发现问题相匹配的词条。二是具有现实意义，只有充分发挥词条在问题分类、数据存储、管理统计等方面的作用，才能使审计人员更加主动地参与到词条使用和维护中来。

（二）创造问题词条发挥作用所需条件

詞条在内部审计中发挥有效作用需要一定的条件，包括词条与业务实际的匹配性以及词条使用的环境状况两个方面。拟定的词条框架、词条内容、词条修订的及时性都影响着词条的适用性和准确性。因此，性能优良的词条要真正发挥作用还需要组织积极的推动力以及审计人员应用的积极性。

总而言之，科学的词条框架是词条得到有效应用并发挥作用的基础，动态改进是保证词条质量和时效性的必备条件，良好的氛围是问题词条得以应用的外部条件。创造问题词条发挥作用的内外部条件需要从词条框架、词条内容、氛围建设等方面着手。

三、选择恰当的问题词条结构

问题词条的系统结构应全面反映问题词条库的总体框架、问题词条应具备的要素、各要素之间以及词条之间的逻辑安排等内容。良好的词条结构可以极大地推动词条功效的发挥。

（一）问题词条库的总体框架

问题词条的总体框架是指问题词条库的总体安排，包含体现词条具体内容的主体部分和对词条管理提供帮助的辅助部分。主体部分系统地展示问题词条所具备的要素以及各要素之间的逻辑安排，是词条库的核心部分。而辅助部分为非问题词条的组成部分，其目的是促进词条主体部分得到更好的利用。

主体部分的词条要素是指组成词条核心内容的最基本的语义单元，这些语义单元按照一定顺序组成一条完整的词条。例如，三个语义单元“财务收支”“预算编制方面”“预算编制与实际情况相脱节”共同构成了一条问题词条“在财务收支的预算编制方面存在预算编制与实际相脱节”，这三个语义单元分别代表该问题发生的职能领域、业务范围和问题状况。

辅助部分的安排主要是为了提高词条使用的效率，其形式和内容往往没有统一规定，如有的词条库中设置了该词条的应用举例，为词条使用者提供参考。

（二）词条主体部分各要素的逻辑安排

问题词条是一类审计发现问题的综合性概述，如何通过有效的方式展示各词条要素是一个值得思考的问题。词条要素的逻辑结构包括多维结构、树型结构、网状结构和列表结构等几种形式。

1.多维结构。词条库的多维结构是指每个词条都是多个要素的聚合项目，一类要素为一个维度，通过整合各个关联要素，形成一个具体、详尽的问题词条，见图1。其实质是将各个要素存放在一个N维的数组中。如在词条库中，设置时间、业务领域、职能部门、问题内容、风险类型等多个维度，这些维度之间没有层次关系。当词条要素减少至两个维度时，就成为二维结构。

2.树型结构。问题词条的树型结构展示了问题词条库的层次分解关系，通过层级得到展示的问题词条，往往分为二到五级等不同的层级。每个层次的节点要素只与上一级和下一级的节点连接，各要素不会越级连接;同一级的节点要素之间也不连接。树型结构是目前采用较多的一种要素逻辑安排方式，见图2。

3.网状结构。网状结构是指各个要素节点与其他要素节点相连接，形成网状结构，要素节点分为普通节点和枢纽节点，枢纽节点不直接与其他节点相连接，见图3。

4.列表结构。列表结构是指词条中的各要素以一个整体展示，一项词条与其他词条之间独立存在，见图4。

（三）选择恰当的问题词条结构

选择恰当的问题词条结构要基于对各结构优劣的了解。多维结构中各要素并列存在，用户直接选择要素相应的内容，比较直观和简便。其缺点是可能导致使用者的无序感。树型结构的最大优点是易于扩展，上一级词条可以延伸出很多下级词条，这些新的节点和新的分支都能很容易地加入原有词条框架中。其缺点是下级词条对上级词条的依赖性强，如果上一层次出现错误设置，那么节点以下的词条均为错误词条。网状结构的最大优点是上一节点可以共享下一级节点，从而起到优化资源配置的作用，但其使用的前提条件是审计内容和類型具有一致性，这使得使用范围受到限制。列表结构是最简单的词条结构，在词条数量较少、业务类型较简单的情况下比较适用，其缺点是在业务类型复杂、词条数量较大的情况下不宜使用。

要在深入了解各类结构优缺点的基础上，根据内部审计数据管理和知识管理的需要，结合内部审计的实际情况，对词条主体部分各要素选择恰当的逻辑结构。

四、构筑问题词条更新完善的有效机制

审计发现问题是一个动态的过程，随着审计范围、审计内容以及审计对象内部管理情况的改变而改变。词条管理也是一个动态的过程，需要构筑问题词条更新完善的有效机制，在原有词条库基础上不断地改进词条结构和内容。

（一）实现问题词条的闭环管理

问题词条的维护管理是包含制订（修订）、运用、发现不足三个维度的闭环管理，是一个持续、耗时的工程。词条管理的循环是：制定框架基本齐全、内容基本完整的问题词条库;将该词条库运用到具体审计项目之中，在不断应用中提出问题和建议;对具体使用过程提出的修改意见和建议进行甄别，对词条库进行有针对性的改进;完善后的词条库继续在审计过程中使用，并且在使用中继续提出修改建议。

（二）搭建问题词条持续改进的反馈机制

在问题词条的闭环管理中，反馈使用过程中发现的问题是促进循环过程通畅的必备条件。因此，搭建问题词条的良性反馈机制十分必要。反馈机制的主体内容应明确反馈主体、反馈内容、反馈途径以及反馈回应。

问题词条持续改进的反馈主体应该是广大内部审计人员，由其在使用过程中根据实际情况提出修改意见及改进措施。反馈内容包含词条使用过程中涉及的词条本身以及词条使用界面等各种问题。反馈途径包含现场反馈和事后反馈两种方式，现场反馈是指审计人员在发现问题的同时就可以通过系统提供的某种途径进行及时反映，如通过弹框进行报告等;事后反馈是指定期或不定期地汇总词条使用过程中的问题，通过正式或非正式的途径向上级进行汇报。反馈回应是指对反馈内容作出的反映，包括行动回应、书面答复和口头应答等方式。

（三）以内部审计增值为导向

促进内部审计增值是词条完善的源动力，也是其价值所在，因此在词条完善过程中，要紧紧围绕使内部审计增值这一主题。在具体实施中，一要与风险管理思路相结合，将词条的问题分类功能与风险管理结合起来，充分发挥其在构建风险地图、标识风险领域等方面的作用;二要与审计发现问题的分析统计功能相结合，充分发挥其在审后问题分析及问题整改追踪方面的作用。这样就可以避免问题词条更新完善的过程陷入无方向的混乱之中，从而增强词条更新完善的针对性和词条在内部审计中的有效性。

（作者单位：中国人民银行杭州中心支行，

邮政编码：310001，电子邮箱：yangman26@126.com）

主要参考文献

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