论新形势下石油企业办公室工作的科学管理及措施

于佳

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-134-01

摘 要 办公室工作在当前的石油企业中起到协调企业其他各部门的作用，更是石油企业的领导和基层单位之间联系的桥梁，它对于一个企业来说是至关重要的。笔者将结合自身在中国石油集团西南管道贵阳输油气分公司工作的工作经验，对办公室工作的科学管理目前所存在的问题进行分析，并提出相应措施，希望能对相关从业者的工作起到积极作用。

关键词 办公室工作 石油企业 科学管理 措施

办公室工作的事物琐碎而繁杂，只有对其进行合理地科学管理，才能保证办公室工作的稳定性和高效性，从而提高企业的管理效能。在办公室工作中出现的任何一点疏忽都将对企业造成巨大的影响。

一、办公室工作对企业发展的作用

（一）参谋作用

办公室在企业的发展过程中，其工作调研的开展应围绕着企业的基层单位，以对基层单位所存在的热点和难点有一定的了解，从而发现广大员工的真正诉求，从而为领导者提供决策的参考资料，以达到决策对于企业上下皆有利的效果。除此之外，办公室作为一个参谋，还需要根据企业的发展蓝图、当下的情况以及领导的考量来起草单位的工作计划、通报、通知等等的重要文稿。

（二）监查督办作用

办公室的督查督办作用体现在三个方面。一是将企业工作会议所议定的事项进行分解，明确各部分事项的负责人和负责单位，从而贯彻落实企业的相关决策。二是对于党政联席会或者领导例会所议定的事项，以月份为单位进行督办、通报，以确保这些事项能够被落实。三则是主动查办存在于基层单位的热点问题。

（三）协调作用

办公室工作在企业的各项活动中都应起到协商、调解等的协调作用，从而尽可能地在管理的过程将所出现的内部消耗给减小，使部门与部门之间工作上的矛盾被缩小乃至消除，从而使得各项活动的步调尽可能地接近于同步，进而使得企业管理的过程变得更加顺畅。

二、新形势下办公室工作管理中的主要问题

（一）制度执行刚性不足

制度是办公室工作中的行为准则，但就目前来看，虽然石油企业都出台了各种制度用以管理员工的行为。但在这些制度的横向或者纵向执行中，却因为种种问题而使得追责方面难以落到实处。制度的刚性便大大降低，员工们对于制度的重视程度也就不断下降，办公室工作的成效也就大打折扣。

（二）管理程序缺乏简约化

在办公室的工作中，程序指的便是办事情的流程，虽然目前办公室在各项工作中都追求简约化，但实际上做起事情来，仍有较为繁杂的准备工作和相应步骤要去执行。

（三）工作人员综合素质偏低

办公室工作的具体业务是多而杂的，并且要求着这些业务都要能被准确地完成。这就要求着办公室工作人员要有宽泛的知识面和相应的专业技能，而在目前的石油企业办公室，工作人员并非全都是契合的专业人士，工作人员的工作能力和业务水平偏低。

三、提高石油企业办公室工作的科学管理措施

（一）提高事前控制意识

在办公室多而杂的工作事务中，每一个工作细节都不能有所疏忽，这要求着在管理上，应该培养员工的事前控制意识。办公室工作人员可以依照目前企业的运营节奏以及已经定下的阶段性目标，提前动手来进行文稿的起草，以留够充足的时间供自己收集足够的信息，并且留予充足的时间供上级对文稿进行论证和思考。除此之外，事前控制意识对于事务接待来说更为重要，如若不提前做好充足地准备，则会使得整个事务接待工作功亏一篑。

（二）合理规范管理

首先，要建立一个完善的岗位责任制体系，明确办公室工作中各个岗位的具体工作以及工作要求，以做到相关工作人员能够“依法办事”。其次，参考国际上的“六何追问法”，并且结合办公室具体工作应被控制和注意的环节，优化工作规范，以此提高工作的效率和质量。再次，在办公室工作的管理过程中，还需要融入一定的“柔性管理”，也就是关心办公室工作人员的情绪和心理情况，通过引导、认同和尊重的方式来使得每个员工的个人价值能在企业中得到发挥。

（三）加强工作人员培训力度

办公室工作多而杂，综合性较强，并且办公室工作需要辅助领导者进行决策，而如若办公室人员没有及时对自己进行充电，那么不仅无法辅助决策者决策，更是可能在自身的工作中出現错误。由此，办公室工作要求着相关人员有着较宽的知识基础，还要求相关工作人员要通过培训的方式不断更新和完善自己的知识体系，从而提高自己的专业技能和水平，这样才能保证办公室工作被高质量地完成，确保企业的各项工作能够顺利执行。

四、结语

做好石油企业办公室工作的科学管理，从“提高事前控制意识”“合理规范管理”和“加强人员的培训”这三个方面做起，有针对性地改善目前存在于办公室工作管理中的问题，从而保证办公室工作能为企业的进一步发展打下良好的基础。

参考文献：

[1] 魏强.新形势下石油企业办公室工作的科学管理及对策分析[J].石化技术，2018，25（04）：279.

[2] 王振涛.新形势下石油企业办公室工作的问题及对策[J].现代国企研究，2018（04）：46.