探讨“加减乘除法”应用于医院档案的精细化管理

李霞

摘要：医院档案管理工作在追寻精益求精和力求完美的工作理念下，开展“加减乘除法”档案管理模式，是有效提升档案管理工作成效和质量的关键措施。本文对“加减乘除法”应用于医院档案的精细化管理进行研究，并总结出增加管理内容、消除安全隐患、搭建管理系统和提高贡献率四项医院档案精细化管理措施。

关键词：医院;档案管理;“加减乘除法”

在医院所开展的各项工作中，医院档案管理工作发挥着重要的基础作用。在当今社会各行各业不断发展与进步的情况下，医院也应跟随时代步伐进行增效和创新，在医院档案管理工作中运用“加减乘除法”，在提升档案管理工作效率的情况下，将其不断进行精细化管理，为其他各项工作的开展，奠定良好基础。

一、“加法”增加档案管理内容

在医院档案管理人员对“加减乘除法”进行试验研究后发现，该工作方法不仅可以有效提升工作成效，而且还能使医院档案管理工作更加精细化。在“加减乘除法”当中，“加法”要求医院档案管理人员在开展日常工作时，结合医院当前实际情况，对相应档案内容进行适当补充，该做法不仅提升医院档案内容的完整程度，而且还有效增加医院档案管理工作的综合成效。当医院档案管理人员对档案内容进行完善和补充时，除现有医院档案之外，还要将上级通知、上级命令文件和医院在开展各项事务中的参考文书皆纳入档案管理范围。医院开展各项事务参考文书中包含：医院工程项目施工合同、工程项目规划书、工程项目图纸、医院所获得的各项奖杯和各项医院荣誉证书等相关工作文件。医院档案管理人员在对档案文件进行收集和归档时，要注意到各档案资源的格式和属性不同，对各类档案文件进行精细分类保管，以此确保档案管理工作的成效和精细化程度。建议医院档案管理人员将档案明细制作成电子文档版，将奖杯或证书等制作成扫描件版或图片版，以此保证这种具有特殊性质的档案资源能够得到良好且有效的保管和利用，进而显著提升档案管理工作的精细化程度。

另外，当前国内医院与患者之间经常出现纠纷问题，所以医院档案管理人员应当根据这种情况，针对典型纠纷制作成纠纷案例进行永久性保存，确保医院管理人员在进行纠纷处理时，能有相关资料作为参考依据，并可以通过对纠纷案例进行研究，找出相应矛盾点对其加以改善，进而为患者提供更好的医疗服务。所以在医院档案管理中运用“加减乘除法”档案管理方法，不仅显著提高精细化管理程度，而且间接提升医院整体服务质量。

二、“减法”消除各种安全隐患

档案管理工作精细化程度不高的现象，不仅只出现在个别医院，而是在国内大部分医院中普遍存在的。与此同时，医院档案管理工作盲目结合信息化技术，导致其档案资源管理工作出现相应的安全隐患。

“加减乘除法”医院档案管理方法中的“减法”，便可以很好的解决医院档案管理工作中的安全隐患问题。“减法”不仅可以将当前医院档案管理工作中不必要的程序进行删除，还可以有效促进档案管理工作精细化提升。“减法”将传统医院档案管理流程中的上报和审批时间进行缩减，并消除工作汇总的不确定因素和安全隐患。

例如，在使用“减法”档案管理方法过程中，医院档案管理人员需要依照相关管理制度和规定流程行事，按年度对档案文件进行装订，并按类别进行存放和整理，每份医院档案的封面皆有详细的档案属性内容，比如：档案名目、档案编号、内容概括、归档时间等。在归类完档案资料后，管理人员要及时对档案室进行清洁，并做好火灾预防、防潮措施、防盗工作等相关安全保障。医院管理层要定期派人到档案室内对保管环境、档案资料完整度和保管情况等因素进行检查，并对医院档案系统添加相关安全程序，从根源上消除档案安全隐患。

三、“乘法”搭建精细管理系统

实施医院档案管理“加减乘除法”中的“乘法”时，要求医院档案管理人员在开展精细化管理时，主动运用信息化档案管理技术，进而搭建起精细管理系统。医院档案精细管理系统的实施，不仅有效降低档案管理成本，而且还能使医院档案管理工作更加具备完善化和具体化。例如：医院档案管理人员可以充分利用医院档案精细管理系统，自动进行医院档案管理工作中的档案信息搜集整理工作和信息资源类别分析工作，并且管理人员可以通过档案精细管理系统设定相应的管理参数，让档案管理系统自动将医院档案在短时间内进行精细分类，以此保证管理人员对其的有效使用。如果在日常工作中，医院档案内容出现变更，则医院档案云端文件和精细化系统文件会同时变更，方便于医院档案管理工作的同步更新管理。利用医院档案精细管理系统，不仅保证档案资源的安全性，同时还能节省相关人力和物力，进而使医院档案管理工作得到一定优化[1]。

四、“除法”提高档案的贡献率

在开展医院档案精细化管理的过程中，档案管理人员可以充分运用“加减乘除法”档案管理办法中的“除法”，将档案资源的贡献率提升至最大化。在这一过程中，就需要医院院长将医院当前的实际情况与相关标准制度进行有效融合，对档案管理人员和档案管理工作相关人员的绩效考核制度进行更改，其更改内容以围绕档案管理为主，进而提高档案资源的贡献率。当医院接受相关管理部门或审计部门检查时，管理人员可以从医院档案管理系统中搜索或抽调相关档案信息并将其提供给检查人员，为医院积极配合相关检查提供重要帮助，更进一步提升档案贡献率，同时也使档案管理工作成为医院长期稳定发展的重要基础。

除此之外，医院相关管理人员可以充分利用新闻媒体使医院的影响范围和影响力不断提升，在确保医院档案管理工作精细化的同时，为医院树立起良好形象[2]。

五、结语

將“加减乘除法”档案管理办法运用到医院档案管理工作中，不仅有提升医院档案管理工作质量和成效的良好效果，同时还能医院的日常经营过程中使答案资源不断体现出应有的使用价值，继而为医院各项工作的开展奠定重要基础。

参考文献：

[1]宋连强.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].计算机产品与流通，2019 （11）：140.

[2]成诚.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理研究[J].办公室业务，2019 （20）：142.