办公系统在企业行政管理中的应用研究

肖华丽

摘要：现如今我国计算机行业在国家经济发展水平不断提升的背景下也在飞速发展，进而衍生出了很多先进的办公系统，现代企业需要借助这些系统来优化自身的工作结构，提升工作效率，尤其对于行政管理效率的提升来说有着关键的意义。本文就此问题展开分析，主要阐述以流程管理为核心的办公系统对于现代企业行政管理工作来说有着何种价值以及具体应用，并提出了一些可以创新的方面，希望理论的研究可以有助于此项工作更好地开展。

关键词：办公系统;现代企业;行政管理;应用

行政办公系统指的是一种通用型的网络化办公平台，它不仅可以在企业中使用，在事业单中也同样适用。通过浏览器与服务器的结合，这样的架构特征并不需要安装特定的客户端，还可以在内部配备网络以及手机短信功能，这样的优势能够极大地提升企业各个部门的工作效率。故探讨将其应用于企业行政管理中的相关问题十分有必要。

一、办公系统在企业行政管理中应用的价值

首先，行政办公系统对于一个企业来说是其政务管理系统以及数据流转审批工作的关键办公平台，这一系统包含着非常广泛的模块[1]，例如電子邮件的收发、公告通知的发布以及档案信息管理等多个工作中的关键部分，这些单个关键部分的优化能提升每个模块的工作效率，进而促进整体工作流程的优化，工作效率的提升。其次，这一系统在现代企业行政管理工作中的推行是企业管理模式的一次重大转变，凸显了科学合理的管理方式的重要价值，而不是一直将以往经验式管理模式当做固定信条，不加以改变。企业行政办公系统的建立也能促使企业自身的业务不断向着自动化的方向发展，借助科学的管理模式能够促进工作效率的提升，还能让企业在市场中有着更强的竞争力。

二、具体应用研究

在企业内部构建起良好的行政办公系统能够促进企业内部各个部门之间的联系，更好地进行资源共享，这也正好契合了信息化建设的要求以及实现无纸化办公的诉求。行政办公系统除了能够有效提升多个部门之间的协同工作效率，还可以帮助企业将日常工作网络化，其在企业行政管理工作的各个环节都有着重要的应用价值。本文主要从具体管理、业务流程以及工作监督三个方面具体展开，分析这一系统的具体应用。

（一）促进精细化管理

要使得企业行政管理工作有着稳定的工作流程，精细化的管理方式非常必要，借助行政办公系统就可以很好地实现这一目的，通过在企业内部构建明确的管理委员会来将企业中多个部门之间的工作以及业务流程完整、全面地进行梳理[2]。再挑选每个部门中的重要管理人员来完成流程梳理并确定出一套科学完备的规范以及模板，在此过程进行之前，有必要对于这些人员进行一定的培训，尽可能让最终的梳理成果更加有效，让业务流程更加规范。构建起科学的流程后，不同岗位的员工应该有特定的职责以及相应的业务流程办理权限，对此应该明确标示，故应该先确定每个岗位应该履行的职责以及可以享受的权限，做到明确分工。此外，业务流程管理工作也要不断细化，具体来说，应该对于业务流程进行科学分类以实现良好的管理，而且流程中的每个环节都应该有特定的责任部门来对于此环节的运行情况进行科学管控，每一环节的负责人也要定期接受考核以促使其不断提升自身的工作水平以及责任意识。

（二）优化业务流程

在现存的企业行政管理工作中有着很多典型问题阻碍着这一工作效率的提升，其中业务流程管理就是一个要点问题。典型的如流程审批环节冗余，一个流程需要部门多次审批，在这样的工作安排下运行效率自然非常低。此外还有业务流程不能适应企业发展的情况，必须及时更新，这样才能提升工作效率。对此，采用行政办公系统可以有效缓解这些问题，开发出相应的效率检测系统来对于整个工作进行监测，这样能及时发现工作中运行效率低的部分，进而有针对性地分析，找出导致运行效率低下的原因，再具体分析改善措施。借助这一系统能提升发现问题的速度以及准确率，让企业找准问题，快速优化业务流程，进而促使工作效率的切实提升。

（三）强化监督体系

企业要发展，各项制度需要透明化，同样的，关键工作的如文件处理流程等也应该具有透明性，对此，办公系统在行政管理工作中所进行的工作如流程审批等可以通过实行分级管理来适度放权以实现对于流程的监控[3]。具体来说，送审文件、流程审批等工作要公开且透明，对其监控也要实现可视化，而且还要明确记录相关工作人员的审批时间以及具体的意见。各个部门管理业务的可视化可通过分级管理来实现，强化对于流程的监控，对于每一项事务的处理都要有明确的记录，确保后续可追踪查看，这对于企业今后的考核工作有着极大的帮助，还能为企业限时办结的安排提供参考。这也是行政办公系统的一大优势，可视化以及可监控性，让所有环节尽可能透明或者能够被有效监管，对于企业行政管理工作的进步来说有着重要的促进作用，能够避免很多不必要的矛盾，让工作的运行更加顺畅。

三、创新点分析

不管何种系统，要长期发挥优势，必然要紧随时代发展，办公系统也要不断地进行创新，让其可应用范围更大。

（一）开发信息办公系统

企业可以开发一套特定的内部使用信息提示系统，促使企业内部办系统业务流程的高效运行，尤其是在业务流程审批等环节，能够更加方便。系统可以涉及以下几个方面：流程信息提醒、回复以及必要的流程代办、审批等。例如客户需要进行某一业务流程的代办，通过信息提醒可以及时通知客户前来办理，若不能亲自办理，则可以在手机上选择委托代办，这就是系统内流程委托功能的重要性。这样的处理方式可以极大程度上提升工作效率，避免办理流程的拖延，而且还可以通过手机及时查看办理进度。

（二）自动考核系统

对于员工的考核是行政管理工作中的一个重要部分，企业可以开发自动考核系统，根据自身的具体需求设置相应的模块，如流程管理以及考核模块、节假日管理模块等，还可根据自身需求来添加相应的模块，目的都是强化考核流程[4]。借助这一系统，可以对于这些方面的数据进行快速分析，并将所得数据及时输入企业员工业绩系统中，节假日的数据信息可以两种模式，一种是全日制型，另一种是去除节假日型，这样可以让考核工作更加人性化，也能让考核系统的灵活性更强。

四、结束语

综上所述，企业行政管理工作内容繁杂但又非常重要，将办公系统引入此项管理工作中能够有效提升工作效率，也是企业发展、创新思想的体现。办公系统对于企业行政管理工作中的各个环节都有着重要的作用，通过开发相应的系统功能可以实现精细化管理、优化业务流程以及强化管控。但是也要对这一系统进行及时创新，让其更好地为企业发展服务。

参考文献：

[1]刘建萍.OA办公自动化系统在集团企业信息管理中的应用[J].新疆化工，2015 （2）：21-23.

[2]朱淼.电网企业办公室行政管理的应用策略研究[J].现代企业文化，2017 （23）.

[3]王成全.协同技术在企业办公自动化系统中的作用分析[J].黑龙江科技信息，2008 （08）：89.

[4]郭骏，姚振，张靖，etal.“协同办公”系统在企业管理中的应用与探索[J].通讯世界，2018，341 （10）：324-325.