浅析新时期下的全宗卷管理

王翠娟

摘要：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，从性质上说，并不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。本文主要针对新时期机关单位全宗卷管理问题进行分析和讨论。

关键词：全宗卷管理;机关单位;档案管理;全宗卷建立

一、新时期机关档案管理全宗卷建立的必要性

机关档案管理工作在当前的机关事业单位中占有重要的地位，特别是在新形势下，随着机关单位的改革和发展不断加深，建立全宗卷就显得十分有必要。建立全卷宗的管理具有以下几个方面的必要性：

第一，可以客观的反应机关单位档案管理的全过程。全卷宗的建立实质上是对所有的档案进行归类管理的过程，在对档案进行统一整理的过程中，需要我们进行统一的归纳，将档案管理的前期到后期的整个过程进行有效的管控，使得整个机关的档案管理工作进程得到全面的细分，还可以掌握机关的整体工作状态，这也可以促使机关发现自身的问题，改进工作的方式。

第二，可以更加有效地查询档案信息，促进档案信息的合理运用。档案管理的一个重要的方式就是对各种档案进行有效的储存，为以后的查阅提供有效的途径。在进行途径建设的时候，我们可以采取系統、规范的档案归档管理方式，使得不同种类的案件得到有效地安置，减少档案遗失或者档案的信息不完全等现象，保证各类的档案可以保证完整，整个全卷宗的体系得到完善，使得全卷宗成体系的建设完成。这些前期的工作做好做细，可以很好地为以后的工作打下坚实的基础，方便以后的查阅。

第三，充当后备资源。在机关的工作中，机关档案室建立全卷宗档案具有积极的作用，对于机关的日常工作具有现实的意义。其一，在各个机关的向上一级的机关移交档案的时候，可以将已经成体系的全卷宗作为一个材料，方便各个机关的编写，可以做到直接取数据，直接取材料，甚至对于时间跨度短，数据没有变动的全卷宗，可以直接移交给上一级的档案管理机关或者上一级的单位。其二，对于档案学的研究工作提供直接的素材。全卷宗的管理实质上就是对于档案信息的集中管理，是一种全新的档案管理模式，他是时代发展的产物，是历史的必然选择。除了以上的优点外，建立机关全卷宗的管理还可以有效地为我国的档案事业的进一步发展做出贡献。

二、机关单位全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一个长期复杂的工作，涉及到诸多的方面，需要工作人员在实际建立的过程中有认真负责的态度，并且具有一定的档案管理知识。

首先，集中全宗卷管理中的所有文件材料，对这些文件材料进行集中管理是建立全宗卷的前提。一般来说，它所包含的方面有：在档案收集工作中形成的所有交接数据以及档案移交的目录、档案归档中形成的各种整理工作方案以及不同档案的分类大纲等、在档案的保管储存过程中形成的各种最原始的数据记录、档案管理工作中形成的查借登记以及取得的重大利用效果的数据记录、在档案的统计检索工作中所形成的年度统计报表以及档案的具体编目情况的记录、档案管理工作中编研环节中制定的各种书目、在长期的档案管理工作中所产生的各种相关工作制度以及全宗的详细介绍等等方面，这几个方面都对全宗卷的建立具有重要的作用，可以促使其向着更为完善健全的方向发展，使其更为合理。

其次，全宗卷从其结构构成上来看，它的归档和管理需要有详细的实行步骤。对于管理人员来说，就要在管理工作中按照不同档案所产生的时间顺序进行先后划分，不同年度的档案有合理的安放，这可以为查阅者提供很大的便利。

第三，按照文书档案整理过程中所形成的各种规则和方法，按照合理化的标准把每一份档案材料按照一个文件来对待。采用细线材质来装订，然后逐一对文件进行页号的编写，编写完成之后，要在每一份档案材料的右上角盖上归档所用的归档章，在这个归档章之内，要详细明确地标明档案的年代信息、文件号以及所属的具体类别。

第四，编制一个全宗卷文件的目录。全宗卷涉及到的档案较多，在时间、性质、类别等方面会有一定的差异性，同时基于总体上的规范归档，并且也为了查阅的方便，需要编制一个条理清晰明确的文件目录，给人一目了然的感觉。

第五，把最后形成的全宗卷文件目录以及按照标准顺序排列好的材料文件进行整合。把它们装入一些不同的文书档案盒，装入时要确保档案的合理有序，不能出现混乱。

三、加强全宗卷管理的几点建议

首先，应提高单位领导和档案管理人员对建立和完善全宗卷的重要性和必要性的认识。将建立和完善全宗卷的工作纳入档案管理人员的职责范围，把它作为档案管理的总抓手，使档案管理人员在日常工作中注意对全宗卷文件材料的形成及时进行收集和积累，不断补充和完善全宗卷的内容，使所建立的全宗卷能真正反映该全宗的历史面貌。

其次，充分发挥好全宗卷在管理档案工作中的“档案”作用。收集、整理、鉴定各类档案要依据全宗卷中各类档案分类方案、归档范围和保管期限表开展工作，使各类档案收集齐全，整理规范，利用方便;其次档案收集、管理、利用、安全等要严格落实各项管理制度及工作职责;再次，档案移交接工作要严肃移交接纪律，办理规范的移交接手续。

第三，要加强业务培训，提高业务技能。各级档案行政管理部门在举办档案业务培训班时，把建立全宗卷作为一项培训内容，改变基层档案管理者对全宗卷的模糊认识。档案管理员要有高度的工作责任感，不断提高自身的专业素质，逐步养成积累和管理全宗卷的良好习惯。

另外，还要加强督导检查力度。各级档案行政管理部门要全面指导、督促和检查，在对档案工作进行指导和检查时，要把全宗卷的建立列入工作计划，并将其单独做为一项工作进行考核。

结束语

全宗卷是对全宗进行科学管理的重要工具和手段，通过全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，从而为该全宗的进一步科学管理提供必要的依据。随着科学技术的进步，社会生活的各个方面都在发生着深刻的变化，档案工作领域也面临许多新的问题，对此我们档案工作者应积极探索，为档案工作及理论的发展开辟一片新天地。

参考文献：

[1]王威琴.机关档案室如何建立全宗卷[J].档案，2010（01）：57.

[2]米歇尔·迪香，孙纲译.档案管理中的来源原则——理论原则和实际问题.档案学参考，1987，1

[3]唐丽英.机关档案工作规范化管理认证对策[J].档案管理，2012（06）：90.