高校档案、图书、情报一体化理论及实践探讨

■ 陈一红

概述

所谓“档案、图书、情报”一体化管理，是指将原先各自独立成系统的档案、图书、情报统一为一个整体进行管理的过程，从而实现了三者在更大范围、更高层次上的资源共享、优势互补，为广大在校师生提供集成服务，发挥出档案、图书、情报资源利用的最大化。随着信息技术的快速发展，利用云计算、大数据等现代化信息技术推动着档案、图书、情报朝着一体化方向发展，实现了以数字化、网络化、缩微化、渗透化为主要特点一体化管理，无论是在理论研究还是实践探索方面，档案、图书、情报一体化均取得了显著成绩。

一、高校档案、图书、情报一体化管理理论基础

（一）学科、本质属性相似

从档案、图书、情报学科的产生及发展历程来看，档案，最早可以追溯至远古时期的结绳记事；先民们将这种“档案”慢慢汇辑，传播，档案功能升级成为最早的“图书”；情报则产生于文字之前，通过手势、声音等进行传递，经历了由“口头情报”向“文字情报”发展的过程。可见，档案、图书、情报三者同为一体、同出一源。在本质上，三者都属于信息的一个种类，提供丰富的知识信息服务。且，随着信息技术的应用和发展，档案、图书、情报均可以被存储、传递和利用。这种同宗同源的历史溯源，三者兼有信息属性、知识属性和社会属性，且这种属性又可以在相互之间转化，为一体化管理提供了理论与实践上的可行性。

（二）性质、利用方式相似

档案、图书、情报从工作性质、工作内容、服务方式等方面均具有相似性，虽然在公众服务性方面，档案部门无法与图书、情报部门相比，但随着网络化在档案领域的应用和管理，使其从进入了公开化、社会化发展新阶段，缩微、机检、复制等技术已经在三者之间实现了广泛的应用。首先，从工作的内容来看，档案、图书、情报工作均包括资料信息的收集、分类编目、主题标引、检索利用等；从工作的性质分析，严格意义上来看档案、图书、情报均为知识信息的收集、加工、整理、存储，并为公众提供丰富的知识成果，服务于经济社会的发展。从服务方式方面来看，档案、图书、情报同宗同源的属性，决定了三者的服务对象均为政治、经济、科研、社会生产和管理等领域。

（三）载体及传播手段相似

贝塔朗菲定律：整体系统的属性功能＞孤立子系统的总和。档案、图书、情报三者既为独立系统，又有着很强的关联性，通过信息技术的应用，将三者融为一体，实现横向的协作与联系，实现了整体功能。如，在信息技术条件下，档案、图书、情报具有可扩展性、可共享性和可传输性，三者经过档案馆、图书馆和文献中心实现了信息的传递，并利用“两微一端”等新媒体平台实现了跨区域传递，突破了时空限制，为更大范围、更广空间的用户提供丰富的信息共享资源。

二、高校档案、图书、情报一体化管理现实必要性

从高校档案、图书、情报三者的本质属性、价值功能和传播手段来看，将高校原有的档案馆、图书馆和文献中心等相对独立的部门进行一体化整合，建立档案、图书、情报一体化的“文献信息服务中心”，从而更好地发挥出档案、图书、情报的文献信息资源价值，满足经济社会发展、技术进步和师生信息需求，推动社会的发展和进步。

（一）经济社会发展的迫切需要

随着新时代的到来，知识经济快速发展，知识、技术等各种要素在推动经济发展、社会进步方面发挥着越来越重要的作用。社会体系中的组织结构间的依存度、粘合度更为紧密，尤其是随着经济社会发展对信息资源的需求量不断增长，提供优质、高效的信息服务是推动社会发展进步的迫切需要。将档案、图书与情报一体化管理，实现三者资源的融合与集成，从而为社会提供出更多优质的、多维的、一体化的信息服务，满足经济发展和社会进步的现实需要。

（二）信息技术发展的必然要求

随着互联网信息技术的应用和发展，尤其是物联网、大数据、云计算的技术发展和应用，突破了档案、图书、情报在传统技术条件下的地域、时间和高校行业的分割状态，使三者一体化管理实现了技术上的可行性。在实践层面来看，国内外已经有了许多实践探索和成功案例。有的是将档案、图书、情报相互交叉保管于某一部门。如上海图书馆、中科院的文献情报中心是将图书与情报实行一体化管理；柬埔寨国家档案图书馆、玻利维亚国家档案馆则是将图书馆与档案馆结合起来。有的是将三者结合起来一体化管理，如美国的国会图书馆，是将档案、图书和情报集中于某一部门，虽然是图书馆，但同时也兼具档案馆和情报研究机构的功能。

（三）广大高校师生的现实需要

档案、图书、情报源于一体，在高校的学科体系和组织结构中有着十分相似性，在高校教育改革发展过程中，档案、图书、情报经历了一体化——独立——一体化的发展过程。原先的一体化管理经过各自独立发展，使得信息缺乏横向联系，封闭守旧不利于高校教育的开展，也无法满足师生的现实需要。在档案、图书、情报进行一体化管理已经成为科教兴国战略的重要组成部分，为社会培养出更为全面的复合型人才。

三、高效档案、图书、情报一体化实践及启示

档案、图书、情报一体化的实践探索中，出现了多种机构的“多合模式”和两种机构的“双合模式”，实现档图情一体化管理。在图书馆与情报中心一体化管理中较为成功的案例有，中国科学院图书馆，率先将图书与情报进行一体化管理，并将其更名为“中国科学院文献情报中心”。上海图书馆与上海科技情报所的一体化，哈尔滨医科大学图书馆与该省的医学情报研究所一体化，并成立了“黑龙江医学文献信息中心”，实现图书馆与情报研究机构之间的一体化管理。又如，在档案馆、图书馆与情报中心的一体化中成功实践的有天津泰达图书档案馆，整合了南开大学泰达学院图书馆、原开发区档案馆，并于2003年对外开馆，成为集档案、图书、情报功能为一体化的管理成功探索。从上述这些成功的经验探索来看，为当前档案、图书、情报一体化实践提供了诸多的启示。

（一）一体化基本架构：领导机构

根据高校的实际情况，本着“全局集中、局部分散，通用集中、专用分散”的原则，建立高校档案、图书、情报一体化管理领导机构（信息服务中心或协会），构建“纵向联系”“横向协调”的高效立体管理体系，对档案、图书和情报学科进行科学的管理。在统一领导机构的领导下，打破三者各自为政的现状，建立三者一体化的文献信息系统，即，保留原有职能及内部机构基础上，建立统一的服务模式和建库格式，实现三者封闭管理、独立体系向着开放的网络结构转变，达到资源的合理支配。从高校教育事业的整体现状出发，并兼顾各自的特殊性，在一体化管理领导机构的统一领导下，制定一体化的检索、分编、建库及服务准则，构建统一的技术标准和制度体系，实现统一访问和索引等管理制度。

（二）一体化重要保证：交流沟通

档案、图书和情报同属信息系统，均以信息为基础形成和发展的产物。从哲学系统论分析，档案、图书与情报管理的目的是做好信息的存储、检索及利用，无论是工作原理还是工作方法都有很强的相似性，在三者工作的职能、性质及程序又有着较强的相通性，因此，做好交流共同则是档案、图书、情报一体化管理的重要保证。首先，要提高认识，统一思想。“一体化”管理是社会发展进步的必然，打破原先松散、独立的管理体制束缚，适应信息时代要求，解决业务重叠、各自为政的弊端，需要档案、图书和情报三者进行有效一体化管理。其次，要加强政策、法规沟通协调。加强三者的制度体系的协调，结合高校档案、图书、情报管理实际，制定与新时期高校档案、图书、情报一体化管理所需的法律、法规、条例、政策、规章制度，实现一体化管理的规范化和标准化。再次，加强人才交流协作。信息网络技术的应用，需要从事一体化管理人员熟练掌握档案、图书、情报学科知识的复合型人才，以及信息技术和网络技术，为广大师生提供全面的信息资源服务。

（三）一体化管理载体：网络平台

网络化是档案、图书、情报一体化管理的技术支撑和信息资源共享传播的技术保障。高校要结合自身实际、学科特点，搭建具有一定特色的一体化管理的网络平台，紧紧依托国家档案馆、图书馆、情报中心，以各院系的档案、图书和情报为成员，组建本校档案、图书、情报一体化管理网络平台，实现档案、图书、情报三者之间的文献资源的共建共享共用。保证档案、图书、情报网络平台下的各独立子系统中拥有信息资源组织、转换和开发功能，建立学位论文、科研成果、校史等数据库，建立起由信息资源采集、信息产品库、用户服务器及用户终端所组成的完善的档案、图书、情报信息资源系统。