城市规划管理档案的数字化建设

◎何云媛

现如今信息技术发展迅速，各行各业都朝着信息化的方向前进，当然城市规划档案管理也不除外，实现了对信息技术的有效应用，有助于更好地推动城市发展，提高城市规划工作水平。为了能够进一步加快城市规划管理档案的前进步伐，提高其工作质量。本文从城市规划管理档案的特点及现状出发，对其数字化建设展开分析。

一、城市规划管理档案的特点

根据时间可以将城市规划管理方案划分为前期及后期两个时间段的管理档案资料。前期资料涵盖内容较多，主要涵盖了建设单位建房申请书、个人建房申请书、基础建设计划批准相关文件、建设规划申请表、踏勘报告表、土地征用批准书，多为工程建设相关的稳健材料。这些文件完整是保证工程合法性的重要依据。上述材料中，工程建设图、土地协议书、建房申请书以及建设用地审批表等均为核心组成部分，后续进行查考工作也需要上述材料完成。规划档案管理同工程竣工档案有着明显的不同。工程竣工档案的重点在于工程情况的体现，其内容主要包括工程记录、材料记录及报告、工程质量验收材料等，体现工程技术水平。但是规划管理档案主要记录个人在建设工程的过程中办理的相关手续及前期准备工作，主要体现在工程的合法性及政策性方面。某种程度来说，相较于工程竣工档案，城市规划管理档案更加重要。

二、城市规划管理档案数字化建设的重要性

数字化信息档案主要指对一些纸质的档案资料使用信息技术完成收集、筛选和加工，从形式上改变，从纸质材料成为文献信息，被人们应用。通过对各种信息技术的利用实现档案单位资源的数字化，进而能够使档案信息的价值得以发挥和实现。同时信息技术的出现为档案工作带来了诸多便利，提高了其效率但是同时也伴随着巨大的挑战，信息时代档案工作的模式需要对传统模式进行革新。加快城市规划档案管理数字化建设有助于提高工作效率，解决广大群众所关心的问题，如小区环境建设、房产产权证等等，使城市建设档案单位成为高效、便利的服务部门。

三、城市规划档案管理现状

目录管理是当下城市规划档案管理的主要方式，根据其形式的差异性可将其划分为簿式目录和目录管理软件两种。前者也被称为卡片式目录，多用于手工检索，但是便利度较差，效率不佳，并且工作人员的工作量较大，费时费力。在查目录的全程都需要保持精神高度集中，否则可能稍微走神，寻找的东西便溜走了。后者是一项发展较快的信息技术，使用该方法能够有效整理和检索存储于数据库中的目录信息，具有极高的工作效率。通过这一方法，只需要搜索关键词便能够在短时间内获得查找的信息，方便快捷。

四、城市规划管理档案数字化建设的措施

1.档案数字化。

传统模式纸张为档案的主要形式，为人们提供了诸多便利，因此当务之急便是对其进行数字化改革。键盘录入属于一种数字化的形式，但是存在一定的局限性，例如录入速度较慢，准确性不佳，无法有效保留档案信息中的图表、手印等。为了能够有效提高效率，需要使用扫描仪。主要原理为：保留相应的空间间隔，将纸张分散为点阵，使用数字描述每一个点，由数字组合形成图像文件，将其存于计算机硬盘或者光盘中。例如城市规划管理档案中的建房申请书、土地协议书等均可以使用该方法储存于硬盘中。

2.图像压缩法。

通过键盘敲打出的文字，均为计算机的标准内码，所占用的空间非常少。例如，一般情况下一张软盘所能够储存的汉字量约为50 万字，1G 的硬盘所能储存的汉字量为5 亿字，如果假设每页有1000 字，那么软盘则能够储存500 页，硬盘则能够储存50 万页。相较于文字，图片在软盘及硬盘中所占据的存储空间较大，假设使用150DPI 黑白方式对一页A4 大小的档案纸进行扫描，所形成的文件约为300K 左右，在软盘中均可以存储几页，而大小为1GB的硬盘仅可以存储4000 页左右。因此可以使用图像压缩法将一些冗杂无用的信息消除，这样便能够大大节省空间，通过压缩后300K 的图片会缩至25K 左右，那么这样来看，1GB 的硬盘大约能够村村4 万页，能够满足档案管理工作的需要。

3.图像管理。

通常情况下，可以将图像的存储方法分为下述两种：一种指的是将图像压缩为文件，但是需要为其一一起名，在使用的过程中需要通过文件名进行详细查找，具有一定的复杂性和繁琐性，并且由于所有图像以文件的形式存储，导致硬盘中出现大量的碎片，存储效率较差，查找不便。其第二种方法便是建立专门的图像库，在图像存储于图像库中，通过图像指针链接目录与图像，这样大大提高了效率，省去了编辑名字等无用环节。

4.图像信息局部消蓝。

局部消蓝指的使一些时间较久，字迹不清的档案得以恢复，一些年代久远的档案可能会出现字迹模糊现象，通常需要调整亮度，将档案中的大部分文字扫描出来，但部分地方仍然很浅无法有效识别，这边需要与不同情况结合，对完成扫描的图像设置不同的亮度及比较值，之后进行转化，再储存。该方法能够将模糊的地方清晰地显示出来，对于恢复年代久远的档案具有重要作用。

5.档案数据库管理。

实际应用的过程中，数据库是关键组成部分，其结构较为交单，但是却能够记录非常大的数量。数字库的元素为数字与文字，不包含图像，将指针字段设置在数据库中便能够有效联系文字和图像，这一联系较为复杂。例如通常一份档案页数为几十页，而在数据库仅有一条记录，这一条记录便对应诸多图片和数十页文字。实现这些功能都需要对数据库的合理利用。

6.数字化档案安保体系建设。

为了保证数据库的安全性，需要强化对电子文件的监管工作，确保文件的真实性和有效性。因此数据库中的局域网需要完全隔离外网，尤其是在身份认证及密钥管理方面，势必做到滴水不漏，进而保证网络传输的安全性。同时要深化信息安全意识，以防出现泄密等不良情况。一些没有公开的档案信息禁止录入外网，优化防火墙、备份等防护措施，保证信息及系统的安全。

五、结语

总而言之，数字化建设时城市规划档案管理工作前进的方向，合理应用现代化技术手段及管理方式能够保证信息的高效、安全，并且满足档案管理工作的需求，为城市发展规划提供更为优质、高效的服务。