智慧档案馆服务能力建设实践与思考

刘明侠

档案利用服务是开展档案工作的落脚点，要以满足人民日益增长的美好生活需要为目标。近年来，苏州市吴中区档案馆科学谋划、精准定位，以新馆建成启用为契机，通过搭建智能化综合管理平台，加强档案库房、档案实体和档案信息全方位管理，不断打造集设备完善、管理科学、保管安全、服务优质等优势于一体的生态、智慧、现代化档案馆。同时，为不断满足人民日益增长的档案方面的需求，区档案馆积极开展档案资源和信息化建设，加快档案智能化管理进程，搭建六大便民服务平台，全面实现民生档案资源在长三角地区的互联互通和远程共享，综合服务能力全面提升。

一、加强基础设施建设，打造智能管理平台

在历届吴中区委、区政府的重视和关心支持下，区档案馆硬件设施不断升级完善，为档案事业的发展奠定了坚实基础。一是高标准建成档案新馆。区档案新馆作为政府实事项目，于2013年3月动工建设，2017年5月建成启用。新馆位于城区中心地带，区位优越、交通便捷，建筑面积14360平方米，库房面积6000多平方米，业务用房齐全完善，是一个集档案安全保管、档案利用服务、政务信息查阅、电子文件管理、爱国主义教育五大功能为一体的开放、现代公共档案馆。二是前瞻性搭建智能化管理平台。区档案馆新馆秉持生态智慧设计理念，紧扣档案库房“八防”措施要求，依托物联网技术，打造了集消防、消毒、温湿度、防盗、视频监控、门禁、灯光和应急管理等八大系统为一体的智能化管理平台，各系统独立运行的同时互通互联，对档案馆库、人员、设施设备和档案实体实施全方位、立体化集中统一管理，多重守护档案馆库和档案实体安全。

二、以资源建设为抓手，夯实服务能力基础

档案资源是开展档案工作的基础条件，事关档案事业的可持续发展。加强档案资源建设是丰富和完善馆藏结构、服务大局、服务社会、服务人民的根本途径。为不断加强覆盖人民群众的档案资源体系建设，区档案馆新馆启用后即加快档案资源建设步伐，多方沟通，多措并举，多方联动，全面实现室藏档案资源向国家综合档案馆的集中和整合。

一是全面开展档案依法接收。通过提前制发相关文件、开展摸底调研、转变指导方式等各项举措，仅用了2018年1年时间就完成了100家立档单位近40万卷（件、张）文书、照片、会计、实物、光盘和专门档案的接收。二是重点突出民生档案资源的接收。以民生需要为导向，坚持民生工作延伸到哪里，民生档案工作就开展到哪里，民生档案就收集到哪里的原则，全方位开展民生档案的收集工作。近几年来，接收进馆的50余万卷（件）档案中，婚姻、学籍和出生医学证明等与百姓生活息息相关的民生档案就达20余万件，民生档案的总量和占比均有大幅提升。三是积极推动涉改单位档案进馆。主动参与机构改革，根据区级单位机构改革实际情况制发《关于做好吴中区机构改革中档案工作的意见》，明确档案的清点、整理、归属流向以及档案移交等事项，及时并保质保量完成12家涉改单位近4万件档案的接收进馆。四是畅通征集渠道，加大特色档案征集力度。通过采取整合资源、上下联动、巧借外力、多方合作等举措，主动围绕吴中特色资源，广泛开展档案征集进馆工作。近年来，陆续征集到区委宣传部照片档案，陈竺、王守觉、陆伯源等名人档案，《陈氏宗谱》《莫厘王氏家谱》和《莫厘王氏家谱续集》等谱牒档案，非遗项目与传承人档案，《水乡新路》和《大寨之花》等地情资料，以及民营企业档案等特色档案。通过多渠道开展档案资源建设，区档案馆馆藏档案资源由新馆启用前的15万卷4万件猛增至20多万卷60余万件，逐步形成门类齐全、内容丰富、形式多样、富有吴中特色的馆藏档案资源体系。

三、加强全程监督管理，着力提升智能管理水平

如果说档案智能化综合控制平台实现的是对整个档案库房的全方位管理，那么，实体档案管理系统则是对每份档案进行生命周期记录。一是智能记录档案生命周期。区档案馆采用全新RFID无源电子标签技术，存储档案地址，通过信息写入准确定位每份档案所处的楼、库、区、列、节、层，全面记录每份档案接收、整理、入库、利用、销毁的整个生命周期。二是智能盘库优化业务流程。区档案馆配备三台智能盘库车，实现了档案智能盘点、上架、下架、分析和自动开闭架等功能，最大限度优化业务工作流程，提高查找和盘点效率。三是智能存取提高管理功效。区档案馆所有档案库房全部使用智能密集架，具有数据库管理功能并支持架体操作。通过对存放的档案建立档案管理数据库，实现与实体档案管理系统集成关联，窗口一键操作，库房即可联动开架。四是信息化提供智能保障。区档案馆在新馆建设过程中，在区县级单位中超前谋划、率先建成国家机密级B级保密机房，并于2018年通过市级保密部门验收。2018年底实现馆藏档案全面数字化，同时启动馆藏档案二级目录著录和移交进馆档案数字化查漏补缺。2019年12月成功创建5A数字档案馆，信息安全等级保护工作扎实推进，努力提高档案信息安全建设质量，确保机房、系统和数据安全。

四、积极融入长三角一体化，实现档案资源互联互通

区档案馆充分利用扎实的档案数字化工作基础，以互联网技术为依托，打造五个区内服务平台，并成功联通省民生档案便民服务平台，六大平台共同发力，实现长三角地区民生档案资源互联互通，实现民生档案服务零距离。一是数字档案馆平台。建立馆藏档案案卷级、文件级和二级目录三级检索系统，共有馆藏档案案卷目录18万余条、文件级目录达300多万条、二級目录80万条。“全文检索系统”成功运行，提供馆内数据的跨全宗、跨库检索，极大提高了查档效率。二是数字档案室平台。不断升级“数字档案室系统”，由单机版向网络版升级，实现在线文件收发、归档和全文上传；推进区协同办公系统与数字档案室系统接口的研发、测试、运行，实现系统间数据的自动流转，拓展了原生电子档案的收集渠道；积极与民政部门合作，实现婚姻档案由婚姻档案登记管理系统向区数字档案室系统的在线移交。三是民生档案基层查阅平台。目前在1个民生部门、14个镇（区、街道）及81个村社区设置了96个民生档案基层查阅窗口，百姓持本人身份证，就可以就近查阅婚姻、独生、建房等八大类与自己相关的民生档案，实现“馆室联动、数据共享、一证查档、就地出证”，“数据多跑路、群众少跑腿”成效显著。四是区域资源共享平台。在木渎镇、光福镇、东山镇、金庭镇等全区范围内镇（区、街道）成功实施26177卷、574546条数据和全文馆室信息资源共享，已初步实现区属所有镇（区、街道）资源共享全覆盖。五是自助查阅平台。区档案馆查档大厅设置11个自助查阅平台点位，百姓可自主查阅政府信息公开、开放档案目录、志书年鉴等内容，其中八个点位与民生档案基层查阅平台对接，百姓凭本人身份证能查阅相关民生档案。六是省民生档案便民服务平台。省民生档案便民服务平台的安装和启用有效拓宽了民生档案资源共享的区域范围，打破传统民生档案利用的空间限制，成功实现长三角地区民生档案异地查档。区档案馆与山东省临沂市档案馆就百姓利用率较高的婚姻档案等民生档案签署《民生档案跨馆异地利用服务工作协议书》，更是将民生档案的服务范围由长三角地区进一步延伸至华东地区，有效打破民生档案查阅的空间限制，两地百姓也将享受到民生档案跨地区跨馆利用带来的便利。

近年来，吴中区档案馆以时不我待的精神致力于智慧档案馆及其服务能力建设，取得了一定成绩。但随着档案事业快速发展，新形式电子文件如何归档、电子档案真实性、完整性、可用性和安全性以及档案系统与网络安全性如何保证、如何实现更大范围区域资源共享等新问题，都对智慧档案馆服务能力建设提出了新的更高要求。吴中档案人将不断以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，积极研究新环境下智慧档案馆发展的新动向、新目标，快速把握档案事业发展新趋势，不断探索智能化管理新途径，不忘初心，牢记使命，凝心聚力，争先创优，不断提升智慧档案馆服务能力水平，努力跑出吴中档案人和吴中档案事业发展的加速度，争当吴中高质量发展的优等生。