创新驱动 融合发展 推进数字档案室建设

董海燕

数字档案室建设是档案信息化建设的重要内容，是南京市建邺区“智慧建邺”的具体体现，也是国家档案局“十三五”规划建设的重点工作任务。2015年11月，建邺区档案局被国家档案局确定为全国首批数字档案室建设试点单位。在区委、区政府的大力支持和正确领导下，档案工作者们不畏艰难，开拓创新，攻克了创建工作中的一个个难关，终于在2017年11月通过了“全国示范数字档案室”的测试，成为全国第一家区域性集中式“全国示范数字档案室”，并成为全国首家集“全国示范数字档案馆”“全国示范数字档案室”的“双示范”单位。自此，建邺档案信息化建设成为“全国有名，全省领先，全市标兵”，进入了一个全新的阶段。作为这样一个“国字号”金字招牌的“全国示范数字档案室”建设工作，在档案信息化迅速发展的今天，含金量还有多少？带着这个问题，我们结合“不忘初心，牢记使命”主题教育活动，开展了专题调研。

一、全区档案信息化工作基本概况

2019年国庆节后，根据区委和本单位主题教育活动的安排，课题组对全区档案信息化建设工作特别是数字档案室建设工作开展了调研。通过调查问卷、走访、座谈会以及咨询专家等形式，对全区档案信息化建设和数字档案室工作现状进行了摸底排查、梳理工作，发现建邺区档案信息化工作主要呈以下特点：

1.档案管理网络全覆盖

建邺区目前有机关部门、街道、园区、直属单位等一级档案室（档案进馆单位）共66家。同时，下属系统二级档案室如社区、学校、幼儿园、医院、直属站、队、所等138家。全区一、二级档案室共计204家，基本做到了“四有”，即有独立档案室、有分管领导、有专（兼）职档案员、有制度上墙。档案组织管理网络基本做到全覆盖、无死角。档案规范化建设逐年提升，66家一级档案室工作达省星级标准的有55家，占比83%；其中，省三星级以上46家，占比69.7%。二级部门83家（不含58家社区）中档案工作达省星级的单位有59家，占比达71%；其中，省三星级以上的39家，占比达47%。从数据中可以看出，大多数部门、单位档案规范化建设正逐步由省一星、二星迈向省三星级以上标准。

2.档案队伍素质高

建邺区目前一级档案室专（兼）职档案员共有98人，其中男性18人、女性80人，分别占比18%、82%，文化程度全部在大专以上。一、二级档案室专（兼）职档案员年龄大都在35岁以下。近几年，全区档案员队伍建设呈现年轻化趋势，文化程度较高，较好地适应了档案信息化建设形势的基本要求。

3.档案信息化建设起步早

2005年，建邺区档案局依托区政务网络平台和“智慧建邺协同办公系统”，与南京市珥仁科技有限公司共同研制了“建邺档案室管理系统”。2007年，“建邺档案室管理系统”在全区全面使用，为了更好地适应档案业务和档案信息化发展的需求，2007年至今，共投入资金近百万元，对“建邺档案室管理系统”进行了多次升级改造，构建了在线归档、在线指导、在线管理、在线利用的档案管理新模式，完成了与智慧建邺协同办公平台的系统整合，并成功将电子签章技术引入档案管理系统。在抓管理软件建设的同时，区档案局积极开展档案数字化扫描和档案专题目录建设工作。未雨绸缪，档案信息化早期的工作为今后的发展奠定了重要的基础。

4.数字档案室建设发展快

2010年，建邺区在制定《建邺区“十二五”档案事业发展规划》中，就与国家、省、市档案局同期提出了“加快我区数字档案馆、室建设”的奋斗目标。2012年，确定了“以试点引路，逐步推进”的工作思路，并以区信息中心作为试点，逐年在区级机关部门、街道、园区等开展江苏省数字档案室建设工作，并列入当年的区政府工作目标。那时，江苏省数字档案室建设工作起步早于国家档案局，国家档案局在2016年出台《数字档案室建设评价办法》（以下简称“办法”）。为保证建设质量，建邺区坚持以省4A级数字档案室标准为创建起点，至2017年底全区一级部门除涉改部门外全部建成了江苏省4A级以上数字档案室。2015年11月，建邺区档案局被列为全国示范數字档案室试点单位后，在积累省数字档案室建设经验的基础上，又自加压力开展了“全国示范数字档案室”建设工作。对照“办法”，升级了数字档案管理系统，全区除公检法、工商、税务等使用专业档案管理系统软件的部门外，机关部门、功能园区、街道等66个一级部门、单位全部统一通过协同办公平台在线使用建邺数字档案室管理系统，确保了部门、单位的数据统一管理。2017年，“智慧建邺”协同办公系统全面升级，以工作流引擎、智能表单等为技术支撑，实现了拟稿、审核、签发、盖章、分发、拟办、批示、传阅等全流程在线流转。同年，为加强“全国示范数字档案室”建设试点工作组织领导，区里专门成立了试点工作领导小组和工作班子，同时在后期成立了工作督查小组，全力组织领导、督促推进创建工作。全区机关部门以区两办带头，区领导以身作则，积极实施电子文件网上办公、网上流转等管理要求，确保了全国数字档案室的测试通过，成为全国首家区域性、集中式数字档案室。

二、数字档案室建设面临的问题

2017年11月至今，建邺区建成“全国示范数字档案室”已有近两年的时间。两年来，高潮已过，一切归于平静，区数字档案室建设成果如今究竟如何？通过调研，在充分肯定这一成果对全区数字档案室建设起到积极作用的同时，一些阻碍和困扰数字档案室建设的问题也要引起充分重视。

1.组织领导力度减弱

无论档案管理部门还是机关各职能部门，思想重视不够，有歇口气的现象。创建时如督查、培训、联合办公等行之有效的措施未能延续。

2.业务监督指导滞后

在创建过程中，区档案局对数字档案室建设的业务指导无论是力度还是密度都是较大的。2018年以来，指导力度明显下降。特别是2019年的档案机构改革，直接影响了档案监督指导工作，存在着工作有职责无人做，有人无职责难做的情况。

3.网上办公有流于形式现象

数字档案室建设推动了网上办公和无纸化办公进程。当初，设计了网上电子文件管理流程，也要求线上走流程。在培训的同时，也实行了“线上线下”双轨制过渡办法。但直到今天，有个别部门网上办公还在走线下流程。

4.档案系统资源建设进展缓慢

2017年，为创建全国示范数字档案室，各部门网上办公产生的原生态电子文件流转到数字档案管理系统中，积累了一定的电子档案，但总体量不大。据统计，2018年、2019年全区建成数字档案室的一级部门（单位）在线移交的电子档案分别为8998件、644件。截至目前，全区一级部门照片档案元数据录入8237件，音视频档案元数据录入304件。

三、巩固和提升数字档案室建设成果的对策与建议

俗话说：“创业难，守业更难”。在创建“全国示范数字档案室”过程中，全区上下团结一心，目标一致，不畏艰难，勇攀高峰，留下了宝贵的精神财富和可资借鉴的经验。在档案信息化快速发展的今天，区数字档案室建设成果能否巩固和提升、示范效应能否持续，主要取决于我们的思想认识和工作态度。结合调研中发现的问题，就如何破解难题，努力巩固和提升数字档案室建设成果，提出以下几点建议。

1.进一步加强对数字档案室建设重要性、必要性的宣传

建邺区是较早开展智慧城市建设的城区，提出了“智慧建邺”的建设理念，全区有较好的现代信息管理基础。数字档案室建设作为档案信息化的重要内容，是现代档案管理的具体体现。同时，也是智慧城市、智慧建邺不可分割的一部分。区档案管理部门应利用会议、走访、培训、“6·9国际档案日”等契机加以宣传，加大公众对数字档案室建设意义、重要性的认识，让2017年创建时形成的良好氛围再延续下去，让全区形成建好用好数字档案室的共识。

2.进一步加强档案管理部门对档案工作的监管职责

2019年以来，根据新一轮机构改革的部署，区档案局、档案馆实行局、馆分离，区档案局设置在区委办，区档案馆为区委管理的直属事业单位。至今“三定方案”未定，直接影响了档案建设工作。有关部门和领导应加强档案监管工作，尽快理顺档案局、馆工作职能，改变目前区委办（区档案局）有职能、人少、不熟悉业务而区档案馆有人又熟悉业务但没监管职能的尴尬局面，融合局馆在档案宣传、监督、指导等方面的力量，迅速组织人员开展档案行政执法、监督管理等工作。

3.进一步加强电子政务和数字档案管理系统的应用培训

2017年建邺区开展了多批次的数字档案室建设培训工作，让全区部门领导和相关人员初步掌握了网上办公和电子文件流转的应用方法。但这项工作应持之以恒，与时俱进。可由區委办（区档案局）牵头组织，联合区政府办、区行政审批局、信息中心、档案馆等部门，结合数字档案室建设中存在的问题，特别是电子文件流转等应用问题，举办电子政务和数字档案室业务应用培训班，巩固和提升数字档案室建设的应用能力。

4.进一步加强数字档案室管理系统的升级改造

在测评验收以及使用过程中，我们发现，建邺区数字档案管理系统软件还存在着一些缺陷。一是统计功能不完善。在档案统计过程中，部分文书档案一文一件有附带的二级目录，在系统统计时，将二级目录也作为一件进行统计，这就出现了重复统计的问题，导致统计的结果不准确。二是元数据抓取功能有待提高。目前，系统的元数据只能抓取部分数据，大部分需要手动录入。三是档案利用只能看到所有档案的借阅情况，看不到借阅审核审批流程。四是电子文件流转不能及时进入档案管理系统，同时在进行归档操作时，很多无法生成件号等。这些管理系统存在的问题，档案局、馆要及时反馈给原设计建设单位，予以升级改造，以满足各数字档案室的功能需求。

5.进一步加强区智慧档案建设工作

建邺区数字档案馆、室建设虽然发展较快，但离智慧档案的建设目标还有较大差距。智慧档案是现代档案管理的最高形式和标准，由数字档案建设迈向智慧档案建设应是建邺区现阶段档案事业发展的奋斗目标。建邺区建设智慧档案有着良好的基础和现实需求，这不仅是因为其目前仍是全国唯一的“示范数字档案馆”“示范数字档案室”双示范单位，更重要的是与正在建设的“智慧建邺”目标相一致。在现有数字档案建设基础上，建邺区可集中有效资源在馆室一体化、网络环境、人与物（档案设备）互联互通、管理设施智能化等方面加大建设力度，有组织、有计划、按步骤地开展智慧档案馆室建设，继续推进建邺区档案事业的率先发展。

习近平总书记指出：“我们要深刻认识互联网在国家管理和社会治理中的作用，以推行电子政务、建设新型智慧城市等为抓手，以数据集中和共享为途径，建设全国一体化的国家大数据中心，推进技术融合、业务融合、数据融合，实现跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的协同管理和服务。”数字档案室建设工作是网络信息化发展的产物，是对传统档案的拓展和延伸。建邺区数字档案室建设带来的不仅是“国字号”荣誉称号，更是为民服务、为社会服务的便捷途径，我们将真正做到守初心、担使命，找差距、抓落实，把建邺区档案信息化建设工作尤其是“全国示范数字档案室”这一优势品牌巩固好、建设好，为早日实现建邺“智慧档案”目标努力奋斗！