中小型水利工程建设档案管理的问题与对策

仇蓉

摘要：中小型水利工程建设档案是在建设过程中形成的文字、图表、声像等形式的记录，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。但很多中小型水利工程建设档案管理中存在诸多问题。文章以镇江市引航道水利枢纽工程建设档案管理为例，对中小型水利工程建设档案管理存在的问题和对策进行了探讨。

关键词：中小型水利工程；建设档案；问题；对策

目前，水利工程建设大部分为中小型水利工程，它们为改善民生、保障和促进经济社会的健康发展发挥了重要作用。在其前期、实施、竣工验收等各建设阶段形成了大量的文字、图表、声像等不同形式的档案。保管好这些历史记录，对于保障工程质量，明确各方责任，便于工程维护改造，都具有不可替代的重要作用。

一、充分认识中小型水利工程建设档案工作的重要意义

1.中小型水利工程的重要性决定了建设档案的重要性。中小型水利工程一般为防洪保安工程、民生工程，在保障和促进经济社会发展中意义重大，工程质量必须做到万无一失。中小型水利工程档案真实地反映了工程建设全过程，是控制检验水利工程质量的重要依据，是提高水利工程质量的重要手段。同时，水利工程档案也是汛前预测及防备、汛期防汛抢险的重要基础资料。

2.中小型水利工程的隐蔽性决定了建设档案的重要性。中小型水利工程大部分是隐蔽工程，在工序完工之后就进行了覆盖，只能看到工程外观，有的处于水下甚至连工程外观都看不到。因此，一旦出现质量事故，工程档案将是唯一可以查询工程建设情况的记录和依据。

3.中小型水利工程使用的长期性决定了建设档案的重要性。水利工程都有一定的设计使用寿命，常常使用几十年甚至上百年，建成后的运行管理必须建立在充分掌握工程基本状况的基础上，而工程的基本状况必须通过工程档案来体现。在投入运行过程中，若出现故障或事故，通过工程档案可方便查明原因、追究事故责任。在后期工程运行和规划改建中，工程档案也可以为后人在工程使用、管理、运行、养护、维修、改建、重建、扩建等工作中提供不可替代的依据。

二、勇于正视中小型水利工程建设档案管理存在的严峻问题

由于中小型水利工程的实施主体基本上是市以下基层水利单位，与大型水利工程实施主体基本是省以上的水利建设单位相比，在档案工作方面，无论是重视程度、认识水平还是人员素质、资金保障等，都有较大的差距。主要表现在五个“不”上：

1.人员配备不适应。水利工程档案人员既要求熟悉水利业务，也要求熟悉档案业务。但实际工作中，中小型水利工程项目资料管理人员基本是临时抽调，没有经过专业培训且大多数身兼数职，档案业务水平、工作精力都不能满足需要，造成档案材料形成不规范、归档不齐全、整理质量差、管理不规范等诸多问题，直接影响着工程档案质量。

2.工作阶段不完整。根据水利基建程序要求，项目主管部门在可行性研究报告批复下达后完成项目法人组建，而只有在项目法人组建后，档案人员才能明确。但在实际工作中，项目法人组建前已形成一定的档案资料，如勘探测量、可行性研究、立项材料等，这些材料往往在主管部门，项目法人没有收集，造成工程前期阶段档案工作不完整。

3.验收工作不及时。水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。但因多种原因，许多工程迟迟难以验收，也使得工程档案资料收集整理難以及时收尾，而过了较长时间再着手验收工作，常常时过境迁，有的资料已散失，难以保证归档的质量。

4.硬件设施不到位。与大型工程不同，中小型水利工程建设管理单位因项目经费紧张，档案工作正常开展所需的库房和设备得不到保障，许多项目档案堆放在临时仓库，电脑、照相机、摄像机等配备不全，直接影响日常工程建设档案工作的开展。

5.档案形成、整理不规范。很多工程在实施中重现场管理、轻档案资料，导致错漏百出。有的现场数据与档案数据不一致，有的整理资料所填时间与现场作业时间不符，还有许多材料没有盖章或签字认证，不按分类要求装订成册，或者虽然成册但没有目录或目录不准确、资料字迹不清楚、汉字使用不规范、未按规定的表式填写、内容随意涂改、修改后未加盖单位公章或没有修改人签名等。

三、积极探索中小型水利工程建设档案管理的路径方法

镇江市引航道水利枢纽位于镇江市金山湖西侧，扼守引航道出江口，连通主城区与征润州湿地，是金山湖的标志性建筑、首要控制性工程，也是镇江水利史上单体投资最大的中型水利工程。自2006年10月开工至2014年10月竣工，历时8年，总投资达4.28亿元。枢纽外观看似一桥，实则结构新颖独特，闸、站、桥巧妙结合，中孔40m跨弧形钢闸门、“S”形叶片双向运行立式轴流泵均为国内首创，尽显现代水利工程的精巧通透。桥上“门”形景观塔楼寓含“镇江之门”之意，既是大江东下迎面而来的镇江城市之门，也是历史上长江入海的“江海之门”。该工程时间跨度大，参建单位多，种类复杂，形成了大量的档案资料。针对水利工程档案普遍存在的问题，作为水利工程管理单位，从开始建设起就将档案工作放到重要议事日程，力争从源头上克服档案工作容易出现的隐患，强化责任意识、法制意识，本着对工程负责、对历史负责、对自己负责的态度，把好“五关”，建设优良工程，形成精品档案。

1.把好档案管理体制关。按照工程建设与档案工作同步进行的原则，在项目立项之初就设定了创建一流工程档案的目标，着手建立档案资料管理工作体制，成立工程档案管理工作领导小组，设立了专门的档案室，提出严格的档案管理工作要求，明确各阶段、各参建单位档案工作职责，从体制上确保工程档案的完整、准确、系统和安全。

2.把好档案管理人员素质关。镇江市引航道水利枢纽工程有1个建设单位、2个监理单位、9个施工单位。一方面，明确相关规范。在工程建设初期，建设单位向相关参建单位下发了《关于做好引航道水利枢纽工程档案管理工作的通知》，并将水利部、水利厅有关水利工程建设档案管理要求的文件等作为附件，要求各单位明确档案管理人员，按照文件规定做好工程资料的收集与整理工作，建设单位档案管理人员定期到各项目部检查档案资料管理工作，及时提出整改意见。另一方面，加强人员业务培训。整个工程的档案管理工作由建设单位牵头，多次组织人员参加水利工程档案业务培训班，深入学习相关档案管理规范，提升业务水平。专职档案管理人员做到持证上岗，并定期参加专业理论学习，不仅学习掌握档案业务知识，同时加强对水利专业知识的学习，不断提高自身的综合素质。

3.把好档案形成过程关。一是做好过程中的资料积累和登记工作。建设单位从工程立项开始就进行了文件资料的登记、收集、归档和整理工作，并追溯收集单位成立前的工程前期文件材料，确保工程阶段的完整和档案的连续。二是档案资料及时验收归档。引航道水利枢纽工程划分为4个单位工程，共包含42个分部工程，每个分部工程又包含若干个单元工程。建设单位遵循同步性原则，工程进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收时，对应归档文件材料的完整程度与整理质量同时进行验收，并在验收后及时归档。三是做好档案资料的交接工作。该工程历时8年之久，建设单位的档案管理人员多次变动。由于建立了严格的档案管理制度，无论人员如何变动，都及时做好工作交接，一切工作按照相关制度进行，从程序上保证档案的完整。

4.把好整理责任关。引航道水利枢纽工程涉及众多专业，资料种类复杂，我们将其分为工程档案、设备档案、科研档案、声像档案以及财务档案五个部分。工程档案又分为综合类和工程建设类，其中综合类由建设单位负责，建设类由施工单位和监理单位各自负责。设备档案由各设备供应商负责，科研档案由建设单位负责，声像档案由建设单位和施工单位各自负责，财务档案由建设单位负责。做到档案分类清晰，管理分工明确。各单位档案资料整编完成后，由建设单位检查汇总，按照统一要求整理、立卷、装订，最后录入档案管理系统。经过各参建单位档案管理人员的共同努力，最后共形成档案资料580卷，其中永久245卷、长期335卷、图纸3096张、相册7册。

5.把好档案专项验收关。专项验收是档案资料形成的最后环节，是确保档案管理质量的最终保证。在进行档案专项验收前，建设单位组织参建单位对工程档案的管理情况、文件的收集归档与保管情况、工程档案是否完整、准确、系统、安全等情况进行认真自查。正式验收时建设单位按照档案数量的8%，竣工图的10%抽查档案整理情况，对验收中查出的问题及时整改到位。

镇江引航道水利枢纽工程科学合理的档案管理工作为工程建设及时提供相关材料、信息和佐证，从档案资料上保障了工程的建设需要，也为工程后期的审计工作以及闸站的运行管理提供了可靠依据，取得了良好的效果，发挥了重要的作用，同时还为镇江市中小型水利工程档案管理作出了有益探索，提供了可供复制的样板。

注释与参考文献

[1]張蕴倩，曹瑛.新形势下创新水利工程档案管理的途径[J].江苏水利，2016（6）.

[2]宋延玲.浅谈水利工程档案的管理工作[J].中国西部科技，2011（6）.

[3]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设，2010（5）.