图书馆人事档案管理系统建设探索与实践

杨玉娟

摘要：文章分析目前图书馆的发展和国家事业单位体制改革的现状，找出图书馆人事档案管理的瓶颈，利用信息化手段建设人事档案系统，内容包括系统架构、资料维护、界面设计、与外联系统互联互通、系统安全五个方面，实现图书馆人事档案精准的核心管理。

关键词：图书馆；人事档案；管理

随着图书馆事业的发展和国家事业单位体制改革的深入，图书馆人事管理工作量和复杂性日益增长，正面临越来越大的挑战。目前各级公共图书馆在编人员不断增长，人才工作越来越受到重视，人事管理部门如何改进管理手段提高工作效率，推进人才管理工作更好地适应时代发展需求显得尤为迫切。

一、图书馆人事档案工作现状

（一）领导无法全面动态掌握图书馆人事信息，影响决策

人事档案管理是全局性工作，广义的人事信息分布在人事、财务等各个职能部门，客观上形成了人事信息的分散性的格局，且各部门信息标准和口径不统一，信息整合难度高，数据更新不同步，人事部门难以掌握全面的人事信息。没有一个快速响应的全局性人事档案管理信息平台，很难及时、准确地为领导的人事决策提供人才梯队、人力成本、工资结构、人才预测等数据化支持。

（二）图书馆各层次考核工作较多，缺乏平台支持

图书馆在进行中层干部年度考核、聘期考核、职工年度考核工作时，由于涉及范围广、时间紧，需要大量信息采集、整理、统计、分析，缺乏平台支持，依靠传统手工方式，工作烦琐，劳动量巨大，且容易出错，也很难对考核结果进行深入分析。

（三）南京图书馆人事档案管理目前存在的难点

在目前的运作管理模式下，南京图书馆人力资源服务的模式也因用户业务流程的复杂而变得复杂，相应地，人力资源服务的信息流因受到单位各级机构在人力资源管理权限上的分工、约束而变得更加细化。人事部门职员平时大部分时间都忙于复杂而烦琐的事务性工作，因此，迫切需要由相关部门和人员牵头协作，建立一套由上到下的人力资源管理计算机系统，改变目前人力资源服务效率低下的局面，全面提升人力资源服务工作的效率和水平。具体来说，面临的问题主要如下：

（1）单位各类人员信息没有整合，信息分割、重复劳动，内部具备畅通的局域网，却没有在人力资源服务方面有效地利用起来，工作效率和数据的利用率不高。

（2）整个单位内部，由上而下没有一套统一的人力资源管理软件，彼此之间缺乏信息共享，上下交流不畅，单位对下属机构单位的管理停留在简单的报表数字上，是粗放型的管理，无法为管理层的决策提供数据支持。

（3）南京圖书馆具备独特的行业特点，随着业务范围和业务量的扩大，单位无法及时准确地掌握人员流动的整体状况及人才的储备情况。

（4）从单位内部到各下属分支机构的业务部门都已意识到：由于陷于日常烦琐的事务性工作，在内部职工的激励、考核、培训等方面缺乏深入细致的研究、规划、实施，难以支撑南京图书馆可持续发展战略的实现。

人事档案管理信息化是建立科学的考核评价体系，实现人事档案管理信息高度共享的基础与前提，是提升图书馆人事管理水平的有效手段和必然途径。

二、南京图书馆人事档案管理系统建设探索与实践

（一）需求分析

由于南京图书馆人力资源服务信息化建设具有一定的基础，之前实施过类似的人力资源管理软件，因此，我们采取“总体规划，分步实施”原则，循序渐进，化解风险，保证整个项目的实施成功，确保人力资源服务工作信息化发展规划与公共图书馆事业发展战略的和谐统一。南京图书馆人力资源管理信息化规划目标具体阐述如图1所示。

（二）南京图书馆人事档案系统设计

1.软件要求

（1）客户机操作系统：WindowsXP/Windows7/Windows8/ Windows10；

（2）客户机浏览器：IE10.0及以上版本；

（3）数据库：SQL Server2012/ 2014。

2.硬件要求

（1）最低配置

CPU：4核2.0GHz，内存：8GB DDR3，网卡：1000Mb以太网卡，硬盘：500G；

（2）推荐配置

CPU：8核2.5GHz，内存：64GB DDR3，网卡：1000Mb以太网卡，硬盘：1T。

3.服务器

考虑到南京图书馆人力资源管理模式，建议采用IBM System X3650或其他厂商的同等配置的机器。

4.系统总体构架

南京图书馆人事档案管理系统划分三个层面，如图2所示，对外提供一个数据接口。体系结构层层支撑，实现业务平台的可靠运行与一体化管理。

5.功能模块

（1）组织架构管理

组织机构实现了单位、部门和岗位信息的管理，包括设置单位的框架结构；录入和修改单位、部门或岗位信息；对单位、部门及岗位信息进行查看；可对单位、部门、岗位分层管理，并对组织机构进行归档，生成机构图、岗位汇报关系图。

（2）岗位管理

实现对基准岗位信息的管理，包括基本信息、岗位任职资格、岗位素质指标、岗位职责等相关岗位信息，同时支持对基准岗位附件的管理，包括上传、下载、浏览；支持直接打印基准岗位各类表格，如基准岗位说明书等。基准岗位建立后，各下级单位新建岗位时，可以直接引用标准岗位体系中岗位，同时可以带入基准岗位的信息。

基准岗位管理是指对组织内的所有基准岗位进行定义，岗位信息包括任职要求、职级职称信息、薪资标准、绩效标准、素质能力要求，为员工任职提供基本岗位信息，为岗位设置提供对应基准岗位信息。

（3）员工管理

员工管理模块是人力资源系统中最基本，也是用户最常用的一个模块，人事业务的日常工作，如：新增人员、查询浏览、统计分析、花名册、登记表、信息维护等均在此模块中完成。

（4）报表管理

对单位中各类人员信息进行统计、制作统计报表，这是人事工作者最常进行的工作，也是上级领导做宏观决策所依赖的基本数据。传统手工制表方式费时费力，效率低、准确性差，已不能满足现今人事劳资管理工作的要求。

本系统的报表管理模块采用了先进的网络技术。客户端通过浏览器即可轻松、高效地完成报表的所有业务。提供了高效灵活方便的报表设计工具，既可自动生成预定义的年报统计报表，也可由用户自定义统计报表，并可对报表进行编辑、校验、上报或接收、汇总。

（5）合同管理

劳动合同是人力资源管理中的一项基本内容，能够完成日常的签订劳动合同、续签劳动合同、解除劳动合同；打印合同台账；计算；统计分析等，实现了合同的动态管理。

（6）考勤管理

用业务模板来实现加班、请假、公出申请及审批功能。

模板中年假的申请跟考勤模块中年假天数、年假起始天数、年假终止天数、上年度结余天数、结余截止日期关联进行计算，并在请年假时进行年假天数控制。

此模块对考勤数据提供创建、统计、计算、汇总、审批等功能，方案考勤员初次进入默认显示已创建未归档考勤区间下自己所负责考勤方案的填报情况，同时也可在此界面创建新周期月份的考勤表数据（后台程序自动给各填报机构的考勤员推送一条填报任务），并对各机构填报上来的考勤表执行审核、提交、归档方案配置、归档等操作，考勤数据的审核基于填报机构执行整体退回、报批、同意、提交。

（7）薪资管理

薪资变动主要是完成新进人员确定工资、岗变调薪、人员离退停薪变动、薪资普调等。调整结果应用于薪资发放。

薪资变动模板审批方式支持灵活配置（是否需要审批），用户根据具体的业务，对不同的业务类型灵活定义不同的审批流程（如自动流转模式、手工指派模式），自动流转模式的模板被定义了流程节点的，自动按照事先定义的流程被传递和审批；手工指派模式的模板需操作员根据需要指派给领导来审批。用户可以随时监控业务审批过程。

（8）人事异动

在人力资源的日常业务中，每种业务都是由一系列的流程构成，每个基本流程的过程触发都是在特定的条件下产生的。人事业务的流程主要包括业务流程和审批流程。所谓业务流程是指一个业务完成以后才能开始下一个业务环节，比如员工调整岗位后，触发薪资调整业务。所谓审批流程是指由多个人参与审批的业务流程。

人事异动主要基于审批流程的业务进行管理。用户根据具体的业务，对不同的业务类型灵活定义不同的审批流程，并且支持多级审批流程。定义了的审批流程环节的模板将按照定义的流程被传递和审批。用户可以随时进行任务监控。

三、结束语

图书馆建设人事档案管理系统后，可以实现精准的核心人才管理。信息技术的应用，也对人事档案管理人员提出了新的要求，需要他们不断提高个人素养，信息系统还提供了人才盘点功能，建立后备人才库，实时体现人才结构、现状以及变化趋势，为人才规划提供了科学依据。

注释与参考文献

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