浅析乡镇档案管理工作现状与对策

李美宁

摘 要：乡镇作为我国农村最基层的国家政权机关，其档案管理的强弱，直接关系到乡镇各项事业的发展和各项工作的开展，强化档案工作的重要性，为乡镇的发展提供更优质高效的服务。

关键词：档案;管理;现状;对策

随着国家档案事业的不断发展，人们对档案工作的重视程度不断增强，乡镇人民政府作为国家设在最基层的-级政府，肩负着具体贯彻落实党和国家各项政策法规的重要职责，而乡镇档案工作是乡镇党委、政府的一项重要的基础性工作，真实地记录着乡镇的发展历程，是乡镇各方面建设的历史见证，在乡镇建设社会主义新农村的历史进程中的地位和作用异常重要。乡镇基层档案室作为基层档案工作的重要组成部分，也应该引起人们的足够重视，使其充分发挥在乡镇工作中的重要作用。以下是我对乡镇档案工作的几点认识和建议：

1 乡镇档案工作中存在的问题

1.1 乡镇领导对乡镇档案工作认识模糊，致乡镇档案机构先天不足

由于受机构编制限制，绝大多数乡镇没有设立独立的档案管理机构，机关档案室一般挂靠在党政办公室，加之党政办公室乡镇党委、政府领导都分管，这就容易形成党政机构之间职责不明、责任不清等问题，往往就会形成档案工作有分管领导，但分而不管或管而不紧的工作状况。乡镇中部分领导存在“重效益轻管理”的思想。认为档案工作不像其他工作那么起眼，不能在短期内带来经济效益，因此存在“说起来重要，做起来次要，忙起来又不要”的现象。可是，档案是不可再生的资源，有些有价值的档案一旦损毁就再没有复制再生的可能。

1.2 乡镇档案机构工作人员少、无编制、兼职多、变动频，履行职责难

乡镇档案机构组成人员有这样几个特点：一是人少，绝大多数乡镇设置1人且无专职岗位编制;二是身兼多职，有些档案员还身兼重任如人大秘书、团委书记等要职;三是人员变动频繁，乡镇档案人员以从事档案工作2-3年者居多，有些乡镇一年变动二三次，有部分乡镇在考虑岗位人选时选择一些“特殊人”在岗（身体多病、待退休、待生小孩人员），将档案岗位作为“过渡岗”;四是档案业务水平普遍不高，由于兼职和岗位的频繁变动，有的档案人员不能按计划接受业务培训现象较为突出。这些情况使得乡镇机关档案得不到及时、规范的整理，使得档案收集不齐全、整理编目不规范、档案保存甚至丢失现象发生，导致乡镇档案利用率低，档案的作用和价值无法充分体现。

1.3 乡镇档案机构制度管理严重弱化，规范化管理难以落实

乡镇机关档案室根据乡镇工作自身特点。建立健全了各项档案管理制度，从档案保管、保密、借阅、鉴定与销毁等制度到各门类档案的归档制度，基本齐全规范，但是档案工作各项制度的执行范围不出机关档案室，机关全体干部大多不知晓或知之甚少，造成了乡镇档案管理工作的规范化难。总体来说，乡镇档案管理与县直单位相比现代化程度较低。同时乡镇档案室利用服务方式单一，只注重被动利用，却忽视了主动服务，不愿或不习惯通过档案资料主动为乡镇各项工作提供服务。

1.4 乡镇档案室资金投入少，档案基础设施薄弱

乡镇的档案室用房比较节陋，几手没有配备“八防”设施设备，温湿度根本达不到要求，档案装具简陋，不能有效预防虫叮鼠咬。消防设施更是形同虑设，多年不更换，遇到突发事件或自然灾害极易造成档案的损毁。

1.5 乡镇档案机构服务功能开发不足，限制了其社会影响的进一步扩大

大多数档案人员对乡镇档案机构的定位是重保管，轻利用，对档案信息资源的開发利用下功夫不深或者不愿下大气力去开发档案资源。乡镇档案机构不仅应当对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导，而且还应当是乡镇的综合信息利用中心，同时还应是彰显档案服务机关、服务群众、服务社会的重要场所。

2 对加强乡镇档案工作的几点建议

结合自己在基层乡镇从事档案管理的长期工作实践，针对以上梳理乡镇档案管理工作存在问题，提出以下改进措施和建议：

2.1 营造良好的乡镇档案工作环境

档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要求档案人员要具有高度的政治观念、广博的知识层面、精深的业务素质，能够适应现代社会对档案管理的要求。要保障档案工作的正常开展。需要保持档案工作人员岗位的相对稳定，并通过提高待遇、正常晋升等方式增强档案管理岗位的吸引力，同时要定期接受档案业务

培训。

2.2 加强乡镇档案管理工作

乡镇档案工作综合性强、涉及面广，为了保证乡镇档案工作的正常规范开展，必须建立健全规章制度，对机构设置、管理体制、管理范围收集归档、整理、鉴定、保管、借阅、利用等各项工作做出明确规定，以使档率管理的全过程达到规范化、制度化，为档案工作的开展提供重要的制度保证。

2.3 做好档案宣传工作

加强宣传、教育是做好档案工作的重要基础工作。只有通过广泛宣传活动，才能形成档案工作的社会共识和合力，才能从根本上体现乡镇档案的价值。开展各种形式的档案法律法规宣传和教育，使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来，促使群众形成良好的档案意识，为农村各项工作政策的贯彻执行打好扎实的社会基础。

2.4 加快档案数字化建设

在计算机技术的普及下，档案的生成数量急剧增加，对档案的保管和提供利用提出挑战。尤其管理方法的落后更是直接影响到档案价值的发挥。以前，档案材科的传阅、整理、归档都是以手工抄报和纸质存储为主，工作量大、效率低，费时、费力且投入成本高，利用率低，还不易保存。这就要求我们要加快档案数字化建设，通过广泛应用计算机技术不仅可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，大幅度的提高管理效率、节约成本。不仅查阅方便、快捷、省时、省力，且不受实际时间和空间及温度、通风、湿度的影响，还能够集中有效的人力资源开发利用软件系统，对档案信息进行深层次的提炼、分析和研究。如此，不仅查阅方便、快捷、省时、省力，且不受实际时间和空间及温度、通风、湿度的影响，还能够集中有效的人力资源开发利用软件系统，对档案信息进行深层次的提炼、分析和研究，通过挖掘其本身的外延价值，形成有借鉴和参考价值的档案信息，便于利用，从而发挥档案信息最大化的作用和效益，进一步激活和充分利用档案信息资源为社会所用。

2.5 加强档案的开发利用服务功能

乡镇档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在档案工作中占有极为重要的地位。我认为在乡镇档案利用过程中应注意以下几个问题：一是要积极推广档案与电子文件登记备份制度，对档案和电子数据进行常态化、动态化备份，确保档案安全。二是要建立档案网站以便于群众方便及时地了解档案信息动态，利用电子信息检索方便查阅，更好地提高档案利用效率。三是在档案利用工作中，不应只满足于等待利用者上门的被动服务方式，应该变被动为主动，积极地为利用者提供热情、周到的服务。四是进一步增强档案服务意识，提升服务能力。为了满足群众对档案的利用需求，档案工作人员要灵活机动地拓宽服务范围，积极将档案资料分门别类，围绕镇党委和政府的中心工作从利用者角度出发，搞专题档案汇编，并装订成册，让宝贵的历史资料更好地发挥它的重要作用，为乡镇的发展提供更优质高效的服务。

总之，乡镇档案工作在乡镇机关工作中还是一个比较薄弱的坏节，希望能够引起领导足够的重视，把档案工作列为重要业务之一。不断地改进和提高业务水平，切实加强乡镇档案开发利用工作，提高档案工作服务效能，使档案工作在乡镇建设中发挥其应有的作用。