浅谈高中学校档案管理与工作效率的提升

马文利

摘 要：对于高中学校来说，做好档案管理工作有十分重要的现实意义。本文对高中学校档案管理存在的问題进行简要的分析，并针对性的提出提升学校档案管理工作与工作效率的方法，从而为档案管理工作的开展尽绵薄之力，希望对一线档案管理人员来说有一定借鉴意义。

关键词：高中;档案管理;效率

学校管理工作的重要内容之一就是学校档案，学校档案见证了学生在校期间的各方面表现，是学生将来步入社会的宝贵资料和财富。目前传统的档案管理理念和方法已经不适用于信息时代的发展要求，所以需要急迫的进行改革，提高高中档案管理质量，增强校园运行水平，这有利于学校的长期稳定发展。

1 高中学校档案管理与工作问题

1）对档案重要性认识有待提升。受传统教育理念的影响，高中学校的注意力一般都是放在提高学校重点本科升学率方面，而对学生的个性化发展没有投入太多精力，缺乏对档案管理作用的认知，对档案重要性认识有待提升。高中档案主要是记录了学生在高中期间的各种表现和成绩，例如学生的学业情况和有关思想道德品质方面，这对学校管理和开展教学活动有促进作用。在实际高中学校档案管理过程中，部分学校并没有对档案管理工作给予高度重视，导致整个管理工作处于滞后状态，人力、物力以及资金投入力度也比较小，这些对于高中档案管理工作今后顺利开展都是十分不利的。

2）缺乏完善的档案管理制度。高中学校大多都在长期的工作中建立起了基本的工作制度，但一些制度由于没有及时更新，已经无法满足工作的需要，与当今的工作实际相脱节。当今对于学校档案的管理已经基本实现了现代化，因此，就应建立起有关信息化档案管理的机制和规范。但从实际来看，一些学校还没有做到与时俱进，没有跟随工作的调整来建立相应的制度，因此，一些工作环节仍处在没有依据的状态，不能有效地防范一些问题，影响了工作开展的实效性。

3）各部门配合度较低。对高中学校的档案管理工作进行分析，可以发现大部分学校会将档案管理工作交给学校的档案室开展，这在很大程度上，会使学校其他部门人员并不明确档案管理工作的内容和重要性，还会认为档案管理工作只是档案室的问题，一遇到与档案管理工作相关的任务就会移交给档案室，从而无法默契配合档案室完成档案管理工作，这就使得其他部门人员在工作中对档案管理工作呈现出漠不关心的态度。从档管理工作的实际情况来说，这一工作本身就具备了很强的系统性，这一系统性对各部门的配合度有着很高的要求，需要学校的各个部门共同努力做好相互配合，才能保障档案管理工作的稳定发展。

4）存在管理人员匮乏的问题。在当前由于不少的高中学校并不重视档案管理工作，因此档案管理岗位上有很多兼职人员，这些兼职人员的管理专业能力比较差。而兼职人员主要由校外大学生或者校内的任课教师所担任着，这些兼职人员不仅缺乏专业的管理知识，还难以全身心的投入到管理工作当中，只是简单的完成一些档案的挑拣工作，无法做好细致分类工作，从而会影响到档案管理的效率与质量。

2 高中学校档案管理与工作效率的提升

1）提高档案管理工作意识。对高中的档案管理工作进行分析，可以发现当前有许多档案管理部门和学校领导以及高中教师本身所具备的档案管理意识并不高，重视程度也比较低，这在一定程度上成为阻碍档案管理工作效率和质量提升的重要因素之一。由此可见，学校想要提升档案管理水平和工作效率，就需要提升教职工的档案管理意识，而档案管理意识主要包括了服务意识和进取意识以及开放意识，从这些方面对教职工进行培育，以此来激发教职工对档案管理工作的支持和热情，为档案管理工作的顺利开展起到推动作用。对此，学校可以采取宣传的方式，对档案管理的意义进行宣传，让教职工正确了解档案管理工作和档案的重要性，让教职工认识到档案如果出现丢失和残缺的问题后，会对学校和教师以及学生带来哪些损失，通过普及知识来提升教职工对档案管理的重视。

2）提升档案管理工作人员的专业技能。在信息化时代下，档案管理工作也要紧跟时代的脚步，积极将信息化技术应用到档案管理工作当中，以此来提升档案管理工作的效率和整体质量。这时学校就需要提升到管理人员的专业技能，只有这样才能充分的将信息化技术的价值发挥出来，对此，学校要提升重视力度，通过加大培训和严格招聘与定期考核等方式，提升档案管理人员应用信息化技术的熟练性和专业性，只有这样才能从整体上提升档案管理工作的效率和质量。档案管理工作对工作人员有着多方面的要求，不仅要具备专业的技术应用能力，还要具备缜密的思维和良好的职业道德，在明确要求的基础上学校才能有方向的培训和招纳工作人员。在信息时代下，通过建立并完善信息管理系统，将这一系统应用到档案管理工作当中，可以真正实现文件的生成和传送的一体化管理当中，这在很大程度上大大减少了人工的工作量，省去了文件打印和装订以及粘贴的工作环节，还有效降低了纸质资源的浪费，对学校来说有着节省成本的好处。并且应用信息化技术，还能够随时随地的对文件进行操作，实现快速检索和插入，这对提升工作效率与质量有着很大的帮助。在明确信息化技术应用优势的基础上，相关管理人员就需要通过努力学习，来提升自身应用计算机的能力，通过利用计算机技术对文本档案信息进行电子加密，为学校和用户提供更好的服务体验。

3）完善管理制度，提升档案管理的规范化。管理制度是保障管理工作规范发展的重要依据，通过完善管理制度，让管理的各项工作能够有法可依。对此，学校与档案管理部门要建立在自身实际情况的基础上，对档案管理制度进行完善。在完善档案制度的过程中，还需要根据国家的相关规定，对档案管理的工作制度和规章制度以及日常管理制度和奖惩制度进行完善，以此来确保管理制度内容的详细和具体，在档案管理制度中要明确档案管理人员的职责范围与工作目标。除此之外，学校还需要完善归档制度和收集制度，更加严格化的开展档案收集工作，以此来确保档案材料具备利用价值。例如：在档案管理工作当中，管理人员要做好定期检查档案的工作，这一检查工作主要包括保证管理室的整洁和干净，对进出人员进行严格登记和把控，以此来确保档案信息的完整性与保密性。学校通过完善档案管理的规章制度，来提升档案工作的规范化，只有这样才能从流程上提升档案管理工作的科学性与严谨性。

4）加强部门之间的联系，以此来提升档案的利用率。对档案管理工作来说，主要包括档案的收集、分类和装订以及后期的管理工作等等，而这些工作都需要学校的多个部门共同完成的，对此，学校要设置相应的专职档案员，来负责完成各环节的内容。而当前学校的管理工作呈现出部门之间相脱离的现象，这一现象会直接影响档案管理工作的效率和审核力度。对此，学校要加强部门之间的联系，通过多个部门的良好配合，提升部门之间的默契度，这样才能提升档案管理工作的效率和档案的利用率。

3 结语

档案工作在一定程度上直接影响了高中学校的稳定发展，对此学校要提升对档案管理工作的认识和重视，通过完善管理制度、努力提升档案管理人员的综合素质、创新管理方法，来提高档案管理工作的效率和整体水平。除此之外，还要积极将现代化技术应用到档案管理工作当中，以此来提升档案管理工作的信息化和规范化，推动档案管理工作朝着新方向不断前进。

参考文献

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