办公室文书档案收集及归档工作管理措施研究

徐裕华

摘 要：从机关事业单位的发展状况进行分析，办公室文书档案收集管理工作有着其不可替代的重要作用，关系到了机关事业单位的健康发展，特别是我们社保局这一特殊部门，关系到参保人工伤保险、养老保险、失业保险、生育报销、办理退休等切身利益的问题，为领导决策及工作提供借鉴和参考作用。办公室文书档案相关管理工作是机关事业单位在开展后续工作的基础，要求机关事业单位日常工作时，对所有的文书档案进行有效的收集与归档，了解在日常工作不同工种的工作的目的以及工作的方式，加强文书档案的相关管理工作，提高文书档案在当前应用的整体效果。

关键词：办公室文书;档案收集;归档工作;管理措施

现阶段提高办公室文书档案收集管理工作的整体质量与效率，对单位发展而言有着十分积极的影响，需要领导加强对所有工作人员的管理，并且加强提高对办公室文书档案收集管理工作的重视程度、规范其管理方式，利用现代化的信息技术改变传统的工作态度，促使所有工作人员在日常工作时能够以一种积极向上的态度工作，提高工作的整体效益，同时也能够让人们感受到办公室文书档案存在的积极影响，提高文书归档、收集的整体质量。

1 提高档案人员对文书档案收集与归档工作的认识

1.1 针对相应信息资源提供者

部分档案人员对管理工作认知不足，相关观念欠缺，导致档案人员的专业素养难以提升，当前需要通过不同的方式提高办公室文书档案工作人员的工作意识，了解在新时期、新的历史条件下，有关文书档案收集与归档工作的全新工作要求。第一，应明确不同信息的提供者是谁，在文书档案中及所有内容需要简洁明了，并且信息真实可靠，保证所有的信息都能够及时的查阅、及时地应用在其中，要求所有资源提供者在最初提供相应资料中所包含的数据以及事项等内容，做到真实并且可靠。并且要求所有的信息资源提供者拥有积极主动的思想，能够认真的配合档案人员的工作要求，提供相应的资源。第二，文书档案的收集管理人员也应该了解到自己在实际工作时去工作的重要性，明确工作中的工作要点以及工作内容是什么，要求所有办公室文书档案收集管理人员需要向提供者科普档案收集，以及当归纳的基础流程，并且告诉提供者其工作的重要性。要求提供者所提供的檔案是真实有效的，是能够满足办公室文书档案收集归纳管理需求的同时，需要设置相关的管理标准，根据不同部门工作人员所提供的资料进行深度分析，严格按照工作人员提供的资料进行进一步的落实与管理，分析其资料存在的重要意义，了解资料中的内容是否是真实的。如果资料存在虚假或者是残缺的状况，办公室文书归纳管理者可以直接对提供者进行批评，或者选择惩罚措施，追究相应的责任，如果所提供的资料是正确的并且真实的则可以进行褒奖。促使文书档案能够始终满足机关事业单位在开展相应活动时的活动需求，给予活动一定的参考意见。

1.2 针对负责文书档案收集与归档工作的领导或工作人员

办公室内文书归档收集工作人员，除了需要着重了解文书收纳与归档的内容，以及具体的步骤，明确自己的工作，了解自己在实际工作目的以及工作意以外，还需要领导者加强对这一方面的管理。由于有部分领导人员并不认为文书收纳归档十分重要，导致在工作中档案员粗心大意，档案人员的工作态度也难以满足文书归档收纳的实际需求。例如2016年社保局局长找档案室需要紧急查询多年前的一份“有关解决困难企业职工医保问题”的文件，我在电子系统怎么都查询不到，最后按照年份拿出文件，按目录表逐一查询，最终在其中一盒文件中找到。这件事让我记忆深刻，由于档案员的失误一份重要文件没有录入信息，为查询工作带来麻烦，也降低了工作效率。为此，需要通过以下两种不同的方式，提高文书办公室文书档案收集归纳的整体效果：第一，在文书档案归纳与收集的过程中，应明确所有内容的职责划分，并且了解每一个人所承担的工作责任，做好岗位的划分，才能让档案人员在日常工作时，其工作质量得到提升。对所有办公室文书档案收集、归档人员上岗之前需要进行基础培训以及相应的考核，只有考核质量达标，并且培训效果好才能让其上岗工作，需要在上岗之前能够准确的了解到自己在日常工作时其工作的整体内容、工作的相关步骤，并且在了解之后安排任职，从最初就尽可能的避免观念的欠缺，或者是由于能力欠缺而导致办公室文书档案收集质量较差等一系列现象的出现。第二，相关的领导人员更需要做好职责的划分，在日常工作时需要了解工作存在的工作的意义，可以对所有档案人员进行不定期的抽查，明确其在工作的过程中是否存在着误区，或者是工作质量较差工作不能够满足实际需求等一系列的问题。进行抽查时，还需要对文书档案进行收集、归档工作，抽查不合格的文书档案，重新进行返回要求其按照办公室文书档案的收集规定进行工作。如果档案人员出现了高频率的失误，比如说在文书档案中存在着非常明显的归纳错误需要直接对其进行处罚，如果造成了非常严峻的后果，则需要对工作人员直接进行开除处理。

2 需求结合当下科技发展，对文书档案收集与归档工作方式进行优化改良

现代化经济的飞速发展，办公室文书档案收集与归纳工作的质量得到了提升，但是从现阶段我国部分办公部分单位或者是机关事业单位而言。在进行文书档案归档与收纳时，仍旧以人力资源为主导，并没有使用现阶段的信息化工作，导致工作过程中，工作量较大，并且档案人员所需要承担的工作内容较多，导致工作人员的收纳和归档效率较低，存在着一定的人为失误率。人为失误率虽然可以降低，但是确实不可避免的，落后的文书档案收集与归档工作，一定会导致机关或者事业单位在日常管理时，其管理质量下降。为此，在当前需要结合现代的科技发展，紧紧的跟上时代发展的潮流，对文书档案管理工作的理念进行优化与创新。随着现代化技术的飞速发展，互联网技术与云技术都可以将其进一步应用在文书档案收集与归档工作中，利用该技术提高工作的整体质量，并且将该技术引入到文书档案的收集与归档。对现存的工作方式逐一的进行改变，提高所有档案人员在工作时的工作质量与工作效率，减少工档案人员在工作中由于收集档案的质量较差，导致失误率越来越高等一系列问题，同时还需要降低在互联网时代下档案人员不熟悉互联网的内容，无法进一步的提高互联网的使用效果等一系列的问题，明确互联网存在的意义，了解如何进一步地使用互联网进行办公室文书档案的收集管理，促使办公室文书档案的数据管理质量更佳，更能满足现阶段办公室档案管理的实际需求。特别是利用互联网云技术进行文书档案的收集与归档工作，由于其本身可以存储大量的文书档案，并且并不占用空间资源和纸质资源，只需要调动相关的档案，通过密码账号登录云端，可以随时随地的将档案内容调出，满足现阶段办公室文书档案收集管理时的整体要求，并且让整体的过程更加简单，收集的速度更加便捷。总体而言，利用现代化科技，能够将办公室文书档案收集归档质量更佳，并且提高文书档案的收集管理质量，无论是在收集分类、后期调用等，相比于传统的人工管理方式其质量都更好。

3 对档案管理体系进行逐步完善

在进行办公室文书档案收集与管理体系中，主要可以通过两个不同的方面进行管理，提高办公室文书档案收集的整体质量。

3.1 对人员管理制度进行完善

办公室文书档案收集与归档工作中涉及了整个单位或是机关内所有的部门以及档案人员，需要对各股室门以及档案人员进行科学的管理，保证在档案收集时可以根据各部门的实际需求将档案数据管理质量得到提升，而加强对档案人员管理制度的完善。其目的是结合现阶段不同股室与档案人员工作的实际状况，确保该工作制度的可行性，同时提高工作的整体效益，在实际工作中要求档案人员管理制度完善，注意以下两点：第一，对所有档案人员的工作内容以及职责进行明确的划分，由于部分的部门存在着一个岗位对应多个工作人员的情况，一旦出现问题，工作人员相互推诿责任的现象或者是一个岗位的内容与职责并不清晰，在划分时相对含糊造成了职责不明，最终都会影响到办公室文书档案归纳管理工作的工作效益，甚至会对机关事业单位带来负面的影响。第二，档案人员在实际工作时，缺乏对工作质量的整体考核要求，无论是对办公室文书档案归档、收集，或者对档案人员进行考核，对局内的其他工作人员定期进行考核，都需要将考核的结果放入到文档中，帮助管理者了解其整体的工作效益与工作状态，一旦发现工作质量较差的情况，则需要与其进行沟通，并且提高整体管理的效益，而工作质量优秀的档案人员，对其进行一定的奖励。

3.2 对文书档案管理制度进行完善

对于现阶段文书档案管理制度进行进一步的完善，其目的是确保在文书档案管理中所有的内容都是正确的、可靠的，并且通过加强对所有档案人员的专业管理，能让档案人员了解到办公室文书档案管理收集的工作意义，如何进一步提高其工作状态。要求管理者定期在单位内开展相应的培训制度，加强对办公室文书档案收集的重视程度，让档案人员能够感受到管理者对其的关怀，并且主动、自发的学习有关办公室文书档案管理的相关内容。进行档案归档时，还需要明确其归档的范围，并且提高归档的整体质量，通过对办公室文书档案收集、管理，降低在文书档案收集管理时的难度，同时也可以提高文书档案收集管理的整体质量，促使文书档案使用效果更佳。

4 结语

综上所述，文书档案管理工作在现阶段能够直接反映出社会活动或者是机关事业单位在日常经营管理時的整体管理状态。对单位而言能够提高信息的收纳效果，并且在不同时期下可以直接将以往的工作经验调出来，帮助管理者分析未来的发展方向，了解到行业以及市场的发展规律，促使该事业单位的发展质量更佳。

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