基层事业单位档案管理现代化实现策略探究

摘 要：事业单位档案管理工作高效运行，可以促进事业单位各项工作有序开展。随着我国信息技术的高速发展，单一的档案管理方式已经不能符合当代的发展，档案管理工作朝着专业化和数字化发展。基层事业单位档案管理应该充分结合信息化和数字化技术，加快档案的现代化管理进程。

关键词：事业单位;档案管理;现代化

档案是对历史的记录，完善档案的管理，可以促进社会事业进一步发展。如今，我国基层事业单位在不断完善人事改革，做好档案管理工作，可以推动基层事业单位的进一步发展，使事业单位顺利的转型。随着信息技术的发展，档案管理工作中应该本着智能化和数字化的理念，在档案管理中与时俱进，才能实现基层事业单位档案管理现代化水平。

1 档案管理现代化内涵

档案管理现代化主要指的是基层事业单位在档案管理中采用现代化的技术，坚持以科学理念为支撑，将现代化的管理方式应用在档案管理中。将先进的设备作为载体，使档案管理效率得到逐步提升，逐步淘汰传统的档案管理方式，将智能化信息化理念应用在档案管理工作中，使档案管理实现系统化和定量化的管理，满足经济发展的需求，更好的促进事业单位的改革，为档案的使用提供便捷。

1）档案管理虚拟化和无纸化。随着信息技术和计算机技术高速发展，在档案管理工作中信息技术已经相当普及，档案管理不仅仅采用纸质保存的形式，也可以采用电子化保存方式。通过信息技术和互联网技术的高效应用，档案管理实现了无纸化特征。在档案存储中可以采用电子化的存储方式，从而提升了存储效率，有效地防止档案丢失或者破损，传统的档案管理方式已经被彻底的革新。信息技术的高速发展使档案管理工作更加便捷，也有助于人们对档案的查找与使用。随着互联网技术的高速发展，档案管理工作可以充分采用网络技术，从而节省了档案存储的空间。近年来基层事业单位实现了高速发展，档案资源非常丰富，如果还是采用传统的纸质档案管理的方式，会消耗极大的空间。通过虚拟化档案管理可以节省大量的空间，也为人们查阅档案提供了很大的便利。2）档案管理数字化和缩微化。随着摄影技术的高速发展，数码摄影技术开始普及，被人们认可，在档案管理工作中也提供了更好的思路，为档案管理工作提供了技术支持。信息技术和摄影技术的高效发展，可以将传统档案管理方式革新。档案不仅仅可以采用文字记录的方式存储，也可以采用图像，将图像直接转化成电子文件，结合缩微摄影技术，因此档案存储只占据极小的内存。通过互联网技术的高效应用，在计算机上就能完成数字化的高效档案检索，改变了传统档案管理中占据库存大，检索效率低等困局，有效地防止纸质版档案破损丢失等问题，提升了档案保存的年限，使档案材料实现图文并茂。3）档案管理的市场化、社会化。档案资料存储是对社会发展和事业单位发展的记录，在历史发展进程中起到信息存储的作用，是十分珍贵的信息资源，其具有不可再生特征。档案资源的社会化管理可以提升人们对档案的保护意识，通过完善的市场化运作可以实现档案的共享，进一步完善档案资源的开发，使档案的价值得到充分发挥。

2 基层事业单位档案管理现代化面临的困难

1）设备和技术不齐全。基层事业单位在档案管理工作中不能实现现代化，主要原因在于设备和技术不够齐全，要想实现档案管理现代化，就应该完善硬件设备的投入，从而使硬件设备非常完善，才能确保档案管理现代化顺利实施。如果档案管理工作中硬件设施不齐全，那么在档案管理工作中就会存在混乱的情况，管理工作不够顺利，后续的档案管理工作不能正常的落实。因此基层事业单位要实现现代化档案管理工作，就应该健全技术设备，从而为现代化档案管理奠定良好的技术基础。2）档案管理人员操作规范性有待于提升。基层事业单位在档案管理工作中，管理人员还是采用传统的档案管理方式，对于现代化设备和技术不够了解，不能熟悉的操作现代化设备进行档案的智能化和数字化管理。基层事业单位档案管理人员年龄比较大，他们接收新鲜事物的能力有待于提升，对于现代化技术的操作不够熟练，缺乏相关经验，对于重复的档案管理工作不具备积极性，导致基层事业单位现代化档案管理工作存在一定的困境。

3 基层事业单位档案管理工作存在的问题

1）档案管理制度有待于完善。基层事业单位在档案管理工作中不能实施完善的档案管理制度，仅仅是采用档案号进行档案的分类与收集，但是档案中个人信息编号存在不一致的问题，直接对档案管理的实效性产生很大的影响。档案管理人员对档案管理工作不够积极，不能充分认识到档案管理工作的重要性，在工作中不够认真，不能对档案信息进行多次审核，甚至会出现档案丢失和破损的问题。在档案调取方面效率非常低下，通过人工档案管理的方式，制度也不够完善，在档案管理工作中可靠性低。2）整理档案的工作效率有待于提升。基层事业单位的档案非常繁多，人工操作的效率有待于提升。由于每一份档案都要经过多次审核，通过反复的对照，才能确保档案的精确性和完整性。尽管现代化技术已经开始在基层事业单位中普及，但是基层事业单位档案管理人员还是采用传统的操作方式，不能熟练的使用现代化技术，导致档案整理工作的效率非常低下。3）档案管理人员工作积极性有待于提升。在基层事业单位档案管理工作中，管理人员重复着每一天的工作，他们的工作积极性不高，对于自身的工作不够认真。随着时间的推移，有的档案管理人员已经从事这项工作几十年，就容易出现麻痹大意的问题。档案管理人员的责任感和工作使命感比较低，导致档案管理工作质量低下。

4 基层事业单位档案管理现代化实现策略

1）完善档案检索体系。高校的档案检索体系在档案查阅与管理中可以发挥很大的价值，随着科学技术的高速发展，档案管理工作形势发生了很大的变化。通过专门的软件进行档案检索，对档案进行分类，完善档案的分类标准，从而提升了档案检索的便利性，改善档案管理的效率。2）将计算机技术应用到档案库房管理中。随着网络技术和计算机技术的高速发展，基层事业单位进行档案管理工作中，应该建立完善的管理系统，对档案管理进行动态化的监控，完善档案管理的环境，对库房的湿度和温度进行有效的测控。借助数字化的档案管理方式，从而使档案库房管理更加得当，有效地保护档案，防止档案破损。3）完善档案业务的辅助工作。基层事业单位的档案管理工作流程非常繁琐，要通过档案收集、整理、鉴定和存储等，因此基层事业单位在档案管理中应该明确整个流程，从而对档案管理业务进行细分。通过各项辅助工作，提升档案管理的实效性，确保档案管理人员按照要求执行与操作，提升档案信息的真实性和完整性。4）充分结合电子技术，实现无纸化档案管理。基层事业单位档案管理工作中应该朝着无纸化方向发展，通过现代技术建立档案管理数据库，使档案管理工作更加精准，简化档案管理繁琐的流程。通过各类影像和图像资料的统一和规范管理，确保档案数据得到迅速的读取。档案管理中应该完善权限管理，从而提升档案的安全性。5）完善事业单位档案管理网络体系。基层事业单位档案管理工作中应该建立完善的网络体系，从而使档案管理工作朝着现代化管理模式的发展，满足档案管理工作的要求。单位内部应该结合自身的发展，确保网络全面覆盖，进行档案信息资源的收集与管理，提升信息的共享效率。

5 结语

基层事业单位在档案管理中，应该采用现代化的管理方式，革新档案管理理念，才能跟上时代的步伐，使档案管理工作更加有序。合理的档案管理，才能促进基层事业单位长远发展。

参考文献

[1]刘长城.浅析我国基层事业单位档案管理现代化实施策略[J].民营科技，2016（01）：116.

[2]廖媛.基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析[J].现代经济信息，2015（13）：98.

[3]张克非.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].理论观察，2014（05）：125-126.

作者簡介

梁珊珊（1983-），女，汉族，广西省玉林市，本科，中级和档案管理工作，广西壮族自治区畜牧研究所