如何提高城建档案的利用效率

杨琳

摘 要：城建档案在城市经济建设中，不仅具有现实的依据作用，还具有历史的考查和凭证作用，而城建档案利用工作是城建档案工作的根本目的和永恒主题。城建档案的形成又有其特殊性和专业性，因为各种各样的问题，使查阅利用工作效率始终无法大幅提高。城建档案管理部门应该积极响应时代号召，认清局势，加强基础建设，发展网络化服务能力，进一步提升城建档案的利用价值和效果。

关键词：城建档案;利用效率;措施

1 城建档案管理工作的重要性

城建档案对工程建设、城市改造等硬件建设内容进行了记录，同时也体现着城乡面貌、居民生活变化，与城市文化的形成密切相关，所以城建档案有着极高的社会效益和经济效益。管理和利用好城建档案是功在当代、利在千秋的大业，尤其在新常态下，我国建设工程质量采用了终身责任制，使得城建档案的价值更加凸显出来，其重要性主要体现在以下几个方面：

1）建设工程档案是工程建设的真实写照。城建档案中详细记载了工程建设各项活动，所以真实的、全面的反映了工程建设情况，如果建设工程出现质量问题，通过城建档案中相关内容可以追究相关企业和责任人的法律责任。其次，加强建设工程档案管理有利于提升工程管理质量。建设工程档案管理作为工程质量控制的重要手段，需要对整个施工和建设环节进行监管，而工程档案可以详细记录工程的开展情况。从另一个角度讲，工程档案的文字内容也是加强工程质量的关键手段，在档案管理的实际工作中，每一份档案资料都可以起到质量检测的作用。

2）城建档案是避免出现贪腐的有效途径。不论是工程维修、改建、扩建，还是灾后重建、违章建筑查处，借助城建档案资料可以起到监管作用，让资金动向得到监控，所以人们要对城建档案的价值充分了解，进而对这项工作的开展提供支持。

2 当前城建档案管理工作存在的问题

1）管理人员的综合素质较低。在信息科技飞速发展的今天，我国需要在城建档案管理工作中融入信息化技术，这无疑对我国的档案管理人员提出了更高的要求。但是现阶段我国相关工作人员的专业技能与综合素养较低，思想传统，没有具备先进的檔案管理知识和计算机操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了档案管理效率。

2）档案管理的配套设施不完善。目前，许多城建部门没有意识到信息化技术对档案管理工作的重要性，因此没有引进先进的计算机等设备。档案管理软件也较为落后，在进行档案管理时，仍然以单一的管理模式为主，在一定程度上降低了档案管理的准确率。并且随着时间的流失，纸质档案也容易出现丢失、破损的现象，这就使得档案管理的数据出现失真的现象。

3）档案管理体系不完善。目前，由于城建档案管理体系不完善，所以在具体的城市建设中无法发挥其应有的价值，对档案管理工作的开展缺少相应的指导，这样逐渐会对档案管理工作者失去约束作用，导致档案管理人员出现懒惰、散漫等现象，甚至出现档案堆积如山、岗位缺失、岗位交叉的不良现象。

4）档案管理制度不健全。由于有关城建部门缺乏管理力度，再加上存在部分人员对档案管理工作的不重视，造成了档案管理工作的松懈。因为档案管理制度的不健全，在管理过程中没有专门的管理人员，借阅人没有进行相关登记手续，也没有留下联系方式，让一些核心档案不能在借出后的第一时间进行收回，都散落在借阅人手中或者是丢失，久而久之资料开始出现破损、缺页的现象，更有甚者一些人员在借阅档案时，会对档案内容进行私自涂改，使得档案管理的应用价值无法得到体现，这些现象都使得城建档案开始变得不完整。

3 提高城建档案利用效率的办法

1）加强档案管理人员的人才队伍建设。加强城建档案人才队伍的建设以及城建档案人才培训工作。档案管理人员应尽可能地熟悉城市建设工作的业务知识，做好城建档案的岗位培训工作，提高岗位实践能力，强化城建档案管理人员的继续教育工作，通过进行继续教育，确保档案管理人员对馆藏档案有充分了解。对于城建档案的组成结构、归档范围及组卷顺序、库房的排架规律，各种设施设备的正确使用都了然于心，工作起来才会得心应手。

档案管理人员要有积极的心态、充沛的精力才能适应繁琐的工作，才会在接待查询人员做到“微笑服务、耐心对待”，才能在查阅时保证耐心细致，不遗漏任何线索，提高查档的准确率，让查询利用人员感受到工作人员的热情与礼貌。同时，档案管理人员要具备一定的文化素养和较高的交流能力。查阅利用是城建档案馆的对外窗口，工作人员面对的形形色色、层次不同的群体，若能“急别人所急，忧别人所忧”，再加上层次分明、简单明了的解说，较高的理解分析能力，会在很大程度上杜绝矛盾的产生，让查询利用人员高兴而来，满意而归。

2）完善查询系统平台。由于城建档案信息管理平台技术上的问题导致查询的速度、调档的准确率跟不上，则要进行平台优化升级以解决上述问题，也可以凭借网络优势实现档案信息资源共享实现快速查阅。积极探索“线上+线下”利用模式，加快推进城建档案利用一体化平台建设，实现在线预约、查询、利用、办理的利用全流程管理;整合自助服务平台，提供包括微信小程序、城建档案利用APP、自助终端等利用渠道，逐步形成“线上办理为主、线下办理为补充”的利用模式，实现“网上办”。虽然面对不懂专业、不懂电脑年龄较大的查档人员来说困难重重，但对于年轻人来说是一件很容易的事，可以根据其掌握的有关信息和专业知识，快速、准确地找到所需档案，在一定程度上也缓解了查阅工作的压力。

3）做好城建档案利用的宣传工作。城建档案的价值，只有通过利用者才能充分体现出来。利用者越多，发挥的作用就越大，社会效益和经济效益越高，影响面就越广。在实际工作中，很多初次利用人员都说费尽周折才知道到城建档案馆就能查到自己所需要的材料，可见让越来越多的人了解城建档案的存在、档案的构架以及能为其解决实际生活中的问题是一项利于民生的益事，所以应加大城建档案利用成效的宣传力度。可以通过媒体、网络宣传，利用一切可利用的宣传平台将城建档案的特殊性和专业性普及。变被动为主动，只有积极主动地服务，才能把“死档案”变成“活档案”。城建档案才能更好地服务于人民，才能保持旺盛、持久的生命力。

4）加大城建档案的收集力度，丰富馆藏量。馆藏问题实际上是一个档案馆功能建设和功能发挥的核心问题，因为档案馆的价值首先在于馆藏的价值。应加大对城建档案的收集力度，必须将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集。将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道。城建档案涉及部门、单位多，内容涉及城市规划、建设和管理方方面面，一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案收集难度相对较小，归集率高。但是对于非建设系统的建设工程档案种类多、数量大，收集难度大的特点，要运用行政、经济、法律等手段，突出重点、以点带面、不断拓展，积极做好收集工作，丰富馆藏量。丰富馆藏包括量的扩展和质的提升，没有数量就无质量可言，没有质量的馆藏，无论数量多么巨大，都难以真正地为城市建设和经济社会发展服务。

4 结束语

城建档案见证了城市的岁月变化，在社会发展和经济建设中发挥着重要作用。社会文明不断进步，城建档案管理工作责任重大。做好城建档案管理工作，增强管理服务能力，为促进城市发展，推动城市建设，积累宝贵经验，有着重大意义。

参考文献

[1]邵野君.浅谈新时期城建档案管理工作创新[J].办公室业务，2018.

[2]汪铃涵.新时期如何创新城建档案管理工作[J].建材与装饰，2018.