档案利用过程中存在的部分问题及相关建议

李平

摘 要：在社会发展过程之中，档案对于整个社会发展具有重要的参考价值，这使得档案资源利用愈来愈受到重视。本文以档案利用为分析对象，首先介绍档案信息资源开发利用的重要性，接着分析了档案利用过程中存在的部分问题，最后论述了完善档案利用的相关建议，以提升档案利用效率，将档案资源的价值充分发挥出来。

关键词：档案;利用;对策

档案可以真实记录社会发展轨迹，在推动社会发展方面发挥着不可替代的重要作用。随着信息化建设步伐不断推进，整个社会对于信息需求会越来越大，而档案作为一种信息资源，它也必然会发挥出重要的作用和价值。档案利用也愈来愈受到关注。

1 档案资源开发利用的重要性

第一，社会经济发展的客观需要。档案资源不仅仅是一种信息资源，它也是非常宝贵的社会资源，档案信息包含有许多重要内容，可以为社会经济发展提供一手资料，因此加强档案资源开发利用十分必要。第二，体现档案自身价值。档案信息的价值具有隐蔽性特点，因此需要加大开发力度，不断挖掘潜在价值。为了最大程度挖掘档案信息资源中的经济效益和社会效益，档案管理机构需要加快档案信息资源开发，使其潜在价值得以充分挖掘，以便可以为社会发展作出贡献。

2 档案利用过程中存在的部分问题分析

2.1 档案利用率有待提升

第一，利用形式相对传统，缺乏创新。目前，很多档案利用都是以事实性利用为主，很少会进行知识性利用，研究型利用更是少之又少。在利用过程之中，由于缺乏科学管理系统，缺乏深层次开发利用，每一次利用都是根据原有目录寻找原始资料，而这种方式使得档案利用效率不高。因此，当前档案利用应当结合信息技术进行改进，这样才能最大程度提高档案利用效率。第二，档案利用形式比较保守。目前，大部分档案利用都是以查询或者借阅方式为主，依旧采用传统服务思维，过于追求保护档案的秘密。在新时期，档案利用可以在法律法规允许框架下探索灵活多变的利用模式，充分挖掘档案潜在价值，提高档案利用率[1]。除了观念保守之外，档案管理机构的网络化设施不够成熟，无法为档案利用提供有效保障，最终也会影响档案利用。

2.2 档案信息化建设滞后

第一，检索体系开发较为滞后。在档案利用之时，档案利用效率与检索工具体系开发存在着非常密切的联系，一套完善的检索体系可以提高档案信息利用效率，可以将相关信息完整呈现在用户面前。但是，当前大部分档案保存机构都缺乏有效检索工具，最终会使得档案服务质量受到影响。第二，数字化程度有待提升。当前，人民日益增长的查询需求和落后网络水平之间的矛盾变得较为突出，很多管理机构的计算机硬件设施不够足，软件设备没有及时更新，甚至有一些档案保存机构只设置有一台电脑提供咨询检索服务。与此同时，当前档案目录体系建设也不够完备，很多目录体系只存在于一级目录之中，二级目录建设相对较少，三级目录建设更是少之又少，使得档案利用数字化进程受到影响。

2.3 网络化进程缓慢

第一，档案网站内容相对稀少。当前，大部分档案网站主要是介绍档案服务部门职责，介绍内部分工，介绍档案查阅流程等相关信息，很少会为用户提供检索工具以及在线查询功能[2]。例如，在某些档案管理机构导航栏中，导航栏中只有单独政务公开内容，而公开内容中主要是包含有部门分类以及在岗人数。第二，后续维护工作进展比较缓慢。在当前已经建成的档案服务网站之中，很多网站长期没有进行有效维护，一些损坏的链接没有进行修复，这也使得档案网站中的很多链接无法正常使用，为用户利用档案信息带来了极大不便。第三，导航栏目设置不够科学。当前，虽然有些网站设置了查询功能，但是查询功能体验度较差，查询所获得的信息都是一些零散信息，没有将信息完整展现在广大用户面前。

2.4 档案馆人员需加强档案利用服务

第一，工作人员档案利用意识不到位。对于任何一件事情来说，工作人员态度对于事物发展都具有非常重要的作用，会影响着事物发展水平。当前，很多档案工作人员并没有认识到档案利用对于整个社会的重要意义，工作人员的档案利用意识较为淡薄，这也在一定程度上影响了档案利用率。在一些工作人员看来，档案只要确保没有丢失即可，根本没有任何档案利用意识，也没有发现档案中所存在的巨大价值。第二，档案工作人员信息组织能力不强。在档案管理工作之中，很多档案管理人员信息组织能力较差，例如缺乏专业检索技能，没有掌握正确的档案分析方法，很多档案文献都没有进行编研。

3 完善档案利用的相关建议

3.1 提高档案利用率

第一，转变服务方式，加强主动型服务。为了增强档案利用效率，档案服务人员需要采用积极主动服务模式，需要抛弃以往坐等上门的消极服务意识。为此，档案工作者可以针对市场需求主动提供服务，可以通过广泛而又深入调研了解不同使用者的真实利用需求，提供多种不同信息利用方式，编撰一体化的检索工具，打造高效检索系统，提高自身主动服务能力。第二，加强服务支撑，提高利用效率。为了提高服务效率，档案管理机构还需要完善各种硬件软件设施。在硬件方面，档案管理机构需要增加网络设备以及电脑配置数量和质量，在软件方面需要进一步开发智能化检索系统，实现数字化信息网络检索服务，提升档案利用效率[3]。

3.2 完善档案信息服务内容

第一，不断丰富检索工具。为了增强档案利用效率，档案工作人员需要不断丰富检索工具，可以根据检索范围、编制方法、功能以及形式等各方面标准来完善检索。例如，根据检索范围，档案管理机构可以分为专题范围、档案馆范围、馆际检索范围和全领域检索范围，以便可以检索出有用信息，为用户提供高效档案利用服务。第二，增加服务内容。为了提高档案利用效率，档案管理机构可以通过技术加强档案内容联系，可以实现档案资源网络化，同时可以设置档案资源网络导航功能，提高数字化检索利用效率，开展各种各样的档案咨询服务。

3.3 加快档案网络化发展步伐

第一，丰富档案利用服务形式。为了满足用户档案利用需求，档案网站除了为用户提供各种在线检索服务之外，档案网站还可以为用户提供无偿打印、无偿下载、无偿传真、无偿转载、订阅等各种各样的服务，以便可以提升档案利用质量。第二，强化网站后续维护工作。为了充分利用档案，档案管理機构需要加强档案网站维护工作，加强网站内容更新频率，同时需要删除错误或者失效的信息，填补空白，提供在线检索服务，以便提升档案管理使用效率。

3.4 提高工作人员专业素养

为了提升档案利用质量，档案管理机构还需要进一步提高工作人员专业素养，加强工作人员利用意识，使工作人员可以主动为用户提供各种各样的利用信息，同时还需要进一步加强工作人员信息组织能力，使他们具有良好档案分析技巧，提高档案文献编撰质量，及时为用户提供高质量信息，方便用户利用。

4 结语

综上所述，为了增强档案利用效率，档案管理机构需要提高档案利用率，完善档案信息组织内容，完善档案网络化建设步伐，提高工作人员专业素养，增强档案利用效率。

参考文献

[1]赵善栋.了解档案利用需求 提高档案服务水平[J].办公室业务，2019（06）：137-138.

[2]华信辉，尚季芳.甘肃省档案馆档案利用述论[J].档案学研究，2019（03）：98-105.

[3]焦丹琼.关于优化档案利用服务工作策略的思考[J].教育教学论坛，2019（35）：92-93.