关于如何做好文书档案管理工作的几点措施

摘 要：文书档案管理是档案管理的一部分，对档案管理起着重要的作用。本文通过对文书档案管理工作的现状进行调查分析，主要在文书档案管理的工作特点、重要性等方面，找到其存在的漏洞与问题，针对这些问题，提出了可行的建议与解决方案。

关键词：工作特点;重要性;存在的问题;解决方案

文书档案管理是档案管理的基础，也是档案管理资源的重要组成部分，文书档案的管理水平直接影响着单位档案管理的质量，一个单位的文书档案的管理水平越高，该单位的档案就越完整，所以说单位档案管理水平的高低，多数是用文书档案的管理水平来衡量的。因此一定要加强文书档案的管理力度，加强档案的完整性，使文书档案得以更加有效的利用，促进社会经济的发展。面对新形势新任务新要求，如何更高质更高效地制定档案管理制度和管理方法成了所有档案管理人员的一项工作目标。

1 文书档案管理工作的特点和重要性

1.1 文书档案管理工作的特点

文书档案管理主要是将业务过程中用到的资料或信息记载在文书内，对其进行归纳收集形成文件，并对这些文件进行合理的科学分类，最后编号存档。在单位的运营过程中，会有很多的业务办理，这些业务会产生很多的档案文件，有些档案文件涉及的范围很广，其中包括了人事关系，业务工程记录，使用过的资料等等。文书档案管理要将这些材料和信息全部用档案记录下来，并且将其分类存档，方便查对提档。为了方便人们对此进行查阅分析，存档前一定要确定文书档案的完整性，并且对其进行科学合理的分类。

1.2 文书档案管理工作的重要性

一是文书工作的性质决定了文书部门加强档案管理势在必行，极为关键，做好文书档案管理工作是大势所趋;二是文书档案管理工作极大程度上提高了查询历史文件和资料的时效性;三是做好文书档案管理是为经济建设服务的有力保障，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。

2 文书档案管理工作中存在的问题

2.1 文书工作与档案管理工作之间存在漏洞

文书工作与档案管理工作同在一个管理体系中，但二者工作职能有所不同：文书工作者更注重文件的整理整合，不注重档案的后期管理，而档案的管理人员则更注重档案的后期保存管理问题，不注重文书问题。由于两者注重点不同，使得两项工作在衔接时存在很大的漏洞，造成整个管理体系的残缺，影响了档案的质量，降低了档案的

价值。

2.2 缺乏对文书档案工作的重视

文书档案的管理工作极其繁杂，但是都是些琐碎的工作，也属于一项办公室职能，因此，单位的文书档案工作一般情况下都是工作人员兼任，使得很多的领导干部没有重视文书档案工作，认为其可以由相关人员兼职，这是一种错误的认知，单位的文书档案工作一直得不到重视和发展，使得单位的档案质量不高，也没有发挥出档案的应用价值。

2.3 缺乏专业的文书档案工作人员

文书档案工作是一项技术含量很高的工作，例如档案信息的真伪分辨，档案资料的分类等，这些是要以专业知识为基础的，这就要求单位必须要有专业的文书档案管理人员，这样才能更好地进行文书档案管理工作。现阶段由于很多单位没有专业的文书档案工作人员，致使档案资料收集不完全，分类不科学，加大了档案管理工作的难度，同时降低了档案的质量。

3 针对文书档案管理工作的问题提出解决方案

3.1 紧密联系文书工作和档案管理工作

档案管理的基础工作是文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无从谈起档案管理的工作质量。因此档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。文书工作人员要加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理;紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理重要资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。

3.2 提高管理人员对文书档案管理工作的重视程度

文书档案管理工作属于服务性质的工作，这就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，单位领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而加大对文书档案管理工作的支持力度，实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。

3.3 提升文书档案管理人员的综合素质

素质的提升，人员的管理是管理的根本。随着信息技术的不断发展，互联网和电子计算机广泛应用于档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，单位领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用互联网进行档案管理工作，实现档案计算机化管理，保证档案工作的技术水平跟得上时代的进步，发挥出档案工作的价值。

3.4 加强相关部门的协同合作

文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。

3.5 加强档案管理基礎建设，改善保管条件和管理手段

档案是各单位日积月累长期形成的宝贵财富，妥善地保管好档案对档案事业的发展尤为重要。因此，要在加强硬件建设、改善保管条件和管理手段方面下功夫。要根据档案保管的要求，尽力改善档案保管条件;建设档案库房，不仅要在面积上满足存放要求，而且要通风良好;购置档案保管所需的档案柜、密集架、档案盒等，做到档案收集整理规范化;及时配备计算机、扫描仪、打印机等相关设备，以适应办公自动化和档案管理现代化的需要，实现计算机检索，提高档案管理的科技含量，改变档案管理手段，提高档案管理水平，为档案的利用奠定良好的物质基础。

4 结束语

党的十九大提出了实现“两个一百年”的奋斗目标。新的企盼、新的形势、新的历史阶段对档案管理工作提出了更高的要求，全面加强新形势下档案管理工作，进一步提升档案管理质量，发挥档案管理工作效益，必将对全面实现社会主义现代化国家发挥积极、重要的

作用。

本文通过对当今文书档案管理工作的现状进行调查分析，主要在文书档案管理的工作特点、重要性等方面，对其中存在的问题提出了建议与解决办法，希望可以促进新形势下档案事业的发展，增大有用信息的利用率。

作者简介

齐晓娟（1980-），女，汉族，陕西西安，大学本科，档案助理馆员，西安市文物保护考古研究院办公室文秘，研究方向：档案管理。