档案管理工作存在的问题与对策

郑义军

摘 要：档案管理工作是企业的基础，有着至关重要的作用。但在目前的实际工作过程中，还是会遇到很多问题，针对这些问题提出相应的解决方案，是确保当前档案管理工作的前提，也是企业能够正常运行的保证。所以，相关企业要做好档案管理工作，为企业的发展奠定良好的基础。基于此，本文主要分析了档案管理工作存在的问题与对策。

关键词：企业;档案管理;问题;对策;分析

1 新形势下档案管理的重要性

虽然国内的档案管理工作有着悠久的发展历史，但现在仍存在许多制约档案管理发展和进步的问题。传统的文件管理工作通常使用手动记录方法对文件进行分类和记录，工作量大，给文件管理人员带来很大的工作压力。受到档案记录材料的制约，档案的保存工作比较困难，档案容易出现损坏的现象，档案的保存工作每年都需要大量的资金和人力的投入。档案的记录主要是为今后的工作提供重要的原始资料和查证依据，但是传统的档案管理查阅困难，难以发挥档案管理工作的真正意义。随着时代的不断发展，特别进入信息时代后，计算机的使用极大地提高了文件管理的效率。人们可以使用计算机来检查和记录文件，从而不断减少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通过计算机进行档案的存放工作，可以减少档案的占地面积，还可以让档案避免遭受到外力的破坏。因此，将信息时代的档案管理工作从传统方式转变为信息化方向是必然趋势，对档案管理的发展起到了巨大的推动作用[1]。

2 档案管理出现的问题

2.1 重视程度不够

当前，一些单位对档案管理工作的重视程度还有待于提高。认为档案管理只是进行对材料的整理，保管好材料，不是单位的主要职能部门，不能够给单位带来经济效益。这些误区的出现，致使单位的档案管理工作得不到足够的重视，这种轻视档案的行为表明了这些人员对档案管理工作没有足够的认识，对单位的发展也是非常不利的。目前，我国尚未构建起有关档案管理的相关法律法规，导致档案管理缺乏有效的法律依据。同时，基于档案多头管理，各有政策，久而久之，势必将导致档案管理背离标准化，进而，使档案无法充分发挥其应有的职能[2]。

2.2 企业档案管理随意性强

因为企业当中各种档案资料的归档及保管统一性不强，导致一些本来应当保存的资料没有被保存，因为归档范围不是十分清晰，保存的期限也不是十分明确，大批量没有任何保存价值或者是没有长久保存价值的资料会被长期保管，让档案管理经营成本大幅提升。档案管理的规范性不是很强，存在随意修改等问题，越到基层当中这一问题就会显得越为严重，甚至还有随意抽取档案资料这一问题，档案鉴定及销毁工作的随意性比较强，这一问题的形成原因是，单位不是十分重视这一问题，也没有制度的限制，因此在这一项工作进行的过程中，自然也就会受到人为因素的影响。

2.3 相应的硬件设施不全

由于档案管理工作不能够得到有效的重视，一些单位对档案的存放设施和办公条件上不能给予更大的倾斜。致使档案的存放随意，没有专门的档案存放条件。而有的单位即使有专门的档案存放地点，但也大多数设置在偏僻处，“六防”设备不配套，由于环境差，会使纸质档案发生霉变，虫蛀等现象的发生，影响档案的完整性。更有甚者，一些单位的档案管理工作连档案管理必备的切刀、统一档案夹等这些最基本的设备的都没有。

3 档案管理工作的对策

3.1 建立健全档案管理制度和机制

结合新形势、新要求，对现有档案管理各项制度进行全面梳理，通过必要的修改、补充、完善，建立一整套适应新形势的档案管理制度。同时，要加强档案管理机制改革，将档案管理工作真正纳入企业基层基础工作考核范围之内，增强档案管理工作的约束力，不断提高档案管理工作的有效性。近年来，为进一步规范、完善档案接收、处理、归档的步骤和程序，做到“全、清、准、快、密”。全：就是确保档案归档率达到100%，不丢失。清：就是做到目录清晰，不紊乱。准：就是档案分类准确无误，不难查。快：就是要求档案管理员能够在3分钟内找到目标文件，不拖拉。密：就是严格落实档案保密制度，不松懈。同时，通过全面梳理以往的相关整理规章制度，重新制定了《档案管理规定》，为加强档案管理、提高服务水平奠定了坚实基础[3]。

3.2 规范化的完成档案管理工作

切实依据本企业实际情况，构建出较为完善的档案管理制度，切实依据文件材料内容开展分类及归档工作，积极在以往档案信息收集方法的基础上进行创新，积极使用事前监控收发文件以及登门寻找等措施，争取可以将广泛收集和重点收集相互融合起来;切实把握时间要求，遵循各种类型档案的形成规律，在适当的时机下进行收集;促使档案资料的收集范围变得更为丰富一些，既应当在实际工作的过程中收集纸质载体，也需要收集其他各种介质的载体。推动档案管理工作向着规范化的方向转变，要求各个档案管理人员在实际工作的过程中，依据现行规章制度中提出的要求，妥善完成档案管理工作。各种类型载体的档案都应当统一管理，为后续档案信息的利用做出保证[4]。

3.3 切实提升档案利用率

在各个企业当中，无论是哪一种类型的档案，其实都有十分重要的价值，可以在实际工作的过程中起到一定借鉴性作用，甚至在某些情况下还会发挥出十分重要的作用，因此企业管理人员在实际工作的过程中，需要纯熟的去使用档案本身的功能，妥善完成档案的维护工作，尽可能让原本死板的档案转变为活泛的资料，更好的在企业发展的过程中提供服务，促使企业获取更多的经济效益及社会效益，最终能够在我国构建可持续发展型社会的过程中，起到推动作用。

3.4 要加强档案管理人才队伍建设

档案管理看似简单，实则是一项专业性很强的工作。要提高新形势下档案管理水平，档案管理人员队伍素质建设是关键。首先，要加强档案管理人员爱岗敬业教育，培育一支真正热爱档案管理工作的、积极进取的专业队伍;其次，要积极开展岗位业务培训，使之掌握熟练的、先进的专业技术知识。为此，企业要结合实际制定档案管理人员培训规划和实施方案，帮助其不断提高业务水平，特别是要使其随时掌握适应新形势需要的现代化科技手段和先进的档案管理方法，系统地、有计划地提高档案管理队伍的综合素质，为加强档案管理提供可靠的人才保障[5]。

4 结束语

企业实际运行的过程中，企业档案是一种十分重要的信息资源，可以在企业实际运行的过程中提供一定參考依据，企业档案管理是企业当中一项基础性工作，其所发挥出的作用，是会随着现代企业制度的构建以及对企业档案的认识不断深化而增强的。新形势之下，企业档案管理工作进行的过程中，怎样才可以将自身的作用充分发挥出来，怎样才可以在企业生产经营的过程中更好的提供服务，是企业档案管理人员实际工作的过程中应充分重视的一个问题。

参考文献

[1]郭骏，姚振，张靖，等.试析新时期信息化国企档案管理工作的创新[J].通讯世界，2018，341（10）：313-314.

[2]张晔红.新时期国企档案管理工作的问题与对策[J].经贸实践，2018（5）：245.

[3]刘鸿鹤.浅谈新时期事业单位档案管理与对策[J].农村实用科技信息，2019（7）：44.

[4]张梅.新时期事业单位档案管理工作创新思路研究[J].现代经济信息.2019：12.

[5]单鹏斌.新时期学校档案管理规范化创新路径研究[J].中国民族博览，2019（12）：253-254.