提高企业档案管理归档率的方法

姚士国

摘 要：规范化、系统化、信息化作为保证新时期档案信息最大化使用效率的基本原则经过深入思考发现因缺乏规范性管理工作，难以保证归档效率，而过于陈旧的制度无法保证各项工作的有序开展。通过全面分析明确应当以完善档案制度为主规范各项操作，以定期开展培训工作为辅助，提高档案归档率，为企业档案管理工作奠定良好基础。

关键词：企业;档案管理;归档率;有效方法

归档作为档案管理的基础工作，整理、鉴别、存储会提升档案管理整体工作质量，为企业长远发展提供有利条件。存储原始记录、及时归档以为企业决策及相关规划提供有效参考依据，为实现可持续发展目标奠定良好基础。

1 企业档案管理归档中存在的问题

1.1 缺乏规则意识

以正确认知提升档案管理效力，客观反映企业在档案管理工作中存在的问题，对于档案管理成效而言，正确意识的建立与其有着十分重要的关系。企业在现阶段的发展过程中依据其实际情况总结发现因未能正确认知归档管理的实质含义，因缺乏对正视与关注使得现有档案管理工作过为单一。除此之外，档案管理人员未以发展眼光看待档案管理工作，而缺乏重视使得档案管理归档工作效率难以保障。

1.2 盲目催收加大规的难度

综合办公室作为档案收发工作的主要部门，只有以相互协调、统筹共进的方式才能保证档案管理档案归档工作的有序开展。而就现阶段而言，未依据企业制度进行收发与催办，使得制度在执行过程缺乏严谨性、工作缺乏严密性。各基层单位的档案文件极为散乱，加剧档案归档难度。

1.3 档案载体形式过多，加大工作难度

越发多元的经济活动及频繁的对外交流，使得档案管理归档工作内容也在逐步增加，而多样化档案形式未得到重视，使得其在工作过程中仅以常规性操作进行处置，而加大档案管理归档难度。

2 提高企业档案管理归档率的方法

2.1 明确目标突破重点 构建交流平台

保障企业经济效益与社会价值作为原始档案的实质，其不仅能够为企业经营决策提供重要参考依据，还能够推动其业务拓展、扩大现有规模，正确理解“管理无小事”的内涵，避免因轻视或忽视造成经济损失。秉承有序管理原则，明确各项工作内容，提升目标规划的合理性与适宜性，预设工作重点、难点，分解日常工作内容，重新整理无序文件，结合现代化管理内容，采取规范操作，保证管理工作质量，节省档案查询时间。在归档、移交工作中历史档案的整理需要设置独立内容，积极与各级部门沟通，提质增效，沟通交流渠道的搭建能够提升整体工作效率，以及时跟踪、公布等方式推进档案管理工作，全面贯彻现代化档案整理方法，明确目标突破重点，以专业技术操作、总结相关经验，营造良好的日常工作氛围。

2.2 完善档案归档制度 围绕增益服务

现阶段，大多数企业档案管理工作者并非专业人员，而这也在无形中加大管理难度，无法保证整体归档效率，完善企业组织架构依据其业务特点内容实现多档案建立制度，以提升整体工作的实效性，以指导性内容优化组织架构体系，只有全面了解与掌握相关内容，明确划分档案文件范围为后续工作提供有利条件。在收集相关文件时应当依据职位及信息输出的不同选择适宜的办法进行处置，为相关活动提供重要参考依据，在档案管理中，档案库存量作为其中的重要问题，只有档案管理部门协同合作才能提升归档率，规范档案管理工作，以推进企业各项工作的有序开展。收集档案、及时整理其中散乱的内容，划分重点与难点，充分了解档案特征，查找其中存在的问题以分批整理、移交的方式优化整体工作。科学的管理方法能够充分调动管理人员的积极性，通过参观学习、共同交流等方式为日常档案管理工作提供指导性建议，整理各级档案时以收集、整理为主总结相关经验，以互帮互助，提升档案管理增益服务效果。

2.3 规范档案管理程序 树立归档意识

贯彻落实档案法规条例開展宣传推广活动，以有效举措全面落实档案管理内容，使得企业工作人员能够正确理解与积极学习相关内容，从而提升档案工作指导效率。除此之外，对于档案管理制度的应用应当依据企业现阶段发展的实际情况及其未来发展方向为主，在岗位责任制制度建立过程中以科学合理为原则，提升整体归档率。另外，还应当形成企业联合机制，通过定时汇报的方式创新档案管理内容，规范档案管理程序，树立归档意识，加大资金投入力度，进一步推动企业档案管理工作能够得到确切落实，提升档案归档率。

2.4 定期开展教育培训 提升业务能力

政治素养作为档案管理工作人员的必备修养之一，其应当在日常工作中积极学习，通过了解与掌握档案管理的实质性内容，提升自身的业务能力。日益多样的档案类型，使得现有档案载体内容也越发多元，而不断变化的档案管理方法与管理途径在无形中加大档案管理工作的难度，而为迎合新时期档案管理需求应当积极学习业务知识，掌握理论性内容，通过学习与锻炼提升自身实践能力。企业定期开展培训活动，通过平台搭建为但管理工作人员提供学习机会，不仅学习新知识还能够深化原有理论基础，进而优化整体技能，提升归档质量，保证企业档案管理工作水平。仅依靠档案管理工作实现理想的归档率是不切实际的，而企业各级部门只有统筹配合，充分发挥沟通连接作用，实现资源共享，以保证其业务方向的正确性，提升业务能力。引导工作的开展在于知识培训与交流活动，通过定期开展教育培训进一步深化档案管理工作者的业务水平。

2.5 重视管理源头导向 强化指导水平

为提升企业归档率，在档案管理工作中应当监督与管理档案的产生及其实际使用效果，以根源为切入点，对现有工作程序进行优化与完善，提升管理的规范性与严格性。现阶段，内部形成与外部形成作为重要档案所产生的基本渠道，申报材料、合同等内容应当第一时间进行归档，并以严格管理方式提升整体工作的规范性与系统性。归档状况的填写应当在台账表格后方进行备注，针对无法及时归档或超出期限归档等问题，及时调取整理并在第一时间标明原因，使得后续工作能够依据其去向及时间进行处置。档案管理部门在月底时应当核实现有存档状况，依据其实际内容及数量进行筛选与核对，而外部形成档案材料的内容则过于宽泛，只需保证其整体的完整性与全面性，即能够约束及控制文件的规范使用。通过分析、总结、归纳现有数据，提升档案归集的效果[1]。在汇编基础性材料的同时应当及时查阅相关资料，保证其所体现的内容符合现阶段的实质情况，为增强档案管理工作效率重视资料汇编工作，降低因外界因素影响而产生的损失。信息化服务的开设能够提升企业档案管理工作的便捷性，保障整体运营成效，落实档案信息化管理工作提升整体效率与水平保障管理质量。以知识经济为背景，重视信息资源的应用作为现阶段的主要形式，充分发挥知识管理效率，推动企业实现战略发展目标。报告应当以档案管理为基础，重视内容科学性与合理性，充分挖掘档案管理中的隐藏价值，提升资源使用率，保障各项工作的有效性。以信息化、规范化档案管理工作优化企业内部管理效力，树立正确的归档意识，提升档案归档率。完善档案管理制度，合理应用相关措施，提升工作效果，正确认知档案管理与归档的重要性，强化指导水平支持各项工作，以实现信息最大化流通。

3 总结

信息资源以档案为载体为企业经营发展提供重要参考依据。而知识管理作为档案管理的实质，应当在利用信息资源的同时保障其安全性，在开展各项服务时以规范性操作保证信息流通的安全性，提升归档率，熟练掌握档案信息化管理等方式，实现资源共享，为推动企业可持续发展奠定扎实基础。

参考文献

[1]张静.浅析提高企业档案管理归档率的方法[J].办公室业务，2020（05）：113-114.