事业单位档案管理存在的问题及研究对策

李蒸

摘 要：事业单位档案管理工作极为必要和关键，关系到群众利益的维护保障，也关乎事业单位各项事业的推进展开，还与我国档案事业的整体发展和进步存在关联。实践中，各地事业单位采取了积极措施优化档案管理工作，取得了一定的成绩和进步。但事业单位现阶段的档案管理工作仍有欠缺和不足，仍有优化完善的空间，本文对此展开了研究。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;电子档案

1 引言

我国事业单位类型多元，是科教文卫、社会保障等事业的集中部门，这一类型的组织机构经历了不断地改革，实现了发展与进步，也为我国相关事业的进步发展提供了保障与支撑。在事业单位内部，档案管理工作的展开十分重要。通过这一工作的展开，广泛收集各种相关的资料信息，妥善地保管档案资料，并且合理地利用档案，以发挥出档案的积极作用，助力事业单位改革与发展的推进。实践中，受到诸多因素的共同作用和影响，事业单位档案管理的情况并不理想，仍存在许多问题和欠缺。

2 事业单位档案管理存在的问题

1）档案管理制度不健全。档案管理要高效、高质量地展开，需要遵循相应的流程。毕竟从档案的收集整理，再到档案的储存、调取等，涉及了多元的主体，也包含了多个环节，流程繁琐而复杂。因此，要确保每个环节都落实到位，每个流程都能顺利进行，每个参与主体都能严格约束自我，则需要有完善的档案管理制度作为指引。但现阶段，管理制度不健全、执行不到位，恰恰是事业单位档案管理所面临的最紧迫的问题。为了推进事业单位档案管理工作展开，不少单位也制定了相应的管理规章与制度，但这些制度到了执行阶段，往往就会存在难以落实、无法有效贯彻的问题。没有外部的监督，工作人员在规章制度的遵守方面也缺乏约束，积极性不高。

2）档案管理人员素质有待提高。目前很多事业单位档案管理人员的学历水平整体一般，年龄结构偏大，导致知识结构也有老化的现象。在事业单位档案管理推进信息化建设的过程中，复合型人才的缺失，以及专业信息化人才的缺失，都影响了档案管理工作的展开。档案管理对工作人员的能力素质要求比较高。但长期以来，事业单位都没有形成正确的认识，甚至习惯于将档案部门作为“养老”的部门。一些年龄偏大，因身体等各种原因而无法在原岗位上工作的人员，就被安排在了档案部门。正因为如此，在事业单位进行档案管理工作的人员，必然会存在知识上、能力上的不足，甚至还有工作积极性的欠缺，直接影响档案工作效果。

3）档案管理基础设施建设不完善。目前不少事业单位都在不断优化完善档案管理基础设施。空调、窗帘、温度计湿度计、防虫药剂等，都是进行纸质档案管理，营造适宜的档案管理环境所必须要具备的设施，且这些设施应该不断更新完善，才能提供符合档案管理要求的温度、湿度等环境要求，才能避免纸质档案被虫蛀咬，延长档案的保存期限。现阶段，在一些简单的设施建设方面，事业单位所做的工作比较到位，比如防虫药剂时常发放，湿度计、温度计也可随时领取，但在空调等大型的较为贵重的设施完善方面，事业单位所做的不够。很多事业单位购买的设备仅仅是一些基本的设施，一些先进的、性能比较优化完善的设施，仅在部分事业单位才有。此外，设备更新不及时的问题也存在。比如电脑的更新就比较慢，已有的电脑使用多年，软硬件都不够理想，影响了档案管理工作的展开，也降低了工作的效率。

4）档案管理信息化水平有待提高。一方面是档案工作人员意识欠缺，缺乏电子档案管理的能力与经验。事业单位内部档案管理人员，已经习惯了延续长久以来的工作模式和方式来进行工作。尽管现在各行各业已经有了信息化的表现及工作方式，但档案管理人员依然有根深蒂固的传统观念，认为档案应该是纸质的。对于电子档案，工作人员不太信任，不能完全接受。即使有电子档案的保存保管，也仅仅是作为辅助而存在，思想上不够重视。而且档案人员大多没有主动学习信息技术知识的积极性。因此，面对各种各样的先进设备，各种电子归档及保管的方式，档案人员往往是“一头雾水”，无从下手。尽管经过培训掌握学习了一些信息化档案管理的手段，但仅停留在表面，不够深入，导致档案信息化、电子化的程度不高。

3 事业单位档案管理的优化建议

1）规范档案管理制度。规范，是档案管理的必然要求。要体现档案管理的规范化，则要从管理制度建设入手，依托于制度体系的构建，形成完善的管理流程，确保档案管理各环节的高质量展开。做到档案工作的规范化，如实、客观地记录资料和信息，谨慎、有序地保管好各方面的档案资料，才能为下一步档案的利用与使用奠定良好基础，才能助力档案管理工作迈上新台阶。

2）提升档案管理人员素质。在人才引进方面，注重引进复合型的人才。事业单位档案工作的信息化是大势所趋，而电子档案的收集、录入、保管、调取等，都是需要工作人员有相应的专业知识的。加大对档案管理工作的重视，可以在事業单位的招聘环节，增加计算机专业人才的招聘比例，可以优先录取具有档案知识与计算机专业知识的人才。尽可能地提供较好的福利待遇，以吸引人才，为人才引进的实现奠定基础。但同时，他们的能力素质与当下档案管理的新要求又有脱节。已有的培训活动，更多的是理论知识的集中学习，有一定效果，但并不明显。因此可以优化培训的方式，着重通过实践的培训模式，使档案人员掌握更多地电子档案管理方面的知识与技巧，使各项档案工作的展开更加顺利。

3）提升档案管理信息化水平。信息化而产生的电子档案，收集更快速、保管更轻松，占用的空间少，传输的路径通畅。将各类档案以信息化的形式转化成为电子档案，也能顺利实现档案资源的共享。与此同时，电子档案在收集、保管等方面，也面临压力。这也需要事业单位加强人才建设，引进具有计算机专业知识的人才，发挥聪明才干，促进档案信息化管理，发挥电子档案的积极作用。在电子档案管理的各个方面，都应该遵循相应的流程，做到工作的细致到位，避免信息被泄露，使档案管理工作朝着理想、健康的方向持续发展。

4）加大资金投入完善基础设施。增加资金投入，购置先进器械设施。不少事业单位依然是以纸质档案为主的，要优化纸质档案保管的环境，确保温度、适度的适宜，做好防虫、防蛀、防潮等各方面的工作，也需要通过资金的支持，购置引入相应的设施。比如及时更换老旧的空调，确保档案室温度的适宜，及时选取适合的除虫药物等。购置先进的设施，以便于档案扫描、保存等工作的顺利展开。

除了依靠财政拨款，档案管理部门还应该积极拓宽资金的来源渠道，以获得更广泛更多元的资金支持。比如与企业、社会组织等展开合作，获得相关主体提供的资金支持，并助力档案管理工作水平的进一步提升。

4 结论

档案管理是事业单位工作的重要内容。通过档案管理工作的展开，收集整理与事业单位工作、服务相关的各类信息，进行妥善地保管保存，以便在有需要时提供信息方面的支持，以档案的利用，助力事业单位服务的优化，维护保障公众利益。目前来看依然存在一些问题，集中体现为档案管理制度不健全、档案管理人员素质有待提高、档案管理基础设施建设不完善、档案管理信息化水平有待提高等。本文针对这些问题提出了一些建议，希望对促进事业单位档案管理工作优化提升有一定作用。

参考文献

[1]高金宇.档案管理实务[M].科学出版社，2018

[2]夏维邹.事业单位档案信息化管理研究[J].中外企业家，2016，21：198-199.