关于完善城建档案管理工作的思考和建议

谭志强

摘 要：城建档案是城市建设和管理的重要依据。城建档案的管理是否合理直接关乎城市的建设和发展，因此，做好城建档案的管理工作是非常重要的。目前城建档案的管理工作还存在一些不足的地方，需加以完善，从而保证城市建设持续健康发展。

关键词：城建档案;完善

现代化城市建设的进程不断加快，这在无形之中对城市的城建档案管理工作做了要求，需根据实际情况的变化不断完善工作中的不足之处。本文针对城建档案管理工作中出现的城建档案收集不够严格等问题，加以分析并解决。

1 概述城建档案管理

城建档案记录了城市的建设和发展，因而成为城市进程发展的重要依据。建设单位在城市规划、建设及其管理等活动中形成的档案进行收集、整理和归档后，移交至档案管理部门。城建档案管理部门按照国家的相关规定，向社会提供服务，因此城建档案管理是城市建设发展进程中的重要工作。

2 城建档案管理工作中出现的问题

1）部分建设和施工单位对城建档案工作的重视度不高。城市建设工作中不重视城建档案工作的现象普遍存在。部分建设单位没有意识到城建档案的重要性，而是把工作重点放到建设工程的勘察、设计、施工、监理上，从而忽视工程的档案的整理归档工作。因此在建筑工程竣工验收前的档案预验收中，城建档案管理部门应对建设工程档案资料的整理归档工作进行严格监督、指导和验收。

2）城建档案管理机构设置不完善。部分城市仅设有市级城建档案馆，而县区只在建设局设置资料室，存在结构单一和档案质量不高的情况。同时各部门之间分工不明确，缺乏具备专业知识的工作人员，从而导致工作效率低下。

3）收集与整理档案不够严格。有些城建档案工作人员在收集档案时，只收集本地所需的档案资料，造成档案资料的分散。对档案的整理没有统一的要求，造成各地区档案类别五花八门，没有整齐的规范，不利于整个城市城建档案的整合和管理。

4）信息化意识薄弱，档案管理方式相对落后。现在已经是信息化的时代，但有些城市在城建档案管理方面仍然是采用以前手工服务的方法，单一落后的管理方式不仅不能及时获取有效信息，而且浪费人力资源，使城建档案资料得不到有效的开发和利用。

3 解决并完善档案管理工作中出现的问题

1）加强培训和宣传，提高重视度。针对部分建设及施工单位人员对城建档案管理的工作不重视这一问题，档案管理部门可以对相关人员进行培训，以此提高重视度。人是生产力中的重要影响因素，促进人在实际工作中起到积极影响也能够为城建档案管理工作起到重要的促进作用，只有每一个从事城建档案管理工作的工作人员认识到城建档案管理工作的重要性，才能做好每一项档案的收集与整理，从而促进实际档案管理工作的落实。因此，培训提升建设及施工单位人员对城建档案管理工作的重视度就显得尤为重要。

城建档案部门可以不定期组织学习，对建设及施工单位负责资料人员进行培训。在进行培训之前，培训小组要明确培训的目标，提升对城建档案管理工作的重视度和责任意识;培养内容：讲解城建档案管理工作对城市建设和发展的重大意义，开展城建档案业务指导。另外，在城市建设管理中也要加大对城建档案管理工作重要性的宣传。档案管理部门可以编印城建档案利用实例、制作宣传片，通过电视、报纸等媒体宣传城建档案管理工作的法律法规和实用成果，使建设单位充分意识到城建档案管理工作的意义，从而使建设单位能够及时上交工程档案。提升建设及施工单位对档案管理工作的重视程度，完善城建档案管理工作。

2）同时加强城建档案管理机构建设，提升内部员工专业素质。针对城建档案管理机构不完善这一问题，可以加强对城建档案室的建设，针对档案的不同类别，规划出档案的不同区域，并进行分类整理，提升利用档案的效率。加大档案室的经费投入，在档案室内设置防火、防潮、防蛀、通风等设施，同时建立健全科学的管理制度，运用现代化技术手段保护和管理档案，确保档案资料的安全。

3）工作人员要树立主动服务意识。针对建设单位向城建档案馆报送档案不及时的问题，档案管理部门的工作人员要树立主动服务的意识。积极的与建设单位沟通，宣传有关档案的法律、法规，使建设单位认识到建设档案的重要性，及时的把工程档案报送到档案馆归档，并在归档时按照一定顺序对档案进行整理，防止不同类、不同時档案读城建工作产生一定影响。做好各类城建档案资料的接收、保管和利用等工作。

例如，城建档案管理部门可以在建设工程施工过程中，抽调部分工作人员进入施工现场，跟踪项目进度，及时了解情况，指导收集档案资料。在具体的工程建设中，档案管理工作人员要主动参与到工程主体验收、竣工验收等重要的环节中，进行声像档案跟踪采集。对出现的档案资料整理不规范，档案资料不齐全完整等问题，要及时的提出来，与建设单位沟通，使城建档案资料在建设工程完工后，能够及时进馆入库，如果涉及档案更改问题，则应该进行慎重更改，并要将档案改动所涉及的内容进行填充和归档，这是为了档案的更改有据可依，保障档案内容真实性。在档案管理方面也应该遵循国家相关规定，对纸质档案的填写、装订与封存进行严格规范，从而保障城建档案管理工作的有效性和重要性，促进档案项安全化方向发展。

4）加强信息化建设，改善档案管理方式。针对信息化意识薄弱，城建档案管理方式相对落后这一问题，城建档案管理部门可以加强信息化的建设，改善档案管理方式。档案管理部门可以改善以往的管理方式，以信息化的形式向大众提供档案资源，使档案的利用率大大提升。而以大数据方式也能够促进档案的信息录入与档案的后续浏览工作得以快速进行，这样能够保障城建档案管理部门顺利开展其工作，也能够节省工作时间，提升工作效率。

例如，城建档案管理部门可以创建一个城建档案信息网站，建立内部局域网，并配备专门的人员进行管理和维护。首先，可以在网站上征集大家对于档案工作的意见和建议，随后可以根据人们提出的意见和建议细化网站的各个板块。同时，将一些纸质版的档案资料转化为电子版，将其收录在网站中。利用城建档案信息网站面向全社会提供档案服务。在社会档案服务方面，则应该利用关键字检索的方式来帮助有需求的人员进行档案检索，从而提升档案检索速度，与此同时也应该保障档案的真实性与有效性，而在后续维护方面，则需要相关人员进行确实性的维护，从而提升档案管理的安全性，防止第三方人员通过篡改网络数据的方式对城建档案内容进行一定更改，影响城建档案内容的真实性与有效性，并且与其他地区的城建档案管理部门信息相互补充，比如，不同的地区在建设档案的收集、整理、归档的过程中一些好的经验、好的做法进行交流，以此做到资源的共享。加强信息化建设已是大势所趋，城建档案管理部门也要紧跟时代的步伐，不断完善城建档案管理工作，更好地为企业和群众提供高效、便捷、智能化的城建档案服务。

4 结论

本文就部分建设及施工单位人员对档案管理工作的重视度不高;城建档案管理机构不完善;搜集与整理档案不严格;信息化意识薄弱，档案管理方式相对落后等问题加以分析并给出了相对应的解决措施。城建档案的管理工作在整个城市的发展中起着重要的作用，城建档案管理人员需不断完善城建档案管理工作，促进城市持续健康

发展。

参考文献

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