基层医疗卫生系统人事档案管理的现状及分析

高艳芝 郑元凯

摘 要：人事档案作为基层医疗卫生系统内部人才资源的载体，做好人事档案管理工作对于一个基层医疗卫生系统的发展尤为重要。通过人事档案可以证实员工的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，具有原始性、真实性和完整性，是第一手的参考材料。科学规范的管理档案，是衡量一个基层医疗卫生系统业绩与管理水平的重要尺度，是历史地、全面地了解识别人才和正确选用人才的基础，是基层医疗卫生系统人力资源部门选人、用人最好的参谋和依据。

关键词：档案管理;基层医疗卫生系统;信息化

基层医疗卫生系统人事档案管理在很长一段时间延续着传统的手工管理模式，然而随着计算机技术、网络技术和通信技术的飞速发展及普遍应用，加之人事制度的不断改革，这种手工管理模式在很大程度上已经不能满足人们的需要，信息化建设已成为所有基层医疗卫生系统人事档案管理发展的必然趋势。

1 檔案管理的基本含义和意义

1）档案管理的主要含义。从档案管理得劲角度而言，人事档案管理主要是以档案为基础，认真展开收集、整理、保管、统计以及利用的工作。这些资料将会直接体现内部员工以往的经历以及综合表现，以个人为基层医疗卫生系统组合在一起，以备考察的文件资料。一般来说，几乎所有资料都与员工的个人活动有所联系。

2）档案管理的主要意义。卫生院之所以进行档案管理，主要目的便是能够对员工自身的业务能力以及思想水平有所了解，以此为之后的人才储备提供相应的参照依据，进而确保卫生院的人力资源管理更具有效性特点。如此一来，卫生院各项工作的开展将会更具战略性特点，进而推动各项活动顺利进行。

2 基层医疗卫生系统人事档案管理的现状分析

1）对人事档案管理认知存在缺陷。尽管我们国家普遍卫生院对于医疗技术建设有着比较高的重视程度，从而使得医疗质量得到了全面提高。但从实际角度来看，其改造的部分基本上都以基础设施为主，而行政层面的管理工作仍然十分落后。最具代表性的便是对人事档案管理缺乏足够的重视。由于多方面因素存在，我国卫生院并未意识到人事档案管理的意义所在，同时也未能将其和人才建设以及医疗建设联系在一起，进而使得卫生院自身的发展受到了诸多限制。

2）档案管理的方法存在缺陷。当前普遍卫生院在进行建设的时候，往往会将资金成本全部集中在设备层面，而对于信息化建设缺乏足够重视。然而我们国家目前已经进入了信息化时代，互联网技术在多个领域之中得到了应用，因此档案管理同样需要顺应时代发展的要求。但从目前来看，我国人事档案管理的模式仍然极为陈旧，很难满足广大员工的实际需求。除此之外，一些卫生院对档案管理根本不重视，甚至还没制定管理方案，制度也存在较大缺陷，进而使得档案管理缺少足够的规范性和秩序性。

3）员工综合能力较差。档案管理本身属于一项综合性任务，需要员工自身有着较强的知识基础以及实践能力。然而目前我国普遍卫生院内部人才部分是临时聘用，之后再进行知识普及，使得自身管理水平十分有限。如此一来，档案管理工作自然很难达到预期，存在诸多缺陷。

3 解决基层医疗卫生系统人事档案管理工作措施分析

1）提高基层医疗卫生系统领导的重视程度。档案管理工作是一项默默无闻的工作，提高各级领导对档案工作的认知程度，是做好人事档案工作的关键。要做好档案管理工作，必须坚决克服各级领导对档案工作的“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。尤其作为分管领导，要定期向档案管理人员了解员工档案工作情况，并积极帮助档案管理人员在工作过程中遇到的问题，形成“主要领导重点抓，分管领导主要抓，管理人员具体抓”的良好工作环境。

2）开拓材料收集渠道，丰富档案内容。人事档案材料涉及面广，收集渠道多，收集难度大。作为档案管理部门要想系统、完整地收集一个员工的全部材料，用等、靠、要、送材料的方式已经行不通了，一定要变被动为主动，千方百计找材料，想方设法要材料。全面完整地收集材料是做好人事档案管理工作的前提和必备条件。可以从三方面着手：一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止遗漏;二是做好职称评定、年终表彰及员工审查、违纪处分等阶段性材料的收集，确保档案材料的全面性和完整性。同时，还要重点收集反映员工德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高;三是收集能够反映个人职业道德、政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。做好这三点，会使档案内容更加全面完整，使档案的价值得到体现，利用率得到充分发挥。

3）建立完善的认识档案制度。要不断健全和完善人事档案收集制度、鉴别归档制度、查阅制度、档案转递制度、保密制度等，并且认真按照规定的制度和程序办事。档案管理人员要坚决做到“五不查，四不借，三不转”。即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查;四不借，即未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借;三不转，即个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转。只有做到这些，才能有效提高档案的准确性和工作效率。

4）全面提高基层医疗卫生系统档案管理者的素质。做好基层医疗卫生系统干部人事档案管理工作，就必须提升人事档案工作的业务素质，加大对人事档案工作者的培训力度，有针对性和计划性地举办培训班，组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律、法规。通过学习切实提高档案工作水平，培养出一支思想过硬、作风扎实，乐于奉献的综合型档案管理人员。

5）做好人员培训工作。单从卫生院自身的角度而言，为了顺应时代的发展，理应时刻贯彻“请进来、走出去”的基本原则。因此，卫生院可以定期从行业中邀请一些知名人士，针对法律、医疗知识以及业务技能方面进行宣讲，以此完成培训工作。而对于最终的结果，同样需要进行认真考核，以防培训最终流于形式。为了提升人员的积极性，还可以举办档案知识比赛，将最终的比赛结果和员工的绩效考核结合在一起，从而可以使得所有员工自身的积极性得到有效激发，变被动为主动，认真投入到学习工作之中。除此之外，基层医疗卫生系统还需要从实际情况入手，改进早期集中授课的方式，通过分层的模式，促使培训活动变得更具人性化特点，确保其更好地完成知识吸收。

4 结束语

总之，随着我国信息化水平的提高，基层医疗卫生系统的人事档案管理工作需要通过开放化、网络化的管理方式与时俱进，提高自身的综合素质，建立信息化的人事档案管理方式，提高自身的工作效率和质量，更好地为社会服务，以此来提高基层医疗卫生系统的工作质量和效率。同时，作为档案管理者，也应该抓住新时代新机遇，不断创新发展，让基层医疗卫生系统的人事档案管理工作得到更好的提升，全力为基层医疗卫生系统的发展做好服务和保障。

参考文献

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[2]邹平，张永吉.刍议新形势下的干部人事档案管理[J].企业导报，2019.

[3]申明高.基层医疗卫生系统人事档案管理的现状分析和未来设想[J].办公室业务，2016（12）：158-159.

[4]陈富强，牛友倩.基层医疗卫生系统档案管理工作现状及强化措施[C].决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会，2108（5）：45-46.

作者简介

高艳芝（1979-），女，汉族，档案室，本科，档案专业，主任，助理馆员，费县卫生健康局。

郑元凯（1988-），男，汉族，办公室，档案专业，主任，助理馆员，费县芍药山卫生院。