办公自动化环境下医院档案管理探讨

王彬彬

摘 要：医院档案管理是医院运营管理的组成部分，档案管理质量与效率的高低，将会直接影响到医院的发展。由于医院档案记载的是有极高参考价值的信息和医疗事业发展的各个层面密不可分，所以医院要把档案管理纳入核心管理体系，并积极创新管理方案。随着办公自动化的推进实施，医院档案管理也开始面对全新的发展环境要求，加强对先进科技的应用，制定科学有效的档案管理策略，维护档案管理，安全的同时挖掘并发挥医院档案信息的价值，给医院各项工作的开展提供参考，同时满足人们对于医疗服务的要求。

关键词：办公自动化;医院;档案;管理

医院档案所记载的是与医院各项工作密切相关的综合信息，比如涉及基础设施、医院科研成果、医疗技术发展等，这些信息有着极高的参考利用价值，在医疗事业发展方面扮演着重要角色。所以，加强医院档案管理是完善医院管理工作的重要措施。在信息化时代背景下，医院档案管理显现出明显的现代化特征，尤其是在办公自动化环境下，医院档案管理要加强对现代科技手段的运用，对传统档案管理模式进行积极创新，促进档案信息资料的挖掘与利用，在提升医院档案管理水准的同时服务于医院各项工作的改革与发展，也为我国医疗事业的长足进步提供必要保证。

1 办公自动化概述

办公自动化是现代化环境下诞生的一种办公模式，更是现代科技持续更新发展的产物，指的是以现代技术手段为依托，特别是通过利用计算机技术、网络技术等手段，处理办公室信息和工作事项，便捷传输存储自动发送与接受信息。这样的处理方法能够加快信息有效流动，提升信息的准确度与可靠性。办公自动化有助于发挥计算机网络技术的优势作用，构建人机信息系统，使得整个系统能够在智能化和自动化的环境之下运转。办公自动化这一人机信息系统主要包括办公业务与办公人员这两个部分，在具体的运转当中显现出多样化特征也极大程度上推动了办公效率的提升。办公自动化的基本特征表现为：一是智能化和自动化突出。先进的信息技术手段本身就有着很强的智能化表现，能够给办公工作带来诸多便利，再加上自动化的实现，又进一步提高了文件信息处理的效率。二是信息交互便利。为保证办公工作的顺利开展，必须要保证信息沟通交互的便捷性和顺畅性，办公自动化的实现就能够达成这一要求，同时还可以保证信息保密性。

2 医院档案管理中应用办公自动化的意义

在办公自动化的环境之下，医院可以依托其优势，对档案管理工作进行优化与创新，充分适应医院现代化建设的要求，充分体现医院档案管理的价值。将办公自动化应用到档案管理中的意义主要体现在：一是能够显著提高档案管理效率。医院档案信息众多，类別多样，档案管理工作难度较大。在引入办公自动化系统之后，能够有效简化档案管理流程，摆脱传统人工操作的局限性，提升档案管理效率的同时，尽可能减少由人为管理带来的漏洞和不足。二是有助于增强档案存储的可靠与安全性。以往医院在进行档案管理当中，选用的是纸质档案管理方法，很容易受到温湿度等多种因素的影响，而给信息存储带来威胁。在办公自动化环境下医院可以运用多样化的存储方式，从单一化的纸质存储变成如今的视频、图像、文本、声音等不同形式的存储，让信息储存更加科学高效安全可靠。三是有助于促进档案资源共享与利用。医院档案管理的最终目的就是对档案信息进行充分利用，体现其在医院各项工作发展当中的积极作用。而办公自动化能够为医院灵活运用档案资源提供了便利，特别是在网络平台的支持之下能够让资源共享更充分有效。

3 办公自动化环境下医院档案管理的创新策略

1）维护医院档案管理安全。在办公自动化环境下，医院的档案管理面对的一个巨大挑战就是网络安全问题，如果不能够从多方面出发保证网络安全，将会给信息管理与利用带来极大的安全隐患，甚至是威海医院各项事业的稳步发展。基于这一情况，医院的有关负责人与管理者要积极承担起安全管理责任，将维护网络安全作为档案管理现代化建设的重点，构建网络安全保障体系。首先，就网络系统的运转状况而言，整个计算机系统包括基础设施、软硬件、存储数据等多个模块。在维护网络安全时，就需要从不同的模块出发制定的针对各个模块的安全保障工作方案，积极防范信息泄露、软件破坏等问题，通过维护整个计算机系统的稳定安全来保障网络信息服务的连续性与有效性。其次要在医院档案管理当中积极引入网络安全技术手段，尤其是数据加密技术、攻击检测技术、数据恢复技术、防火墙技术等等，最大化维护信息资料的安全，保障医患双方的权益。最后，在档案信息的使用上必须要科学设置访问权限，明确各方职责，以免信息泄露。

2）构建医院档案管理标准。对于医院档案管理工作来说，整个的工作流程涉及档案信息的收集、整理、鉴别、分类、保管、检索、利用等。为保证了整个档案管理流程的有序衔接，确保各个管理工作的顺利开展，就是要科学制定档案管理标准，并保证标准与国家与档案部门的标准规定相符，同时又能够满足医院档案管理的特定要求。在医院推进档案管理标准化建设的过程中，首先需要对档案信息的表述、手续等进行严格把关与准确鉴别，保证档案信息资源价值不受损。医院需要对国家相关的法律法规与档案管理规定进行研究，把握医院档案管理的具体特点，对归档材料的手续和工作标准进行把关，强调每个档案管理者要明确不同环节的工作标准与职责范围。

3）完善档案管理人才培养。在医疗卫生事业的持续发展过程中，医院档案资料的数量逐步增加，而信息内容和形式也日益变化，增加了档案管理的复杂性，也给档案管理人员的综合素质提出了更高要求。未培养高素质的档案管理队伍，完善档案管理人才机制，首先就要对档案管理人员实施专业知识与技能培训，尤其是要引导他们积极学习与档案管理有关的法律法规，把握档案管理、信息管理等专业知识与业务技巧，并鼓励他们彼此之间进行管理经验的交流，为每个人制定针对性的人才培养计划。其次，要引导档案管理人员积极学习计算机技术、信息知识等内容，为落实档案信息化与自动化管理提供智力支持。最后要积极完善配套考核制度，并将考核结果与奖惩与绩效工资挂钩，增强档案管理者的工作积极性。

4）促进医院档案开发利用。以往的医院档案管理存在着明显的被动性特征，忽视主动档案信息服务的提供，导致档案资源的价值无法得到发挥，也因此降低了医疗服务质量。为促进医院档案资料的有效利用，首先要将医院档案资料科学利用到多个方面，比如学术活动、义诊活动、突发公共卫生活动，彰显档案资料在多个领域的应用价值。其次要对档案信息进行深层次挖掘，并在这一过程中针对性编写医疗信息研究、文件汇编、专题汇编等，以便基于不同视角挖掘利用档案信息，为医院开展教育、科研、管理等工作提供必要参考。最后要对档案服务角度进行合理调整，加强主动调研，多方面了解档案资料的需求，使得档案信息利用更具目的性和方向性。

4 结语

在国家大力推进现代化建设的背景下，现代化建设已经融入到了各行各业以及社会生活的各个领域，当然医院也在现代化建设方面增加了关注度和投入度。就目前而言，现代医院的办公环境发生了翻天覆地的变化，并朝着自动化方向发展，为医院档案管理的创新提供了极大程度的便利，加快了档案自动化管理发展的步伐，同时也给档案管理工作提出了更高的要求。医院需要认真分析办公自动化环境，并把握优势条件，对医院档案管理进行创新，彻底改革传统档案管理模式的同时，保证现代化档案管理体系建设，获得更为理想的档案管理工作成果。

参考文献

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