浅谈档案的管理与利用

摘 要：随着我国社会主义市场经济的飞速发展与现代科学技术的不断进步，档案工作也进入了发展快车道。如何更好地服务经济、服务社会、服务民生，是当前档案工作的重要课题。本人结合工作实际，以大名县档案馆为例，浅析了社会主义新时代背景下如何做好档案管理与利用，并提出了一些浅显的认识，以期对今后档案管理工作提供些微帮助。

关键词：档案;管理;利用

随着知识经济时代的到来，档案管理必须以自身的不断完善来适应环境的不断变化，以满足需求为核心，最大限度地利用档案知识，探索其价值，并帮助增强核心竞争力，从而实现档案管理的科学化发展。

1 档案的起源

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性 。

关于档案的起源，主要有以下四种观点：

1）文字产生于在国家诞生以后，其用文字记录国家的各种事务，逐步形成了档案。

2）原始的文字产生于原始社会末期，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，逐步形成了档案。

3）在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。

4）原始社会的结合刻契是原始档案，在文字和国家形成之后，形成了更有条理的档案。

2 科学的档案管理

档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。作为县级档案管理单位，首先要依据《档案馆建筑设计规范要求》建设一座符合县情要求的档案馆，配足配齐必须的设施设备，并在此基础上完善管理机制，提升档案信息管理水平。

2.1 完善档案管理机制

维护档案的完整与安全，延长档案寿命是档案馆的重要工作之一。大名县档案馆实施的六项制度，确保了档案管理的科学化、制度化。

1）档案馆是集中保管党和国家宝贵财富的基地，档案资料管理人员必须提高法制觀念，严格执行《档案法》及档案资料库房管理制度，确保馆藏档案、资料的安全和完整。

2）档案资料管理人员必须严格遵守《保密法》和《档案法》关于保密的规定，不得私自允许非管理人员擅入库房，不得向无关人员泄露馆藏档案机密，严格执行借阅制度。

3）库房钥匙需由专人保管，不得将钥匙交给他人或带出馆外。

4）库房内保管的档案资料经过分类、整理、编目并按规定的顺序排放在装具内，要编制档案资料存放地点索引，以利快速准确地查阅档案资料。

5）档案、资料管理人员要精心爱护档案、资料，小心存取，经常对馆藏档案资料进行清查，对破损档案、资料要建立台帐，以便进行修复、抢救。

6）定期对馆藏档案资料进行统计，并做统计分析。

2.2 以各种先进技术手段逐步实现档案资源的信息化

李明华局长在全国档案局长馆长会议上指出，经济建设到了一定阶段需要转型升级，档案事业发展同样需要转型升级，实现以信息化为核心的档案管理现代化是档案事业转型升级的一个重要目标。这意味着旧的档案管理和利用已不能适应这种先进的技术手段，进行一定的改革和调整也是实现档案资源信息化的必由之路。可扩展性和覆盖性将网络中的多个档案管理实体聚集在一起，最终形成实用性较强的档案管理和利用体系。其次，档案管理和利用系统需要及时收集，处理和转换系统中存储的各种档案和信息，以数据的形式形成档案信息，加快信息化建设进程; 最后，在大网络和激烈的市场竞争的推动下，文件管理和利用系统网络可以在并行网络的基础上逐步升级， 实现档案的信息资源可以最大限度地共享和发展，最终实现在档案信息化的基础上的档案管理智能化、智慧化。2019年，大名县档案馆在初步完成馆藏数字化管理的基础上，再投资44万元启用了库房智能化管理的档案设备和软件，通过数据监测库房环境设备，档案的收、管、存、用也即将进入到智能化管理阶段。

2.3 提升档案管理的文化价值

档案在文化传承中影响力和辐射性较强。它是科学决策的依据，知识共享的基础，技术传承和创新的载体，因此，充分挖掘档案价值是提高知名度和县域经济发展的必要有效途径。大名县历史悠久，文化底蕴深厚，其三为国度，七为陪都，史有“乱世雄藩、治世重镇”、“北门锁钥”之称。挖掘北宋大名府城池遗址，复建明清大名府古城，每年打造历史文化旅游经济，是大名县重大经济战略之一。近年来档案馆组织专业人员从《大名县志》等诸多历史档案、资料中为县委县政府提供相关史时资料、文件，摘抄等。从而为该工程的规划、施工设计、立项、可研等提供了翔实的内容和数据，并促进了各项文化工程的快速实施，2014年大名县被省政府列入省级历史文化名城。

在2016大名县重点工程之一的大名府明代护城河景观项目实施中，大名县档案馆安排专人查找、复制了1999年度《县长办公会议纪要》及明、清的《大名府志》、《大名县志》等涉及护城河开发建设的珍贵档案资料，这些资料在“护城河”项目建设中起到了关键性作用：不仅为“护城河”项目顺利开展节省了大量的人力物力，还节省了项目土地规划等费用400多万元，并为项目各项准备工作提供了保障。该项目的实施提升了大名城市形象和品位，改善了明城墙周边生态环境，给周边群众提供一个充足的休闲娱乐空间，为大名推动文化旅游产业发展、创建国家级园林县城奠定良好的基础。

编史修志是一项极其重要的工作，2018年在《中国共产党大名历史》第二卷和《大名府》等书籍编纂过程中，大名县档案馆依据馆藏的《大名府志》、《大名县志》、党史和革命历史档案、县委档案、县政府档案、照片档案等，提供了大量详实可靠的资料、图片，充实了其内容，加快了出版进度。书籍的出版再现了中国共产党在大名县自1949年至1978年29年辉煌发展历程，体现大名县委政府重视传统文化的继承发展，对弘扬中华民族的优良传统，发展社会先进文化，提升文化自信，建设社会主义精神文明有极为重要的意义。

3 档案的广泛利用

档案的价值在于利用，档案工作的目的在于服务，为各级领导决策、为各部门和人民群众提供全面、及时、有效服务是党和国家对档案工作的根本要求，也是档案事业发展的主线。

3.1 开展好档案的服务工作

档案馆开展利用工作的方式很多，就大名县档案馆来说，主要的利用形式有五种：一是建立阅览室供利用者查阅档案。县档案馆设有大型阅览室，室内设有咨询台，备有留言薄，案卷目录、全宗介绍、全宗名册、《大事记》等检索工具，必要的参考工具书和微机等。墙上悬挂档案借阅、复制、统计、利用、保密等项制度。馆藏档案除特出情况外，均可以在阅览室内查阅并摘录有关材料;二是复印文件材料助力专题研究。如：中共中央党校党史部政治学博士张海荣教授就社会主義集体化时期包产到户问题曾到大名县进行了为期一周的调研，期间，县档案馆为张教授提供了1977年5月以来大名县万北村在全省率先实行联产承包责任制方面的档案资料46卷1209页。最后，张教授说，收获太大了，大名县万北村在实行家庭联产承包制过程中的一些经验做法对全国正在开展的新农村建设具有重要借鉴作用;三是进行爱国主义教育。为了弘扬历史文化，进一步加强爱国主义教育阵地建设，实现档案管理体制由内向型向服务型、教育型、文化型方式的转变，县档案馆围绕“悠久的历史 古城的文化、革命的历程 战斗的足迹、沉重的灾难 团结的力量、亲切的关怀 莫大的鼓舞、开放的大名 辉煌的成就、珍贵的财富 无私的奉献”等六个板块，充分利用和挖掘馆藏，以部分照片和文献资料为载体，制作了体现大名古今风貌的展室。展室反映了大名县深厚的文化底蕴以及从1926年建立第一个党组织到2018年建国七十年来的变化成就;每年不定期组织社会各界和中小学生到馆进行参观学习，激励他们不忘初心、牢记使命和从小树立热爱家乡、建设家乡的崇高理想;四是拍摄记录片。近年来，依托馆藏资源联合县广播电视台，先后制作了《周恩来在大名》、《郭隆真》、《河北省大包干第一村（万北）》、《往事如昨》、《抗日英烈解蕴山》等专题片，收到了很好的效果;五是制发档案证明。出具证明也是档案馆一种主要的提供利用方式。近三年来，大名县档案馆通过出具土地房产、招工、知青和婚姻登记等档案证明，为1463人解决了土地房产的纠纷问题;为2356人解决了工龄衔接问题落实了待遇;为3921人解决了户口迁移、拆迁补偿、购房购车、财产继承等问题，有效地维护了社会稳定和人民群众对美好生活的追求。

3.2 开展好民生档案的咨询服务工作

档案管理人员要善于急民生所想、解民生所需，积极收集利用者对档案工作的意见建议和利用效益等反馈信息，并加以分析研究，不断改进工作提高服务质量，同时要指导或协助利用者查询档案，面对不同需求的利用者，坚持做到不管档案在哪里或哪个部门都会给一个满意的答复。只要利用者把需要查阅的档案内容告诉工作人员，就会与相关部门联系，然后将询问结果告知利用者，真正让利用者做到“最多跑一次”。

3.3 开展好档案的自助化服务工作

自助化服务就是开展档案自助式查询服务，档案工作者把所有公开档案目录实时上传到查阅室电脑之上，用户凭本人身份证，只要点击鼠标就能够查询到自己想要的信息。实践证明，档案是死的，但服务的方式和触点是活的，在自助化过程中，只要创新观念，瞄准利用需求，就会起到“雪中送炭”、“立竿见影”的效果。多年来，大名县国家档案馆还坚持积极探索档案编研的方法和途径，多次采取“短平快”的方式及时迅速地编辑一些专题档案信息，使馆藏“沿淀”信息发挥应有的作用。如：大名县地处漳卫河分洪区，历史上曾多次饱受洪灾之害。2016年县委、县政府启动了国家级贫困县异地搬迁工作，县档案馆瞄准领导需求，及时组织人员把馆藏1963年抗洪斗争中漳河沿河村庄涉及组织指挥、物资储备、抢救险段、后勤保障等相关的数据信息整理成专题材料提供给县委县政府，为异地搬迁项目申报、资金的争取和方案的制定提供详实数据和资料，为异地搬迁的顺利进行和大名县国家贫困县顺利脱贫做出了积极贡献。

参考文献

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作者简介

客付安（1977-），男，汉族，河北省邯郸市大名县人，大学，中级职称（档案馆 馆员），研究方向：档案的管理和利用。