浅析如何加强档案馆档案规范化管理

郑瑾薇

摘 要：随着社会的发展，档案管理作为各单位管理工作中极其重要的一部分内容，人们对于它的关注度在不断地上升。尤其是随着社会信息化发展进程的不断推进，档案管理工作的性质以及工作方式都发生了显著变化，在多种因素的影响下，我国的档案管理规范化程度还比较低，导致大多数档案都无法实现充分利用。在这一背景下，本文通过对档案馆档案规范化管理中存在的问题进行分析，并针对这些问题提出较为可行的解决措施，以期能够为推动我国档案规范化管理进程做出贡献。

关键词：档案规范化管理;问题;对策

档案来源于文件，是由文件有条件地转化而来，档案管理是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，尤其是对于机关事业单位而言，文本档案中详细记录了和单位创建发展中具有一定关系的事件，包括一些在单位发展过程中举办的一系列活动、项目等，这些档案资料不但可以在相关部门检查时出示，还可以在单位未来制定决策时提供参考依据。所以，在一定程度上，档案管理的工作效率、工作质量以及规范化程度都将会对单位的未来发展造成一定的影响。

1 档案规范化管理中存在的问题

1.1 档案管理制度不健全

当前我国的档案管理制度还不够完善，规范化管理水平较低，主要是因为管理人员对档案管理工作不够重视。一方面是由于档案管理工作比较复杂，并且大多数档案管理人员往往是身兼数职，而档案管理工作相较于其他工作而言更为枯燥，管理人员容易丧失工作积极性。另一方面，因为大多数单位都没有制定完善的档案管理制度，或是随着时代发展，传统的档案管理制度已经无法满足当前发展的实际需要，这些因素都是导致档案规范化管理程度较低的主要原因。

1.2 档案管理信息化程度低

大多数单位依旧遵循着传统的档案管理方式，也就是在档案管理的各环节都是采用人工进行，这种方式的效率比较低，档案管理工作量比较大，规范性比较差，并且在处理档案时需要保持高度集中的注意力，一旦中间的某个环节出现问题，可能就需要推翻之前的工作从头开始，导致档案处理速度较慢。除此之外，随着工作节奏的加快，档案的更新速度也在不断地提升，这也在一定程度上加大了档案管理工作的难度。传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，不但制约了档案规范化管理进程的推进，也导致档案管理的工作质量与工作效率始终无法得到显著提高。

1.3 档案管理队伍素质低

档案管理人员需要直接参与到档案管理工作之中，他们的素质将会对档案管理工作的质量与效率造成直接的影响，甚至会影响到档案规范化改革进程。从整体情况来看，因为档案管理工作比较繁琐，年轻人很难静下心进行这一工作，并且档案管理相较于其他工作而言对业务能力以及技术的要求相对较低，在人员选择上面就存在了一定的问题，直接导致档案管理工作队伍综合素质偏低，且群体年龄普遍偏大，对新事物、新理念的接受程度比较差，工作效率比较低，这将会对新制度的推行造成一定的阻碍。除此之外，因为单位领导对档案管理的重视程度较低，在后期也没有对管理人员进行专业的培训，导致档案管理队伍无法满足规范化管理的需求。

2 解决档案规范化管理问题的措施

2.1 完善档案管理制度

为了能够真正解决档案规范化管理过程中存在的规范化程度较低的问题，单位需要结合自身实际发展情况，对原档案管理制度进行优化改革，制定一个满足自身实际发展需要的档案管理制度，以便于使档案管理人员在实际工作中做到有法可依，确保档案管理规范化进程的顺利推进。单位在建立健全档案管理制度的过程中，需要注意以下兩个方面：一方面，在制定档案管理制度时需要结合单位未来发展规划，有针对性地进行档案管理工作;另一方面，需要注意档案管理制度与单位内部其它工作能够相互配合，使制度更加地灵活。就当前档案管理工作中出现的一系列问题，进行科学、系统、全面的分析，在档案调取、查阅的时候，需要严格按照相关制度进行。建立并完善档案管理制度，可以显著避免档案数据遗漏、丢失情况的出现，确保档案的准确性和完整性，除此之外，还需要对档案管理工作流程进行完善，建立更加系统性和科学性的档案管理制度。

2.2 加强档案信息化管理

伴随着数字信息化时代的到来，各单位也需要紧随时代发展潮流，及时对档案管理工作进行改革创新，确保其能够更好地为单位发展服务。通过借助国内外先进的科学技术，实现互联网技术与档案管理的充分融合，从而能够实现档案资料的共享。在档案信息化的管理过程中一定要尤其重视网络人格化档案管理工作的创建，对局域网进行合理运用，并将单位内不同的科、股室点作为主要依托，展开相关的整理工作，实现各科、股室之间的互联互通，从而推动单位的整体的发展。在进行档案信息化管理之前需要将相关信息提前收集并整理到计算机之中，当需要调取档案资料时能够直接在电脑上搜索寻找到目标进行打印，管理人员不需要再浪费大量的时间在寻找档案中。当档案信息化管理已经完善后，在接下来只需要每隔一段时间对其中的档案信息进行更新补充，就能够最大程度地保证档案信息数据的完整性。

2.3 提升档案管理队伍整体素质

档案管理工作具有极高的机密性，并且工作内容比较乏味，长期以往工作人员将会丧失耐心，因此在选择档案管理人员时，首先选择责任心强、能够坚守岗位的人员。随着档案规范化管理进程的推进，为了确保各项资料的保密性以及准确性，需要对档案管理人员队伍进行优化调整。加强对队伍现有工作人员的素质教育，定期为他们组织培训或是开展知识讲座，丰富他们的专业知识，使他们认识到档案管理工作的重要性，除此之外，还需要及时选拔一些有技术、经验、能力的人才加入档案管理队伍之中，提升档案管理队伍的综合实力与素质，进一步推动档案规范化管理进程。

3 结束语

总而言之，档案管理工作不是一朝一夕就能够看到效果的，它需要长时间的坚持，在此之前，我们需要对档案管理工作在单位运行中的重要作用有一个全面的认识，从而能够自觉加强档案管理意识，完善档案管理制度，加大单位档案管理力度，优化档案管理队伍，提升档案管理水平。除此之外，还需要在档案管理工作中融入信息化技术，实现档案价值的充分利用，实现档案管理规范化、制度化，最终能够进一步提升单位的综合实力。

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