新时代干部人事档案规范管理之我见

摘 要：探索新时代干部人事档案规范管理，是摆在各级组织人事单位和档案主管部门面前的一个新课题。2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，是最新的干部人事档案管理规范，在最新的干部人事档案材料具体内容和分类标准未出台之前，目前干部人事档案材料的整理方法是按照中央组织部1991年《干部档案整理工作细则》和2009年关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》及上级主管部门的规定执行的。文件材料按照“十大类”整理方法进行分类整理。本人在县档案局馆工作多年，主要从事档案业务监督指导工作，感到干部人事档案按照目前这种“十大类”整理方法存在诸多弊端，有必要进行一定的改革，可以用“事由整理法”取代“十大类”的整理方法。

关键词：干部人事档案整理规范;改革

最新的《干部人事档案工作条例》下称《条例》自2018年11月20日起施行。在最新的干部人事档案材料具体内容和分类标准未出台之前，本人就整理标准提出一点建议，仅供上级部门制定《分类标准及整理方案》时参考。在新《条例》出台之前，干部人事档案材料目前的整理方法是按照中央组织部1991年《干部档案整理工作细则》和2009年关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》及上级主管部门的规定执行，按照“十大类”整理进行分类整理。本人在县档案局馆从事档案业务指导工作30多年，认为目前这种“十大类”整理方法有诸多弊端，随着新《条例》的制定，认为对这种整理方法有必要进行一定的改革，可以用“事由整理法”取代“十大类”的整理方法。

1 传统“十大类”整理方法的优缺点;

1.1 优点

1）对干部人事档案归档范围进行了划定，保证了文件材料归档的齐全完整。

2）在人工手检时代较为方便检索。

1.2 缺点

1）分类过多过细。“十大类”整理标准将所有材料分为十大类，第四类、九类下又再分4小类，实际大小类共计十六类。分类的目的在于更好地利用，在遵循分类规则的同时，还应符合以下二项要求，一是每类的设置应有一定数量的材料。二是每类材料应有一定的后续材料。因为设置子类就是为了单列管理，如果失去以上二点，分类就没有意义了。例如第二类自传材料，这类材料有的同志根本就没有该材料，有的同志到了退休也就1-2份。第六类加入党团材料，该类材料也是很少的，基本上没有后续材料。分类应是越少越好，越粗越好。

2）分类标准不一致。文件材料进行分类，必须遵循逻辑划分的规则。同一层次的分类必须按照统一的标准和依据，即同一层次不能有的按问题划分，有的按文种划分。传统“十大类”分类中就同时存在几种标准这种情况，以中组部1991年《干部档案整理工作细则》和2009年《干部人事档案材料收集归档规定》及上级主管部门的规定为例：

3）类与类之间内容有交叉现象。按照分类要求，划分的类别之间要清楚，类目设置要合理，含义要明确，不可互相交叉，互相包容，应使每一份文件材料的归宿只能有一个类别，不能有两个或两个以上的类别都能将其容纳。传统“十大类”类别划分就出现内容有交叉现象，出现了将同一“事由”或“件”的文件分入了不同的类别，导致文件材料的成套性和有机联系受到破坏。虽然《条例》、《收集归档办法》及上级主管部门规范中强调了“部分的档案材料，存在内容交叉的情况，对这些材料，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别”的特别处理方法，但是档案工作人员还是没有办法做到分类准确。如入党形成的材料，从入党申请到批准为正式党员有25个程序，是一项活动，一个“事由”，在这些程序中形成的材料，都是入党程序的历史“痕迹”，它们之间有着非常密切的联系，是一套密不可分的材料，更不能人为进行分离。“十大类”中第三、五、六类均包含该事由的材料，文件材料的成套性和有机联系受到破坏。

4）没有定义“文件”与“件”的概念。整理时很容易导致文件主附件分离，文件支离破碎，条理性、完整性受到破坏，同时主附件每份文件均需编目，工作量人为加大。“文件”是指在文书处理工作时形成一份完整的文件单位。“件”是指在特定时间内表达一件独立完整的事件或活动的档案整理单位。在人员招聘、入党、入伍等工作活动中，每项活动均会形成一整套材料，例如在人员招聘工作中，会形成报名材料：报名登记表;入围材料：入围名单文件;资格复审材料：面试通知书。面试材料：面试成绩单;体检材料：医疗机构体检结果;政审材料：政审表及户籍所在地派出所、社区、原工作单位或高等学校出具的相关证明等;录取材料：录取人员名单文件;签订聘用干部合同：劳动合同书。这些材料环环相扣、紧密联系，形成一个整体。根据“十大类”的分类标准，一“件”档案中附件可能分到了几类，变成了几份文件，每件文件都可能作为一“件”进行整理、编目;人员招聘材料在“十大类”的第五、九、十类中均有表述。这样不但判断艰难、费时费力，而且会导致同一事由文件支离破碎，本人认为在人事档案中有很多为一“件”的档案是有多份材料组成（主附件），整理时可为一“件”，编制目录时只要以一“件”编目即可;而不要把每份附件逐份编制目录，这样一是大大增加了工作量，提高了行政成本;二是主次不分，条理不清，使利用者看不清事情主次和来龙去脉，影响利用效果。

5）卷内文件材料大装订保管，后期再整理時对档案实体损害大。现在人事档案管理是一人一卷（不含副卷），所有文件材料以打三孔进行装订，动态管理，每年对新充实的材料再整理一次，把新材料放入相应的类别后面，编号编目打孔装订，每年如此。一是因为是大装订，所以在插“件”过程中，原先已装订好的文件均要拆下，档案材料中有很多材料或年代久远或纸张脆弱，在反复整理中对档案材料损害很大，导致档案材料实体“寿命”缩短，不利于档案保护。二是在档案利用过程中，利用者如查阅某位同志人事档案某个专项问题时，因为是大装订，档案室只有提供该同志的全部档案材料，不在查阅范围的文件材料也被看到，该同志的个人隐私得不到保护。

6）卷内目录表格“十大类”间预留困难，需要反复更新。我们知道，传统“十大类”的卷内目录是十大类混编在一起的，每大类后面均要预留部分空白表格，因为每类材料未来增加材料多少是未知的，所以留多少空白表格难以把握，经常需要不断更新重做，费工费时。

2 “事由整理法”的定义及优缺点

2.1 “事由整理法”的定义

“事由整理法”是指在档案整理过程中，始终遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用，对档案实体进行整理和编目，使之有序化过程的一种方法。

2.2 优缺点

2.2.1 优点

1）是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系这一整理原则的体现。将同一事由形成的文件材料整理在一起，可以客观地反映出某事由发生、发展、结束的过程，反映出文件材料之间的联系。不需要再分十大类，一是减少一层环节，二是能够清晰地反映一个人工作和生活发展的“历史痕迹”，通过其档案材料能够再现历史。

2）对判断和体现文件材料的价值非常重要。一些附件材料如果离开与它有密切联系的“件”，成为孤立状态，就很难科学地判断和体现其应有的保存和利用价值。同时明确“件”的定义。在整理中强化主件，弱化附件，有主有次，保存价值一目了然，事情条理更加清晰，同时减少了工作量。

3）方便查找和档案实体存取。从查找角度讲，提高“查准率”、“查全率”是同样重要的两项要求。在计算机检索条件下，可以做到查准，但进行“族性检索”和综合系统利用，达到查全率要求就难以保证。即使是计算机也只是依据利用者输入的查找条件对数据库的数据进行机械的匹配。如果“件”的条目与输入的查找条件有较大的差异，那肯定会造成漏查，达不到“族性检索”的目的。手工查找的难度就更大。所以只有按照“事由原则”将有密切联系的文件材料相对集中整理排列在一起，查找利用时只要在目录中找到其中一“件”或几“件”文件的条目，并通过对其前后条目的简单查看和判断，就可以找到一个事由的全部材料。

4）文件整理编目更加简单易行。所有文件均以“件”为单位整理编目，以事由为主线，结合时间顺序进行排序，简单容易掌握，便于不同层面档案工作人员的理解和实际操作，案卷质量能够得到保证。首先是整理。将同一事由的文件材料放在一起。然后是确定“件”，第二步是装订，第三步是排序，第四步是编号，第五步是编目。

（1）整理。

人事档案整理时总规则是以“事由”为线索，以时间为纽带，以“件”为单位进行整理。

A.确定“事由”。“事由”是指具有密切联系、因果关系的一个事件、一次活动。一个事由有大有小，材料有多有少，有一事由只有一份文件，有的事由则由多份文件构成。这个时候确定“事由”非常重要，确定“事由”有二个标准，一是审查一份文件是否能够表达一个独立完整的事件或活动？二是多份文件之间是否具有有机联系？是否是一个整体？标准搞清了，确定“事由”就迎刃而解了。

B.确定“件”。“件”是指在特定时间内表达一件独立完整的事件或活动的档案整理单位，多数是以单份文件出现的，但也有是在特定条件下由多份文件组合而成。单份文件为一“件”的，容易认定。多份文件组合而成的“件”主要形式是主体+附件，这时如何认定附件是个难点，有二个标准：一是判定附件离开主件是否就失去应有的价值。例如主件的印证和支撑材料，如录用人员审批表后附的考试成绩、政审、体检材料等;职称审批表后附的资格、业绩成果材料等。二是主件上写明的附件。

（2）装订。

卷内文件材料以“件”为单位进行装订保管，再整理时便于插“件”，有利于档案保护，利用时便于保密。

卷内文件一“件”一装订，一人一卷，一卷一盒，动态管理。在每“件”首页上加盖档号章，标注相关内容，其中“件”的序号用铅笔标注，便于改动。等来年新材料充实进来时，再进行整理编目，需要插“件”的材料就插入相应位置，改动一下“件”的序号就行了，避免了传统“大装订”的频繁拆卷，有效地保护档案实体。

小装订保管，便于利用，有人需要查阅人事档案时，可以有针对性调阅档案，以“件”为单位查阅，避免了不需查阅的材料，保护了个人隐私。

（3）排序。

A.同一事由材料之间的排序：

如果同一事由是由多份文件组成。例如入党过程中形成的材料，这些材料可按照顺序（时间或流程）或倒叙（结论+时间或流程）方法进行排列。

B.不同事由材料之间的排序：

不同事由之间的材料原则上按照时间顺序进行排序。如果不同事由之间时间存在交叉，则以每个事由结束（结论）时间为准。如入党时间跨度为2001-2003年，而参加工作时间为2002年，那么参加工作的材料排列在入党材料前面，以此类推。

（4）编号。

卷内“件”号是指将卷内文件在卷内位置标识为符号。并以归档章形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映整理、排列这些系统化工作的成果，通过编号使归档文件在卷内的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

A.“件”号的编制。“件”号即“件”排列的顺序号，它是反映归档文件在卷内的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识，每卷归档文件均从“1”开始标注，编制大流水号，直至最后

一“件”。

B.加盖归档章。档号项目确定后，要以归档章的形式逐“件”标识在每“件”归档文件上，归档章必须盖在每“件”首页右上角，以明确归档文件在卷内的位置，同时可以借助归档章上项目的标识，保证归档文件在借阅后能够正确归位。

归档章样式：

档号 序号 页数

（5）编目。

归档文件应依据“件”的顺序号编制卷内目录，编目以“件”为单位进行，每一“件”在卷内目录中只体现为一个条目，它包含了利用者提出的主要检索要求，为利用者提供了主要的检索途径。

2.2.2 缺点

1）文件材料的“小装订” 增加了一定的工作量。以事由为标准整理档案，实行一“件”一装订，一“件”为一个最低保管单位，这样无形当中增加了工作量。

2）一次未收集齐全的材料再次整理时需要插卷和更新卷内目录。在整理个人档案时，要求是将所有文件材料一次性收集齐全，但在实际工作中，往往收不齐，过一段时间又发现部分材料（有的材料来自其它单位），出现这种情况就要插“件”，因为使用了“小装订”，插“件”也比较简单，只要更改一下档号章上的序号就行了，因为实体卷内目录当然也要相应地更新了。

3 使用“事由” 整理方法能从根本上解决传统“十大类”整理存在的弊端。

通过以上两种整理方法的对比，可见“事由整理法”优于“十大类”，整理方法更符合人事文件材料形成的基本规律和档案整理原则。大家知道，总之，整理档案必须尊重文件形成规律，使零乱松散的文件得到条理和有序化，通过档案材料能够清晰和完整地了解一個人的一生工作生活经历。而事由就是一个人经历中的每个点，人的一生就是由无数个事由串起来的。因此，干部人事整理只有尊重文件形成规律，保持文件之间的有机联系，才能更好地反映一个人的人生轨迹。

参考文献

[1]2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》。

[2]中共中央组织部、国家档案局关于印发《干部档案工作条例》的通知（组通字[1991]13号 1991年4月2日）

[3]中共中央组织部文件（中组发〔2009〕12号）关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知

[4]《合肥市委组织部人事档案培训材料讲义简稿》

作者简介

张嵩（1967-），男，安徽肥东，汉，馆员（中级），大学本科，安徽省肥西县档案馆，研究方向：档案业务指导。