会计档案管理现状研究

摘 要：会计档案是企业信息的重要组成部分，它记录了企业的运行轨迹，反映了企业的运营现状，也是企业制定发展规划的重要依据。各企业的会计档案客观地描述了国民经济的全面发展，是国民经济发展方向的重要参考。会计档案在经济建设中发挥着重要作用。加强会计档案管理，提高会计档案管理的规范化和水平，是经济发展的需要。本文从会计档案管理的现状出发，指出会计档案管理存在的问题和不足之处。为此，我们必须采取措施，在认识到问题的同时，提高会计档案管理的标准化和水平，并促进会计档案在企业发展中的积极作用。

关键词：会计档案;管理现状;财务管理

会计档案是企业都应该拥有的重要经济信息。它们真实地记录了企业和国家经济发展的进程和轨迹，在经济发展规划中起着重要的参考作用。随着经济的快速发展，会计档案的作用越来越受到企业和国家的重视。同时，会计档案管理中的问题和缺陷逐渐暴露，管理体系缺乏规范化，管理水平有待提高。这些问题严重制约了会计档案发挥重要作用。因此，解决管理问题，提高管理水平，是会计档案管理工作的必然要求，也是经济发展的必然趋势。

会计档案的收集、整理、立卷、归档工作是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。会计档案是记录和反映一个企业经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。财务档案管理是一门学问，里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

1 会计档案管理概述

1.1 会计档案管理工作的基本内容

会计记录管理涵盖会计记录中的所有经济信息。会计记录的基本内容包括：资金使用过程中形成的凭证、会计报表、会计账户、银行存款报表、会计档案、电子记录、会计电子档案数据升级、相关数据存档和备份档案;与会计有关的数据维护记录、相关设备和设施、经审计的会计档案以及与企业和机构有关的会计管理信息和数据。会计记录管理是指对上述会计信息和会计设备的收集、记录、整理、保存、维护。

1.2 会计档案管理工作的重要作用

1）会计档案管理是保存企业会计信息的重要手段，是了解和掌握企业实际运作的重要基础。

2）做好会计记录管理工作，有助于发现企业经营中存在的问题和潜在问题，为企业及时解决问题和健康发展提供重要保障。

3）加强会计记录管理有利于发现企业的经营管理规律，为制定企业未来的发展战略提供重要参考。

2 企业会计档案的特点及管理意义

2.1 企业会计档案的特点

企业会计档案有其独特的特点，主要体现在以下几个方面：一是内容专业。企业将在会计、会计工作和基金管理活动中直接形成作为历史记录的会计记录。这包括会计帐簿、凭证的内容和活动，以及会计报表的保管、检查和销毁。这些文件是反映企业经济状况的重要数据，在企业发展中发挥着重要作用。二是会计记录来源广泛。执行会计收支和独立核算的单位，应当形成会计记录。在企业中，会计档案除了基本的会计帐簿和凭证外，还包括大量关于企业经济活动的资料。最后，企业会计档案的形成过程仍然具有严格性。形成会计档案时，必须采用成本核算、科目设置、审计凭证、复式簿记、簿记登记等一系列方法，在形成过程中，需要保持完整，持续和系统的会计科目记录也使会计记录更加严格，需要工作人员为管理企业的会计记录提供高水平的服务。

2.2 企业会计档案管理的意义

会计档案主要服务于企业的各种经济活动，因此企业的会计档案是单位内部各种经济活动的基础和基础。企业在进行会计工作时，自然会产生会计档案，详细说明单位各项经济活动的各种数据资料，总结单位经济活动的经验教训。在企业发展的过程中，对这些数据和数据进行详细的分析，使管理人员能够详细了解该单位的经济状况，预测未来时期的单位经济趋势，在此基础上进行宏观调控，并制定相应对策。这是提高经济管理效率的有效措施。此外，会计记录还可以发挥监督作用。企业在进行经济管理活动时，通过会计记录各种完整的数据信息。在客观数据下，人们可以清楚地观察到单位资产的状况。查明工作人员会计管理方面的问题，以打击经济犯罪，维护单位经济秩序的稳定，有效保护企业的资产。

3 当前会计档案管理存在的问题

3.1 对于会计档案管理重视性不够

公司中的工作人員对会计档案管理工作重视程度不足是影响会计档案管理工作发展的首要问题，在实际工作中，人们认为管理好公司中的各种经济活动就已经足够，认为会计档案管理工作对于公司的资金运营状况没有较大的影响。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识和操作技能的培训，多数人不懂得档案的基本操作规程，对财务归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。这种错误的观念往往导致了工作人员的专业水平不高，并且疏于档案管理，会计档案管理制度的完善程度也不足，工作程序混乱，档案的摆放缺乏科学性，导致无论是档案的开发利用，还是统一管理，都存在较大的困难，所以要想促进公司会计档案管理效果的提升，首先要增加财务人员对会计档案管理工作的重视。会计档案管理工作是一项系统性的工作，应该对这项工作的开展建立相应的制度，以防止管理不规范问题的出现。但在实际工作中，企业往往没有建立相应的制度和规范，导致会计档案管理工作没有制度和规范所循，管理不到位的现象时有发生，会计档案的作用也无法发挥，不利于企业的长远发展。

3.2 管理意识薄弱，专业技能人才缺乏

会计档案管理工作一般由财务会计部负责记录经济活动和输出，每年年初移交前二年的会计档案后，由公司档案室统一管理。由于财务会计部员工本身工作量较大，再加上凭证、账簿等工作繁杂，使其本身工作量激增，影响其工作态度，工作效率更是难以得到提升。其次，现在凭证还是靠人工制作，工作量大，发票大小不一，粘贴在凭证上，很难将凭证弄平整。会计档案管理是企业正常运行中的一项重要工作，理应受到重视，但在现实情况中，会计档案管理工作的繁杂等原因都导致企业对会计档案管理产生了一定的排斥心理，认识不到会计档案管理的作用和重要性，这种错误的意识严重阻碍了会计档案管理的进行。

3.3 会计档案收集不够完整、齐全

公司的会计档案隶属于财务会计部，会计记录往往是从会计软件中直接导出，可能出现不完整的信息和丢失的文件。会计部门有大量的数据和原始凭证，并有较多的杂项分类，如会计凭证、帐簿、付款单、付款单等，以及各种分类账和清单。这些数据的数量相对较大。会计部门的工作人员若没有对其正常工作中的档案资料进行适当分类和存档，并及时输出成文件，而单纯的保存在电脑中，容易造成大量存档时资料不全，遗漏会计档案将不利于以后的审查。

3.4 会计档案装订不规范

有些凭证装订時间长了胶水脱落，或者没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不完整，有些报表月份散落放置，账簿没有按统一格式装订。会计档案移交时没有按册清点，没有移交清单，不仅会造成会计档案容易丢失，而且查找起来也很困难。

3.5 电子财务档案保管不规范

电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证账簿、报表等财务数据资料较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易造船损、难查痕迹的特点，此项档案的管理还不规范。因此，引进先进的会计软件势在必行。

4 解决会计档案在公司出现问题的应对策略

4.1 加强对会计档案管理工作的重视

《会计档案管理办法》第四条明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密”。由此可见，会计档案的重要性。首先，从财务会计部员工本身必须认清会计档案管理工作的重要性，了解会计档案的发展对公司起到的巨大作用，熟悉会计记录管理政策法规，提高会计人员的档案意识，为档案管理工作创造出一个良好的环境。要明确履行职责，制定全面的会计标准管理体系，认识会计记录管理宣传的重要性，即会计人员也要加强自身的管理，有效管理会计档案，对档案工作进行认真的鉴定和审查。各部门应相互监察，同时，按照《会计档案管理办法》的规定，建立会计档案备案、咨询、保管、销毁管理制度，确保会计档案妥善保管，以有序的方式储存，易于获得，防止损坏、丢失和泄漏。此外，会计记录管理人员必须清楚自己的职责。

4.2 提高会计档案管理工作人员的素质

随着现代信息技术的发展。为了适应信息技术的发展，必须对会计档案管理人员进行培训和教育，提高会计管理人员的专业素质和文化水平，改变旧观念。首先，通过为会计管理人员提供机会，使他们能够发展自己并奖励那些表现出色的人，从而有可能更好地激励工作人员，同时进行学术交流、交流和分享。通过举办专家讲座，丰富理论知识。二是在内容上对会计档案相关专业知识进行培训，发挥员工的潜能，提高会计档案管理人员的素质。进而提高整个会计文件管理的效率。

4.3 做好会计档案的分类，加大投入建设基础设施

由于会计资料的复杂性，会计档案的管理主体很多，如各种凭证和账簿、报表、分类账等。文件管理工作比较复杂。为了提高档案管理的效率，首先要做好档案的分类工作。建立规范的会计档案管理体系和模式。其次，公司要加大投入，做好基础设施建设。此外，各单位应更多地投资于购置专门的档案管理设备和设施，如计算机、扫描仪、复印机等，并利用计算机建立电子档案信息数据库，这些数据库应按照惯例或重要性进行分类。根据职能、性质、收支类别等，提高会计记录管理的效率。

4.4 建设高效的会计档案管理信息化平台

为了提高会计文件管理的效率，我们必须首先建立一个信息平台。必须充分利用网络技术和信息技术，建立档案管理的信息平台，提高档案管理和查阅的效率，并在信息管理系统平台上建立咨询程序。建立搜索索引，便于查找和阅读会计文件。也有许多文件可以储存为电子文件，可以在不同的地方方便地传输和共享。许多文件数据可以存储在介质中。可以大大节约人力物力，提高文件管理工作的效率。通过远程检索和公众使用目录，信息化系统可以提高档案的可用性。

4.5 提升会计档案的管理水平

会计档案不同于其他档案，属于一种专门的档案。因此，应实现会计档案的专业管理。这就要求档案管理人员拥有多方面的知识，包括管理、档案科学和会计知识。作为会计档案管理人员，除了具备基本的专业知识外，还必须掌握现代的管理方法和一定的计算机操作水平。因此，在提高会计档案管理水平时，首先要减少会计档案管理人员的流动性，提高会计档案管理人员的工资待遇，制定一定的激励措施，保持工作人员的相对稳定。其次，作为会计档案管理者，我们应该有一定的职业道德，在工作中不要泄露会计秘密，要有一定的抗诱惑能力，防止账目混乱的发生。

4.6 规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认项填写档案盒面上的内容。第二，财会部应按档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，单位会计档案管理部门提出销股。

5 结论

总之，公司的会计档案管理工作是不容忽视的一项关键而艰巨的任务。公司应建立完善的会计档案管理系统，从人事、管理模式、信息平台建设、档案管理安全等方面，提高会计档案管理的效率;促进公司会计工作的顺利发展，为公司会计部门的重要决策提供科学依据，为公司管理秩序的建立奠定坚实基础。

会计档案是记录企业经济业绩的重要数据。加强会计档案管理，不仅有利于企业的发展，而且能及时发现企业运行和发展中的问题。它可以被描述为企业的一面镜子。好好利用这面镜子，是企业健康发展和长远发展的重要举措，也是经济社会发展的必然趋势。随着科学技术的进步，金融档案管理工作将朝着智能化、网络化、信息化的方向发展。要做好会计档案管理工作，必须顺应时代潮流，积极引进先进的管理理念和管理模式。这样可以不断提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案在企业发展中的积极作用。

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作者简介

张梦（1984-），女，汉，上海，助理馆员，业务副主管，大学本科，研究方向：档案管理。