高校档案远程利用管理系统的构建

黄恒

摘 要：近年来中国的计算机技术取得了长足进步，这给教育行业提供了新的发展契机，校园网络开始逐渐普及，高校档案的利用也开始朝着数字化、远程化方向发展，建立高校档案远程利用管理系统势在必行。本文首先介绍了高校档案远程利用管理系统构建的必要性，而后从文件存取接口、客户端访问等方面介绍了系统构建的思路。

关键词：高校档案;远程利用管理系统;系统构建

高校档案信息往往记录着最为真实的历史和数据信息，是一种极其重要的信息资源，在高校建设发展的过程中扮演着不可忽视的重要角色。在信息技术高度发展的今天，在档案信息远程使用越来越频繁的今天，建立高校档案资源远程利用管理系统势在必行。但是在实际工作中，仍有一部分院校的档案信息利用管理系统仍未成型，因此我们有必要对本课题进行深入的研究。

1 高校档案信息远程利用管理的必要性

档案工作最根本的目标，就是给人们提供档案信息服务，并且让档案资源和信息能够实现共享，发挥出应有的作用。高校档案部门往往存放着学校内部诸多部门的档案资料以及学生档案，档案种类十分丰富多样，文字图表音频视频各有不同，电子文件的格式也不尽相同。假如为了对这些格式各异的文件进行管理就引进多样化的运行设备、建立多种技术环境，那么其成本必然会大幅度提升，不利于高校档案工作的开展，但是文件的使用机构则可以借助自身拥有的设备很好的处理这些源文件，因此建立远程利用管理系统十分必要，不仅可以解决学校教职工的档案你利用需求，同时更能解决毕业学员的档案远程利用需求。另外，档案信息的远程管理还能够有效的解决档案变更、操作人员过多带来的档案丢失缺损问题，尽最大可能确保电子档案的真实性和有效性。同时，档案信息资源往往还具有社会知识形态，因此必须要创造更加便利、更加有效的使用条件，才能使之发挥应有的作用。就目前来看，国外的高校基本已经与国家档案信息网接轨，并且形成了全国性的档案机读目录中心，在这种情况下档案信息的使用率必然会有所提升。所以说在今后的发展中，高等院校如果想要实现资源共享，就必须要从远程利用管理的积极意义入手，真正认识到建立档案信息远程利用管理系统的必要性，首先从内部机构、分校区的档案共享进行尝试改造，逐渐完成档案信息远程利用管理系统的构建，使之功能趋向完善。

2 高校档案信息远程利用管理系统的构建

高校档案信息远程利用管理的根本在于，建立以信息化技术及网络平台为基础的档案管理系统，而后才能进行信息资源共享。在这个系统的支持之下，各部门的档案信息都能够实现即时性的传输，档案室则作为管理中心的角色存在，能够对不同部门档案的归档工作进行管理，让档案信息的管理服务质量得到跨越式发展。另外，档案信息远程管理利用系统的目标是，实现跨媒体的档案发布，因此在构建系统的时候还需要考虑信息服务的多样化等问题。具体来说，高校档案信息远程利用管理系统的构建思路如下：

首先，要确定文件存取接口。档案信息的远程利用管理离不开文件存取接口的支持，该接口必须要支持FTP/HTTP协议下的远端文件访问，这样一来各部门归档的文件才能即时完成传输和储存。另外，其还需要能够与档案馆系统安全管理相匹配，实现档案资料的在线归档授权。

其次，必须要合理设计客户端访问权限。高校档案信息远程利用管理系统必须要能够适应不同客户端的访问需求——浏览器、办公软件等都属于客户端——使用户通过这些客户端都能够访问电子档案。为了确保这种适应性，可对电子档案进行副本处理，提供各种格式的文件资源，比如说PDF、MS-Office Format、HTML等都是常见的文件格式。另外，为了保证档案信息的安全性，还需要确保客户端只具有浏览功能，避免用户修改，同时在浏览时通过设置水印信息等方式提高安全性。

另外，必须要建立档案信息远程查询利用子系统。档案管理部门需要对单位和个人进行用户访问授权管理，对查询人员进行日志管理，记录其查询内容和下载内容。通过电子档案的形式更好的管理查询人员，这样一来档案信息远程服务的安全性就能得到保证。另外，还可以根据不同用户的部门、职务差异给予不同的档案信息浏览、下载、复制权限，在需要查看权限外资料的时候用户需要进行单独申请，经过批准以后才能进行查阅和下载等等，这样一来利用子系统的作用就能真正发挥出来。同时，还要建立基于互联网的学生档案业务远程利用系统，为已经毕业的学员提供远程档案利用服务，通过自定义的档案利用业务流程，形成学生档案远程利用业务机制。

最后，务必要加强高校档案信息远程利用的组织管理工作。高校档案信息远程利用管理在我国仍然是一个新的探究领域，因此并没有太多可借鉴的经验和案例，管理难度大、风险高，做好组织管理就显得更加重要。具体来说可以从两方面入手：第一，要明确档案信息远程利用管理的法律保障。高校档案信息中往往存在事关国家经济建设、科学研究的内容，在传统模式下安全性尚可，但在远程利用管理中数据很容易被人截取，同时传输的电子档案也有可能携带病毒，给信息接收单位的计算机系统带来严重的打击。为了解决这些问题，在建立高校档案信息远程利用管理系统的时候，必须要加强法治化建设，利用法律保障信息安全，对于可能存在安全风险的服务及操作，应建立法律保护措施。第二，必须要加强档案信息远程利用管理的标准化建设。高校档案信息远程利用管理的核心是标准化策略，换而言之缺乏标准化的档案信息无法实现远程利用管理，档案管理的质量也会大打折扣。具体来说，档案信息的标准化主要可以分成档案分类、归纳、保密规定等等内容，加强标准化建设能够有效的提升档案信息的输入有效性，更能够使检索服务更加便利。因此在今后的工作中，我们必须要做好高校档案信息的标准化建设，使之能够匹配远程利用管理系统的相关需求。

3 结语

高校档案信息远程利用管理是信息化时代的必然趋势，也是提升档案管理工作质量的不二之选。因此在今后的工作中，我们必须要从文件接口、客户端适应、组织管理、子系统建立等方面分别入手，对高校档案信息远程利用管理系统的构建进行深入研究。

参考文献

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