提升事业单位人事档案管理水平的建议

周在彪

摘 要：对于事业单位而言，人事档案管理是重点，其对一个单位而言意义重大。但就现阶段的实际情况来说，事业单位认识档案管理存在各种缺陷，对此就要求档案工作同时代发展保持同步，加快发展步伐，更好的服务党组织与人事工作。本文笔者结合自身工作实践，对于如何提高事业单位认识档案管理提出了自己几点拙见，以供参考。

关键词：事业单位;人事档案管理;无头档案

新经济常态下，事业单位人事档案管理体系不断健全，但大部分事业单位却并未较好的发挥自身智能，而之所以会出现这样的情况，同其本身功能的缺失关系并不大，主要是因为事业单位未将社会发展结合起来对内部结构做出调整，以致于其内部管理结构无法和经济社会发展的需求相适应[1]。若事业单位仍然坚持采用此种旧模式，不做出改变，则其发展就会严重受阻。事业单位的工作繁琐，复杂，因而人事档案管理的难度也较大。科学化管理工作人员的人事档案，紧密结合员工的工作绩效，一方面能够促进员工工作积极性的提高，另一方面也有助于企业整体效益的提升。

1 提高事业单位领导对人事管理工作的重视

事业单位的领导，特别是分管人事工作的领导需适当的从思想上加强重视人事管理工作，就人事档案管理在人事管理工作中发挥的重要作用予以充分了解，合理安排、布置所管理的人事档案工作，按照时间、阶段的不同制定相应的规划，诸如人事档案管理的进度、质量、定期检查情况以及存在的问题，具体解决方案等均包括在规划之中。随时掌握员工个人档案资料的去向和记录情况，鼓励、奖励那些积极配合管理人事档案的员工，惩罚違反人事档案管理相关规章制度的员工。总而言之，单位的领导者应从自身做起对人事档案管理工作引起高度重视，公平、公开、公正的开展人事档案管理工作。

2 建立全面的人事档案管理工作条例，提供制度保障

人事档案管理比较繁杂，具有很大的管理难度，为防止管理人员在工作中出现懈怠的情况，将发生工作失误的概率减少，应立足于实际完善档案管理各项条例。第一，完善人事档案管理制度，严格按照制度规定采集、收入人事档案资料，并对其进行归纳、整理、移交和运用，以更规范的采用信息，顺利开展档案管理工作。第二，严格制定考核制度，严格考核管理人员有助于增加管理的严谨性，强化档案工作人员专业素养。第三，采取追究责任制，提高档案安全性，避免未严格审查档案，出现私自修改和丢失的情况。

3 创新企业人事档案管理的方法和手段

为共享人事档案信息资源，发挥最大化档案价值，加快单位内部的人才合理流动，保障其配置、使用的合理性，避免发生用人失察、用人失当、用人失误等情况，进一步提高人力资源管理信息化水平，提供有效参考依据给单位科学选拔人才，构建科学合理的用人机制，积极创新管理理念及方法。事业单位应紧跟时代发展，借助互联网技术，购买先进的软硬件设备，借助数字化手段对信息进行存储，构建人事档案数据库及微机检索系统，为利用查询提供方便，促进工作效率的提高，让人才信息更可靠，使人力资源共享在单位实现，高效管理档案。

4 减少“无头档案”，避免人档分离的情况

若要使“无头档案”的出现减少，就需做好相关预防工作。档案管理人员日常工作中应留意单位人才流动情况，掌握职位调动信息，把控人才流向，并整理与补充档案[2]。对此就对档案管理人员的责任心、工作态度提出了较高的要求。同时，视野单位应对人事档案收进、转出工作进行重点审查，做好登记，借助此方式能够对“无头档案”的产生起到很好的预防作用。

同时，“无头档案”是人事档案管理的难点。工作人员应对档案内容做认真分析，并把事业单位工作所需结合起来确定是否要保留档案。若档案需要保留，则需对其合理分类与整理，并认真保存，再借助多样化渠道同当事人保持联系，转交档案。如果无法联系到当事人，就需和当事人的原籍管理部门联系，就档案的处理工作进行协商，登记造册未有较大保留价值的档案，并向领导上报，提出销毁批准的申请。

5 加强人事档案信息化管理的安全性

保证人事档案的保密性、安全性为档案管理的一项重要内容。所以，进一步强化人事档案的安全性，基于人事档案制定相对应的法律法规及安全标准，逐步建成信息安全的保障体系。同时，构建人事档案数据备份和恢复机制，对借阅机制进行规范，提高档案信息储存与使用的安全性。同时，从人员上保证安全。加强安全教育，定期开展培训活动，进一步强化档案管理人员保密安全意识，具备更高的安全使用技能。另外，在存储上保证安全。从物理上分开存储数字档案和纸质档案，且二者的使用也要尽可能的分开。

6 提升档案管理人员的基本素质

若要提升事业单位人事档案管理水平，则就需要将档案管理人员的基本素质提高。快速发展的社会，迫切的要求事业单位建立起一支高素质的档案管理人员队伍，实现科学化、系统化的档案管理。而为了将档案管理人员的素质提高，就需要事业单位加强培训管理人员的管理意识与业务知识，在培训中把重点突出，抓好典型，借助专业训练和学习相关知识，让档案管理人员可同科学化的要求相符。

7 结语

总而言之，不断深入的干部人事制度改革，将新的挑战带给了人事档案管理工作。新时期，事业单位人事档案管理人员应将现阶段单位发展的实际需要结合起来，立足于单位实况，对适合本单位人事档案管理工作的新方法展开积极探索，真正把本单位的人事档案管理工作落到实处。

参考文献

[1]赵婧.浅谈事业单位人事档案管理水平的提升[J].管理观察，2016

（31）：62-63.

[2]刘扬.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].企业导报，2016（18）：31.