关于加强湖南高速公路档案管理的思考

潘伟岸

摘 要：本文对湖南省高速公路档案管理的现状，存在的困难和问题进行了分析，结合相关法律法规和现实发展需要，提出了建立湖南省高速公路档案馆的意见建议，对加强湖南高速公路档案管理有一定的参考价值。

关键词：高速公路;档案;管理;档案馆;职责职能

1 引言

最近10年来，湖南省高速公路建设发展日新月异，在高速公路规划、建设和管理过程中档案资料的形成积累也非常迅猛。如何加强档案管理，更好地为日常运营维护服务是一个非常重要的问题。笔者根据多年的工作经验，对此进行了思考，提出了建立湖南省高速公路档案馆，集中统一管理高速公路档案的意见建议，并对高速公路档案馆的职能职责、规模体系和数字化建设等进行了初步归纳论述，希望对加强我省高速公路档案管理起到抛砖引玉的作用。

2 湖南省高速公路档案管理的现状

2.1 档案数量

1）专业档案数量。至2018年11月湖南省高速公路通车里程达6725公里，其中湖南省高速公路集团公司管辖的高速公路4969公里。按每公里130卷测算，5819公里（连接线850公里）共产生75.65万卷档案。加上文书档案、养护工程档案、路政业务档案、经营公司和会计档案等（未计算人事档案）已超过100万卷。

2）实物档案数量。据不完全统计，省集团公司综合档案管理部门已经收集有4万多件珍藏品（其中照片31405张参观记录照片21751张，历史照片4971张，领导视察照片2624张，展品照片1584张，题词照片217张，荣誉照片258张），文献3498册，历史文件651份，影片280部，出土文物114件，荣誉资料47项，其它实物395件。

2.2 档案管理存在的问题

1）没有集中统一管理。没有按照《档案法》第三章第五条和第十条，《企业档案工作规范》第4.1和第7.3.3条等有关统一领导、集中管理、按时归档的相关要求，实行集中统一管理和按时归档，而是分散存放在各单位和部门，没有形成信息资源优势。

2）档案库房不达标。各管理处把档案库房设在办公楼或附属用房中，库房温濕度和消防等保管环境不达标，存在较大安全隐患。

3）管理模式和手段落后。没有建立统一的档案信息管理平台，档案信息无法整合和共享。同时，由于没有档案专职专岗，档案归档不完整、不系统、不规范。

4）无专项档案保管保护资金。目前集团所属各单位档案的保管保护均没有设专项资金，部分在管理费用中列支;

5）由于历史原因，从原来的高管局到现在的集团公司，一直没有设立档案馆，各下属部门、单位的集中归档意识无法建立，档案管理的引导性和向心力不够，处于一盘散沙状态。湖南高速公路发展快，但滞后的档案管理，已经制约了高速公路事业发展。

3 建立新的档案管理模式的意见和建议

企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作，企业档案馆是企业档案管理的核心和载体。根据《档案法》、《档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》、中央两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《全国档案馆设置原则和布局方案》及《企业档案工作规范》，结合集团档案管理的实际，特建议成立湖南省高速公路集团档案馆，并加挂“湖南省高速公路集团数字档案馆”牌子，实行全集团档案集中统一管理。

3.1 成立档案馆的有利条件

1）国家政策大力支持。一是《档案法》、《档案法实施办法》中有相应要求;二是国家档案局《企业档案工作规范》第5.1.2条规定，“企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆”;三是《全国档案馆设置原则和布局方案》第三条规定;“按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案”;四是省档案局也多次建议我们成立高速公路档案馆。从全国的情况来看，黑龙江省目前高速里程4500公里，比湖南省少2000多公里，但黑龙江省早在2013年就建立了高速公路档案馆，总占地面积达6000平方米，总建筑面积达8790平方米。

2）建馆条件已基本具备。一是有达到省级一类档案馆标准的档案库房、标准化档案整理和档案数字化场所;二是有运行平稳的数字化档案管理平台和集团综合管理信息系统和监控中心数据库;三是高速公路档案积累已突破100万卷，且在日益增长;四是档案管理资质齐备。目前已获得省、市档案局、档案咨询业务资质和档案资质备案登记证书，以及交通运输系统档案备案机构备案。五是有专业人才和成熟的技术服务团队及优良业绩。集团现有多名中高级档案专业人才和档案数字化专业技术人员，可组成档案管理、档案整理、扫描及检测的全流程专业团队，在档案管理、咨询、整理、数字化方面具有较为丰富的经验;六是有庞大的档案外包服务市场。

3.2 成立档案馆的意见和建议

1）档案馆职能职责的初步设想。一是建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入集团公司发展规划和年度工作计划;二是将文件形成、积累和归档要求，纳入各部室、各分、子公司工作职责和有关人员岗位职责，并对有关人员进行考核;三是维护和确保档案真实、安全、预防突发事故及灾害损毁档案，并为档案工作持续发展提供资金保障;四是在所属分、子公司资产与产权变动时，及时提供涉及档案的处置要求;五是贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，制定集团公司文件材料归档和档案收集、整理、数字化、保管、鉴定、移交和提供利用的有关规章制度;六是集中统一管理集团公司总部及所属各部门、各单位各类档案资料的整理、保管、鉴定、统计、移交、销毁与数字化工作;七是接收集团公司及所属各部门、各单位的验收合格需移交入馆的各类档案;八是负责指导、监督、检查集团公司及各部门、各单位、项目的档案工作;并接受同级或上级档案行政主管部门指导、监督与检查;九是负责组织专兼职档案人员业务培训;十是负责编制档案检索工具，积极开发利用档案信息资源，为集团公司各项工作服务。

2）关于建馆规模的建议。在现有湖南省高速公路建设项目档案保管库的基础上，按照省级一类档案馆标准，建设集档案寄存、托管、咨询、利用和管理等多项功能于一体的湖南省高水平“湖南省高速公路集团档案馆”。馆藏量先按已有130万卷标准规划，以后视业务需要再考虑是否利用20亩预留地扩大规模。

3）建议加挂“湖南省高速公路集团数字档案馆”牌子，打造一流高速公路数字档案馆。按照国家档案局《数字档案馆建设指南》的总体要求，整合高速公路现有档案资源，一是在集团综合信息管理系统平台增加工程档案查询申请窗口链接，实现全集团工程档案远程查询利用;二是将工程档案保管库数据库设置到集团公司高速公路监控中心的数据管理中心。充分利用集团大数据系统和综合管理信息系统及网络通讯技术，实现海量档案资料和声像档案的管理应用。满足档案使用者创建、挖掘、存储、管理、交换、发布、应用等要求，把“死档案”变成“活信息”，更好地为集团党委决策、经营管理、科学研究提供参考和依据。

4 结语

走进新时代的湖南省高速公路建设正迎来新的机遇和挑战，对档案工作也提出了新的要求，必须加强档案管理，更好地服务和支撑高速公路建设事业整体可持续发展。另一方面，各地也正在制定档案事业发展“十四五”规划，建立湖南省高速公路档案馆的设想可以纳入规划，并在“十四五”期间推动落实，这将对湖南省高速公路档案管理以及高速公路建设都带来有力的支持和促进。

参考文献

[1]《企业档案工作规范》，第4.1、第5.1.2条、第7.3.3条

[2]《全国档案馆设置原则和布局方案》，第三条