事业单位档案管理创新途径探究

牟奕霖

摘 要：新时期事业单位的发展面临诸多机遇和挑战，要确保稳定发展，就需要做好档案管理工作，做好新时期档案管理的创新和优化工作，解决传统档案管理中的不足，切实提升档案管理工作的质量，让事业单位在新时期下能够获得更好的发展。

关键词：事业单位;档案管理;存在问题;创新途径

社会每向前推进一步，各行各业就随之前进一步。现代科技将事业单位带入了信息时代，要求事业单位积极进行管理创新，借助先进工具完成管理工作。新时期事业单位在解决遗留问题的基础上做出新的调整。事业单位档案管理创新涉及对未来的认识，这要求我们一方面立足现实，对可能性做出全面的分析和预判;另一方面着眼长远，善于创造发展条件，促使获得最佳效果。

1 事业单位档案管理工作现状

对于传统的事业单位档案管理工作来说，其所使用的方法都是让单位的工作人员对纸质版的档案进行收集和整理工作，这些纸质版档案都具有许多的缺陷，比方说字迹模糊不清、文件内容不完整或者不准确等等，这些都在一定程度上给事业单位的档案管理工作造成了极大的阻碍。在这之后，随着档案管理理念的改变，原本的档案管理制度逐渐变得无法适应事业单位的改变，其归纳和整理工作也越发不规范。对于事业单位来说，许多管理人员都忽视了它的重要性，甚至认为它是不必要的，在这些人为因素的影响下，事业单位有关部门对档案管理工作的重视程度也变得越来越低，这同样也严重阻碍了档案管理工作的规范性。除此之外，信息技术开始被应用在我国的各个行业之中，但是由于人们忽视了事业单位档案管理工作，现在所使用的依然是传统的纸质档案模式，都使得档案管理工作的效率更为低下。

2 事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 管理制度不完善及信息化设备水平落后

在科技水平日新月异的背景下，不进则退的危机感在各行各业悄然而生，也激励着事业单位各项管理工作的方式变革，值得注意的是，不应只注重管理形式的创新，而忽视内容与制度的完善，这将会导致档案管理的工作效率低下。在信息革新时代，更多新的管理手段与方式在我国各个层面的工作领域推广开来，其中不乏有新的档案管理方式，比如使用信息技术进行档案管理。一方面，在我们日常管理工作中，虽然很多部门已经引进现代化技术，但是其使用范围并没有理想中的广泛，更多工作人员依旧运用传统的管理方式，拘泥守旧。另一方面，只更新部分设备，将会导致相关设备不配套或不能共享的状况，甚至在档案管理与其他单位的联通中，因其调取手段落后，导致一些不必要的麻烦。旧的设备安全性能差，与新设备一起使用对事业单位档案的整体安全也构成了相当大的威胁，所以从宏观层面看，事业单位的档案管理模式与设备均处在较低的信息化层面，对现代化设备的使用也非常有限，我们应当从软件和硬件两方面入手，不仅要改善设备，还应当对管理制度进行革新，设置新机制以配合新设备的使用，两相融合，同步发展，才能达到对档案的高效管理和高水平

管理。

2.2 对档案工作缺乏重视，档案信息资源的利用率低

在大数据信息时代的背景下，事业单位的档案工作长期没有新的开发和利用，基本一直停留在收集档案信息和保存档案信息的状态，档案信息的利用程度低。这种停滞不前的情形严重影响了档案管理工作的优化和提升，特别是面对信息化时代，社会与单位人员流动性强，利用率低势必会对其产生影响。另外，对于管理人员和工作本身的不重视也导致岗位上的人才没能得以开发，很多事业单位轻视档案管理，更加注重业务带来的经济效益，对于档案管理来说，在事业单位中的作用得不到发挥，恶性循环下更加容易被时代淘汰。

3 事业单位档案管理工作的创新及优化策略

3.1 创新档案管理体制

档案管理工作的开展离不开问题的突破，体制不完善、不符合实际情况是最为突出的问题，我们要充分意识到档案管理工作只有在体制的规范下才能够使其有序发展成为可能。基于此，我们应当坚定不移地开展体制创新建设工作，将关注点放在档案上，以实现统一管理为最终目标。此外还可以以部门分类管理的二级管理体制为依托，将此工作具体细化，明确目标，落实到人。建立檔案室，对各部门档案资料统一放置，为了做好区别，工作避免出现失误，可以规划放置区域，每个区域由专门的人员负责。一些档案例如：人事、财务档案较为重要，不容出现任何差池。为此应当坚持直接管理原则，档案管理员日常做好资料采集与建档工作。

3.2 集合全力推动制度创新

不符合实际情况的制度不能被称之为好制度，我们必须要保证制度与实际密切统一。以往的制度过于片面，没有约束作用，难以保证档案管理工作实效。这就需要档案管理人员深入单位进行情况了解，根据本单位档案管理需求，制定出一套新的更加完善合理、合规、可操作性强的管理制度。制度创新毕竟不是一个小工作，为了保证制度合理、科学，可以鼓励全单位人员参与到管理制度创新中，每个人都就此提出意见和看法，最终增强管理制度与单位档案管理的契合性。新的、更完善的制度制定之后就要着手进行贯彻落实工作，这时可以对管理人员的行为加以规范，确保档案管理工作呈现规范化标准化发展趋势。

3.3 构建信息化档案管理新模式

随着社会的快速发展，各行各业实践出现了新变化，呈现出许多新的发展特点。“明者因时而变，知者随世而制”，新时期事业单位在实际工作中应当因时而变，将构建信息化档案管理新模式作为工作中心，有意识、有针对性地运用信息技术，走上数字化建设之路。在进行信息化档案模式探索时可以先吸收和借鉴其他单位的工作经验，再结合自身情况，达到满足本单位的个性化建设需求。现代信息技术会随着时间的推移不断发展，为了增强单位的信息化程度应当投入专项资金完成设备更新，不断优化档案信息应用平台，并定期进行系统维护和升级。

4 结束语

事业单位必须重点关注档案管理的创新优化，制订科学有效的档案管理办法，建立相关管理工作制度，充分利用信息化技术和配套设备，有效提升档案管理工作水平，为事业单位的持续稳定发展发挥积极作用。

参考文献

[1]马英杰.提升基层单位档案科学管理水平的途径分析[J].兰台内外，2019（27）：74-75.

[2]张美佳.加强事业单位档案信息化建设的意义与路径[J].兰台内外，2019（26）：35-36.

[3]李秋菊.新形势下事业单位档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2019（04）：85.