浅谈如何“阳光利用档案”

摘 要：“阳光利用档案”要求办事流程透明，办理过程廉洁，办理结果高效。本文以中山市不动产登记资料利用为例，阐明档案工作者如何依法依规、透明高效履职，推进不动产登记资料的“阳光利用”。

关键词：不动产登记资料;阳光;利用

什么是“阳光利用档案”？阳光利用档案简单来说就是档案利用者用得明明白白，清清楚楚;对于档案工作者来说就是依法依规，透明高效。而要做到这些，总体上是要做到三点：一是办事流程要透明;二是办理过程要廉洁;三是办理结果要高效。因此，我们按照不动产登记能力和作风建设“双提升”工作方案的要求，坚持以人民为中心的思想，扎实推进不动产登记资料“阳光利用”，提升服务

水平。

1 全面梳理服务事项，提供便捷清晰指引

办事指引也称“办事指南”，是指导办事过程的说明书，既指导办理业务者，也指导业务办理者。办理不动产登记资料的查询利用业务可以说相对简单，但由于查询利用的业务办理量巨大，所以一份简单明了的“办事指引”往往能起到事半功倍的作用。我们坚持问题导向，对全市不动产登记资料利用情况进行全面梳理，认真研究业务办事过程中的“烦”“难”环节，制定公开利用不动产登记资料的办事指引，明确查询利用的依据、条件，提供标准统一、规范简化的查询利用服务。《不动产登记资料查询暂行办法》颁布之后，我们及时修订更新办事指引，分解出“住房证明”和“不动产登记资料查询结果”两大业务类型，制定《中山市不动产登记资料查询服务指引》，对“查询主体”、“查询范围”、“需提交的申请材料”等内容进行进一步的规范，对“有效身份证明”、“委托代理人查询”、“不予查询”等情况进一步明确，使服务指引更加“透明化、简明化”，使办理业务者做到“心中有数”，跑最少的路，把想办的事办好。

2 全面优化办理流程，提高利用档案效率

为全面贯彻国家、省、市关于深化“放管服”改革和优化营商环境的工作部署，我们遵循国家、省、市关于不动产登记资料查询利用规定，清理取消没有法律法规依据的前置环节，最大限度精简办事流程，减少办事环节，缩短办理时限，做到当场办结、立等可取，切实打通服务群众的“最后一公里”。对线上办理业务的，我们通过网上申请、受理一体化运作，实现利用档案审批进程实时监控，并与局“不动产登记业务管理系统”对接，进一步提高档案管理的信息化水平与利用效率。对线下（窗口）办理业务的，申请人只需凭身份证件取号、出示证明材料即可办理;窗口工作人员审阅提交的证件及证明材料是否符合《不动产登记资料查询暂行办法》，符合办法规定的，按申请人申报的查询结果要求出具查询结果;不符合的，一次性告知申请人需要补充的材料后，不予受理或出具不予查询告知书。比如，在以前，申请人办理业务之前必需手填《不动产登记资料查询申请表》内容，给申请人携带资料、填写表格带来了不便，延长了业务的办结时间;现在，由“不动产登记业务管理系统”自动生成《申请表》，申请人只需签名确认即可，大大提高了办事效率。

3 探索权限向镇区下放，方便镇区群众就近办事

权限下放是推动职能转变、改革增效的重要途径。2015年开始，我们按照“简政放权、放管结合、优化服务”的原则，大力推行“就近办”，依托镇区窗口、自助终端、网络终端，将不动产登记资料查询利用业务向镇区延伸。经过半年多的筹备，通过对镇区窗口人员开展业务培训，购置自助机、扫描枪等设备，改造、安装及试运行不动产登记系统等工作，权限下放工作顺利开展、圆满完成。通过下放权限等措施，实现了“就近能办”、“多点可办”、“少跑快办”，有力推动了业务提速增效，方便群众就近办事。

4 充分依托现代信息技术，实现档案利用途径多元化

现代信息技术对群众利用档案带来了极大的便利。为此，我们不断拓展不动产登记资料查询利用途径，除了传统的窗口（大厅）查询，还通过“自助查询机”、“移动网络”等平台，建设不动产登记资料信息查询窗口，实现查询利用途径多元化，查询结果出具效用同等化。首先，在全市各个镇区、行政服务中心、局办证大厅均设置了不动产自助查档一體机。不动产自助查档终端集成了打印和盖章功能，实现信息的身份证读取和人脸核身，身份校验成功后，仅需30秒即可完成登记信息查询和打印，大大提高查询和打证效率，减少群众排队轮候时间。其次，市不动产登记政务服务平台（微信端）已上线运行，提供进度查询、网上预约、公示公告等便民服务，实现了“粤省事”不动产信息查询服务对接，群众可自助查询个人不动产信息，实现掌上不动产登记业务申请。最后，为推动政府部门之间不动产登记数据的共通共享，打通部门之间的数据壁垒，开发建设“不动产登记信息通用查询系统”，市相关职能部门可以根据自身业务的需要，通过登录系统自助查询并出具查询结果。

5 发挥群众监督，做好政务投诉、行政复议和行政诉讼工作

窗口服务离群众最近，不动产登记资料利用关系到群众的切身利益。为预防工作中出现失职渎职情况，充分发挥群众监督力量，是提高窗口服务质量和效率必不可少的内容。因此，我们通过局政务网站、12345政府服务热线管理、信访部门、行政服务中心意见登记簿等方式接受群众的建言献策、情况反映和投诉咨询，在规定的期限内给予回复，发挥群众对不动产登记资料查询利用工作的监督约束作用;同时，并运用法治思维和法治方式，审核依法治档情况，做好行政复议和行政诉讼工作，及时依法化解矛盾纠纷。

6 加强窗口工作人员教育管理，确保依法依规履职

我们通过一系列措施，着力打造一支组织有力、作风过硬、业务精通、依法履职的高素质档案工作队伍。对此，我们十分注重对查阅利用窗口工作人员的政治思想教育和职业道德教育，组织开展岗位培训、礼仪培训，积极参加省市局关于自然资源管理业务及法律法规的培训班及讲座，提高窗口工作人员业务能力和服务水平;定期召开廉政教育会议，引导和促进工作人员学法守法，不断改进工作作风，提高防范廉政风险意识;组织学习《物权法》、《不动产登记资料查询暂行办法》、《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实施细则》等政策法规，增强依法履职的意识。同时，我们加强党风廉政风险点排查，对窗口工作人员实行系统查询权限管理，并借助后台日志服务，定期对查询记录进行统计分析，保证档案数据的正确合理

利用。

作者简介

陈育生（1980-），男，毕业于中山大学，硕士研究生，从事档案管理工作。