智慧城市背景下城建档案管理现状与创新策略

张艺

摘 要：近年来我国城市化建设速度很快，建设工程规模越来越大，数量也日益增多，对城建档案管理工作提出了新的要求。作为城市建设经验与客观活动记录，城建档案具备极高的保存与利用价值，因此必须将现代信息技术的作用发挥出来，加大对档案资源价值的挖掘力度，从而为智慧城市建设提供更多可靠依据。本文将简述城建档案管理的现状，并提出了智慧城市背景下城建档案管理创新策略。

关键词：智慧城市;城建档案;创新

加强城建档案管理工作，能够为城市的建设与发展奠定良好基础。在我国城市化进程逐步加快的今天，政府在城市基础设施建设上增加了投入，为人们提供了更加便捷的生活条件。尤其是在提出“智慧城市”的理念后，其逐步成为未来城市发展趋势，要求将信息技术手段利用起来，优化城市各项硬件和软件，这也增加了城建档案管理工作难度。因此我们要提高对城建档案管理工作的重视程度，优化档案管理体系，提升档案管理质量，为智慧城市的可持续发展创造有利条件。

1 城建档案管理的现状

1.1 城建档案接收过于滞后

城建档案涉及内容众多，包含了城市建设方方面面的资料信息，如政治、经济和文化等档案，各部分内容也有着密切联系，但是从城建档案管理现状来看，还未做好档案接收工作。城市建设属于动态发展过程，档案管理人员必须具备敏锐观察力，能够第一时间做到档案接收工作，然而实际情况刚好相反，这是城建档案管理工作中的薄弱环节，大多数城建档案接收处于相对滞后的状态，无法为智慧城市建设与发展提供参考作用。

1.2 城建档案管理制度不完善

近年来我国城建档案管理工作有了新的变化，要求相关单位在思想上引起足够重视。但是从实际情况来看，至今很多地方还缺乏专门的城建档案室，也未成立相应的领导组，在城建档案管理职责划分上不够明确。也有的单位不重视改善办公条件，城建档案管理所需现代化设施设备不完善，未严格落实制定的规章制度。如此一来城建档案管理质量与效率难以提升，工作的开展也面临着诸多制约。

1.3 城建档案管理方法单一

在信息化时代下，社会发展速度越来越快，很多行业都注重对现代信息技术的应用，在城建档案管理中虽然也配置了计算机等设备，但是实际效果却不理想[1]。当前一些单位在城建档案管理过程中，主要采取手工操作的方法，导致城建档案保管、编目和利用等工作无法高效开展，未科学合理对城建档案作出分类，存储上也存在问题，并采取纸质实体档案管理模式，在信息转化、利用和传输等方面非常落后。现阶段城建档案仍然处于卷宗数据化处理阶段，档案目录数据库不够完善，因为人力投入有限，导致城建档案在收集、整理、保存和利用等方面显得非常滞后。

2 智慧城市背景下城建档案管理创新策略

2.1 完善城建档案管理制度

通过对城建档案管理制度进行完善，能够提升城建档案管理工作效率，在促进智慧城市建设上发挥着重要作用。在智慧城市建设中应该将档案管理的标准与结构确定下来，保证划分的详细与合理，这样才能促使城建档案管理实效性提升。在城建档案管理系统建设过程中，要对档案信息与档案内容作出系统化分类，提升城建档案管理工作的高效性、科学性与合理性[2]。第一，对智慧城市档案管理体系来说，应该保证档案信息原始数据的有效性与真实性，在城建档案收集环节要规范操作流程，让档案管理人员行为得到有利约束，通过实行有效的监督机制，才能让城建档案信息数据更加真实与完整。第二，各部门要加强联系，严格落实档案信息管理工作，结合安全监管机制的要求，尽快调整城建档案管理標准，保证档案管理工作更加安全。第三，智慧城市背景下城建档案管理的重点是集中整合各项信息，这要求相关部门实行联动协调机制，从而实现对智慧城市档案信息的集中利用。此外，还要对信息管理流程与档案管理结构进行优化，保证城建档案管理工作水平实现提升。

2.2 优化城建档案管理信息体系

在智慧城市建设过程中，要将信息技术手段应用到城建档案管理工作中，尽快打造完整的档案管理信息平台，保证其能够安全、稳定运行，发挥出城建档案信息平台的作用。档案管理部门要不断优化城建档案管理信息体系，提升档案信息化管理工作效率，并对城建档案管理中各项行为作出明确规范。在城建档案信息体系建设过程中，需要实行统筹联动机制、监管机制以及动态化管理机制。对统筹联动机制来说，能够促使各部门运行更加有效，而实行监管机制，将保证城建档案管理工作的准确性与真实性[3]。采取动态化管理机制，将解决智慧城市建设中存在的规划与系统问题，这样可以根据智慧城市发展目标与具体需求，提供相应的档案信息，保证将城建档案的利用价值体现出来。因此在完善城建档案管理信息体系的过程中，必须重点考虑以上因素，推动智慧城市建设的快速进行。在智慧城市建设背景下，需要将计算机应用到城建档案管理工作中，档案管理部门要注重提升信息平台服务水平，发挥出其接收功能，将技术上的优势体现出来，为各单位与人员提供优质服务，真正体现城建档案的作用。

2.3 发挥数字化管理优势

智慧城市是在传统城市形态的基础上发展而成，在引入信息技术手段的过程中，要结合智慧城市建设的需求，不断提升城建档案管理工作水平，对此需要尽快对城市资源进行整合，实现对城建档案的数字化加工。对以往的城建档案来说，应该集中开展数字化加工工作，提升档案数字化发展能力，促使城建档案管理工作可以正常进行。此外，信息技术是推动城建档案发展的重要基础，与系统化管控机制的建设也密切相关，需要从城建档案管理需求出发，逐步形成系统化、一体化的控制结构，确保与实际发展要求相符。第一，加强对城建档案资源的数字化整合。要通过不断优化城建档案数字化管理体系，避免出现实行僵化的自动化处理机制与智能化整理模式，应该从城建档案管理需求出发，尽快形成不同层级结构的管控模式。这样城建档案才能得到动态化调整，保证档案管理工作的智能化水平实现提升。基于此应该关注城建档案信息管理工作，保证收集渠道更加多元化。第二，重视城建档案管理的数字化发展[4]。在智慧城市建设过程中，人们可以享受更为舒适的生活环境，也推动了公共安全管理体系的发展。对智慧城市结构来说，也需要建立相应的城建档案数字化处理体系，保证城建档案管理质量与效率实现提升，同时也让信息管理工作更具实效性。此外，在智慧城市背景下，为信息描述标准化与信息获取科学性提供了更加便利的条件，有利于以往城建档案的深度改革，在体制管控角度优化城建档案协调化联动处理工序。这样能够发挥城建档案管理体系的作用，为城建档案信息化发展打牢了基础。

3 结语

总之，智慧城市背景下做好城建档案管理工作具有重要的意义，档案管理部门必须尽快制定完善的监督机制，对城建档案信息采取集中监督与管控措施，逐步优化安全管理体系，提升城建档案内容的完整性与真实性，为城市规划与建设提供可靠保障。对此要结合智慧城市建设要求，在城建档案管理工作中增加投入，既要配置完善的设施设备，也要引进高素质专业人才，保证城建档案管理目标顺利实现。

参考文献

[1]郭平.智慧城市背景下城建档案管理创新[J].山西档案，2019（06）：132-136.

[2]蒋美太.智慧城市背景下城建档案管理研究综述[J].兰台世界，2019（08）：84-87.

[3]王凯.建立新型智慧城市背景下的城建档案管理工作[J].办公室业务，2019（08）：122-138.

[4]刘咏婷.智慧城市背景下城建档案管理创新研究[J].城建档案，2018（05）：61-62.