略论机关及事业单位档案的价值与作用

杨茜

摘 要：对于机关及事业单位而言，其档案的信息含量一般比较大，根据收集整理，一般以单位发展过程中的历史资料为主，在机关及事业单位发展和工作过程中，很多的档案资料可以作为信息基础，起到标准化的校對作用，因此，按照年限进行档案管理的标准化管理，能够为机关及事业单位的档案信息库的抽取调查有很大的帮助。根据机关及事业单位如今的档案管理现状问题，提出针对性解决策略，科技信息化手段和制度模式下的机关及事业单位档案管理工作逐渐引起更多的相关单位重视。

关键词：机关及事业单位;档案管理;作用

档案的价值指的就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案的价值。档案能够发挥其作用，就充分体现出档案的自身价值，也就是说档案的作用就是档案的价值。

1 浅析机关及事业单位档案管理现状问题

1.1 档案管理混乱，相关工作人员没有工作经验

就是集中于档案管理的工作人员，对于档案管理的工作职责不熟悉，造成了档案管理混乱的现象。根据调查。很多的机关及事业单位对于档案管理工作过于轻视，导致在信息收集和整理的时候非常凌乱，招聘的档案管理人员一般没有工作经验，也没有对岗位的工作有系统的培训经验。对于机关及事业单位的档案管理工作而言，不是仅仅的书籍文件的整理排放，在档案整理过程中，也同样需要建立包括保管，编制，归档，借档等具体流程。在管理人员上岗之前，需要在档案室对以上工作的职责内容完全熟悉。另外，现如今，很多的机关及事业单位已经开始形成电子的档案信息管理模式，因此，在档案管理人员选择时，也需要多吸收新鲜血液，以年轻人为领头的档案管理团队的意识形成需要被更多人发现和重视。另外，因为岗位的管理压力不大，部分档案管理人员工作不认真，相关活动内容以病假，事假等理由推脱，也给机关及事业单位的工作推进造成了一定的压力。

1.2 档案管理方式老旧，效率质量低下

档案管理方式老旧，导致档案管理的效率和质量低下。以传统的档案管理线下模式为主，以人力为主进行档案信息的筛查和选择，在时间上，会大大加长工作时间，在质量上，人工检查，整理文字，图表等信息很容易存在纰漏和问题。而且档案管理人员年龄和资历比较大，他们对于档案管理的新鲜途径会存在一定排斥，对于机关及事业单位而言，短期内无法快速排查档案管理人工问题。此外，档案库形式需要一定的空间进行放置档案，随着机关及事业单位的发展，所需放置空间也逐渐增加，因此，老旧管理模式和途径给机关及事业单位造成了滞留现状的压力。

1.3 档案管理不符合机关及事业单位发展现状，信息更新缓慢

对于机关及事业单位的市场化发展而言，随着市场动向的不断发展，机关及事业单位的发展目标和相关策略也会随之改变，相关的档案数据信息也会变化，但从机关及事业单位的发展现状来看，很多的档案信息尚未更新，档案信息库过于陈旧，相关的市场发展动态在档案信息库中没有体现。很多的机关及事业单位并不重视档案信息库更新，导致在很多关键节点没有相关的对应档案信息进行对照，包括档案的借档和归档信息都要在档案信息库中体现，信息更新止步不前对于机关及事业单位的发展有一定的阻碍作用。

2 根据现状问题形成的机关及事业单位档案管理制度标准

2.1 根据机关及事业单位的发展情况，对相关管理人员进行岗位培训

就是对机关及事业单位档案管理的工作人员进行上岗前培训，对于没有工作经验的工作人员，对其进行信息化的文件熟悉，后续再进行机关及事业单位不同档案管理内容的分类管理，逐渐熟悉机关及事业单位档案管理的全部工作内容。对于有经验的工作人员。以轮岗制，增加其对工作职能的敏感度，快速上岗。并且以培训和考核的形式督促其工作，以积极并向上的态度对待信息管理工作，并且机关及事业单位再引入新的科技化档案管理手段后，进行相关工作人员统一培训，包括设备和网络信息平台的规范，需要管理人员对于信息数据库的全面了解。机关及事业单位要定期吸收年轻的管理人才，尤其在档案管理工作上网络管理途径熟悉的人才可以积极引入，并且快速上单位内部全体工作人员熟悉网络培训管理流程。

2.2 以科技信息收集整理手段形成新的档案管理信息库

就是信息网络平台和相应的信息数据库的新型管理手段的出现，增加其在机关及事业单位的利用率，机关及事业单位很多的档案管理老员工不理解也没有办法快速学习新型网络管理模式。网络信息技术优秀的年轻档案管理人员可以给老员工灌输新型网络管理思想，以效率和质量的提升为保障，形成一体化全面建设数字化档案信息管理数据库。另外，新型科技技术，如云计算，大数据等管理方式的引入，逐渐代替人工化的管理途径。数字化管理也是全面更新机关及事业单位档案库的有力方式，以市场为研究对象，实现机关及事业单位档案管理的新模式。信息化时代提倡线上线下共同进行的机关及事业单位档案管理工作，能够引起更多的机关及事业单位重视科技手段的档案管理工作。另外，以递进式的档案管理数据库能够从时间年限，档案形式和资料类别进行区分放置，也为后续的档案查找和确定减少了很多的负担和问题。

2.3 以规范统一的管理制度进行档案体系化管理

规范统一的管理制度是档案体系化建设的重要一环。从档案的收集到整理就要开始区分档案类别，对于收集好的信息资料进行组合，形成种类不同的编制文档，后按照时间的顺序逐一排列，形成管理秩序。对于查找率比较高的档案可以进行标记，无论是线上的网络管理平台的标注还是线下的重要档案分别管理，都是可行的方法。此外，就是对已经整理好的档案的鉴定工作，一般对于机关及事业单位历史年代比较强的档案信息要重点检测，根据不同档案的历史年限不同，其保留和档案储存放置方式也会有不同。对于保留时间超过年限的可以及时进行销毁，防止对于后续的档案更新和线下档案库的整理造成阻碍。最后，就是档案保管，对于重点管理的档案需要结合科技手段，增加其保密性。

2.4 档案管理服务能力拓展

机关及事业单位开展档案管理工作的本质是服务，而其实际价值的体现也同样来源于服务。所以事业单位应该提高自身的服务水平，从而有效的促进档案管理工作的信息化改革。而想要做到这一点，首先应该扩展服务功能，对于传统的档案管理模式中所涉及的服务职能，仅仅只是局限于检索查阅等层面，而在信息化改革模式下，则可以通过对信息技术的运用进一步的扩展其功能。通过开发先进的功能模块，从而有效的实现数据的自动规避、筛选和对比。其次应该进一步的扩展服务内容，在传统的档案管理模式下，事业单位所提供的服务内容十分被动，而管理者仅仅只是作为一个数据信息的管理仓库，而在信息化改革模式下，则可以进一步的扩展服务内容，使其完成由被动到主动的转变，为需求者提供更有针对性和个性的服务。

3 结语

机关及事业单位档案管理工作重要且必要，不仅影响机关及事业单位的发展，而且从社会的实际需要上，机关及事业单位的档案建设也有实际意义。从传统的档案管理模式进行借鉴优势，刨除劣势，以科技信息手段形成网络档案管理库，形成线上线下同步更新的新时代机关及事业单位档案管理模式，能够为未来的机关及事业单位发展提供关键性建议和意见。

参考文献

[1]郑太敏.机关及事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊，2019，27（11）：232.

[2]周颖.机关及事业单位档案管理存在的问题及对策研究[J].现代营销，2019.