新时期加强企业档案收集工作的重要性

摘 要：档案收集工作是整个企业档案管理过程的重要前提和基础，是全面衡量档案管理工作水平的重要尺度。档案收集是否齐全、完整直接关系到档案室（馆）保存档案质量水平，从而影响档案资源开发利用。本文通过论述在新时期下企业档案收集工作的重要性，并根据实际情况提出加强此项工作的实践策略，以最大限度地发挥档案的价值。

关键词：新时期;加强;档案收集;重要性

随着社会的进步和发展，许多企业中逐渐意识到档案工作的重要意义，同时也在挖掘档案对本企业的价值，为企业提供更好档案服务。档案收集工作作为档案价值体现的基础工作和档案管理的第一关，显得格外重要。现如今，档案工作在一些企业依旧存在一些问题，如档案管理工作被边缘化的，领导重视程度不够;企业职员的收集和存档意识依然欠缺;收集的方式方法仍然需要加强改进等。因此，在新时期加强档案收集工作势在必行。

1 档案收集的重要性

1.1 档案收集工作是档案管理工作的基础工作

收集工作是决定档案管理工作存在和发展的前提和基础，没有“地基”、无法建立完整、有序的档案管理体系。没有收集就没有档案，材料就始终处于文件的状态，信息也无法得到有效整合。只有充足的档案原始材料作为基础才能使档案的其他环节有效的进行;只有做好收集工作，档案的整理工作才能更加完善、给资源开发提供强大的信息资源支持、利用工作才能更加有效。如同建筑，只有打好地基，才能承载住建筑重钢筋水泥的负荷。

1.2 档案收集工作处于档案管理工作的首要环节

档案收集工作是整个档案管理工作中的第一步骤，是档案管理工作的首要环节。我们强调，档案工作要把好“入口关”，所收集的档案务必要保质保量、齐全完整、有内在的逻辑性、“应收尽收”“应归尽归”才能最大程度地还原一项工作“原貌”，才能有效进行后续工作。

1.3 档案收集工作是维护历史真实面貌的必要手段

由于档案的本质属性是“原始记录性”，这就决定了档案是真实可靠的。档案不仅记录了历史真相，而且记录了历史的发展过程，可以再现历史真相。档案的收集，必须包含每一个关键点，涉及每一个重要环节，最大程度保留事件的完整性、真实性，否则档案的价值将不复存在，如同盲人摸象，为后人留存的“历史”也将失真。

1.4 档案收集工作是衡量工作质量的最直接也最重要的标尺

档案收集工作是档案室以及档案馆获取档案的手段，档案管理的工作如何，在很大程度上取决于档案室（馆）藏是否丰富、档案是否齐全完整。试想企业领导如果需要利用库藏里的档案来解决企业实际生产中的问题，如果发现查阅的档案不是找不全、就是保存的档案没有留存关键点，一定会直接否定档案部门的管理工作水平。

2 档案收集工作的特殊性

所有收集到的档案，都是个人、团体、企事业单位或党政机关等提供的，像人事档案，企业、地方政府等在进行干部任免前必须查阅其人事档案，进行“三龄两历”等种重要信息的核实。《档案法》：第一章第二条“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”;第二章第六条“国家档案行政管理部门主管全国档案事业”……因此档案工作是一项国家级工作，档案收集作为档案工作的关键环节也具有国家属性这项重要特性。这就要求我们进行档案工作时不仅要按照档案相关法律法规进行收集、整理、开发、利用等，还要尽可能开发档案的内在资源，深入挖掘其内在的价值，为国家、社会、企业和个人等的发展提供最强支持、助力和保障。

3 加强企业中档案收集工作的方式

3.1 建立完善的收集制度

“沒有规矩，不成方圆”。企业中档案的收集工作涉及的不仅仅档案管理部门，它更包含众多业务部门和职工个人。因此档案收集工作相较于企业中其他的专业工作范围更为广泛、工作内容也更为繁杂。如何把这些繁复的工作有序进行，制度的制定和完善尤其重要。相关的收集制度不完善，容易导致归档材料出现不齐全、不完整的问题，这样便会严重影响档案的质量及其价值的发挥。因此，需要根据本企业的实际情况制定完善的档案收集相关制度。完善收集工作制度是一项长期的、不间断的、顺应新时代发展的系统过程，要认真研究、探索、鉴别档案的收集范围、收集内容和形式，才能制定出适应本企业的收集规章制度，也才能更好的完成档案的收集工作。

3.2 以人为本，提高素质

1）提高企业员工和各部门的收集意识。为使收集工作做的更好，收集到的档案有价值，为利用者提供更好的服务，就必须提高收集工作者的意识。有的工作人员对档案收集工作存在“事不关己”的态度，还有部分人员收集意识欠缺，他们认为档案收集工作只是挑选几样简单的材料归档即可。正是由于这些态度不端正现象，造成工作受限，档案管理质量提升不明显。应对这些现状，我们需要做的是不断向档案管理人员及各部门工作人员宣贯收集工作正确的意识，并且保证所有岗位都有专职或者兼职人员负责。

2）提高档案人员业务素质。要落实档案收集工作，需要全体管理人员共同努力。加强专兼职档案员的专业培训，档案人员要端正心态，积极主动参与工作，尤其对企业核心工作通过主动提供研究的档案资源进行助力。通过定期组织培训学习并交流工作经验，拓展专兼职档案人员思路、夯实专兼职档案人员业务知识，并且引导大家要善于理论联系实际，在管理工作中善于创新，在工作实践学习中，不断提高业务水平、学以致用。对于档案工作不仅知其然、还要知其所以然。

3.3 有完善的软硬件设施设备做保障

在新时期下，我国还是以双套制归档方式为主，正在大力推行单套制归档方式。前者不能废除的原因，依然是基于在企业生产、经营和日常管理中产生大量的纸质文件，需要进行数字化，不得已需要庞大的实体库房，还要有数字化和其副本电子件的保管软件和网络空间。因此数字化设备、库房的保障、档案管理系统等软硬件的保障，要走在档案开展的前列，有了精良的装备，才能打好档案收集工作这场“持久战”。

3.4 收集工作要懂得宣传，懂得重点结合企业核心工作

档案收集应与宣传和企业核心工作紧密相连。档案收集离不开档案的“舆论”与引导。我们可以利用新时代多媒体技术进行企业网页平台、手机客户端、微信公众号等多平台的宣传，加深企业对档案工作的价值和以及告知到家如何更好的档案收集。这样不仅能提高各部门工作人员的档案意识还能营造出良好的档案文化建设氛围。我们还可以从部门领导入手，灌输档案收集思想。一个企业最重要的还是顺应新时期下本单位当前的核心工作，档案人员要有灵敏嗅觉，如果在企业精力、人力、财力有限的条件下，积极主动向企业的核心工作靠拢，把收集的档案有侧重点的划分。大力开发通过档案收集工作得来的档案资源，为企业生产经营能力提升贡献应有的力量，这样才能有效助力企业的发展，领导和各部门也就可以从主观性出发，发现档案的价值，从而更好的配合档案收集工作。

4 结语

新时代下，档案工作者通过各种多元化的手段加强企业档案的收集工作，但由于种种原因，当前档案收集工作形势依旧不容乐观，存在许多主观与客观问题。笔者结合历年来自身与前辈经验，用于实践强化使得档案收集的数量更为充分、质量也更加优化。有了强大的库藏做依托，档案的编研工作也更倾向于企业的核心，达到了档案收集工作的预期效果。档案之路漫漫，与同仁并肩前行，共勉之。

参考文献

[1]张雪.基于档案收集难原因分析[J].档案工作，2017（06）.

作者简介

胡蝶（1986-），女，汉族，湖北武汉，本科，学士学位，研究方向：企业档案管理，目前主要从事档案管理和工会管理工作。