新时期事业单位档案管理工作的创新及优化

何彩杰

摘 要：进入21世纪以来，我国经济发展进入新常态，提高各行各业工作效率和工作质量是十分重要的课题。事业单位中的档案管理是重要管理工作，关乎事业单位人事部门的工作质量和工作效率。本文对创新、优化事业单位的档案管理工作的方式及策略进行分析。

关键词：事业单位;档案管理工作;创新及优化

社会发展带动科技进步，档案管理趋于信息化。电子档案开始取代纸质档案。目前，档案管理人员和管理方式还不能适应新形势下档案管理的需求，从而导致管理中出现多种问题。为确保事业单位档案管理工作的有效进行，单位需要针对管理中出现的问题，进行管理方式的创新和管理人员的培养。

1 新时期事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作业务基础不强

有些事业单位缺乏较强的档案管理工作意识，也不重视国家有关法律法规在事业单位工作实践中的真正落实，不利于提升档案管理工作效率和工作水平。有些事业单位自身缺乏较强的档案管理基础业务能力，出现管理混乱的情况。基础工作质量关乎到档案管理工作效率。就现阶段的情况来讲，我国很多事业单位自身都尚未建立和健全档案管理工作制度，也没有一套科学规范的档案管理工作标准。很多事业单位尽管建立档案管理机制，但是由于多方面的原因而不能将其在工作中落实到位。档案管理工作缺乏专门的人进行负责，这样容易导致档案管理工作缺乏标准化和合理化，进而导致档案信息的价值不能充分发挥出来。

1.2 人员观念意识淡薄

大数据时代的来临使得处理大量的数据集成为可能，而很多企业和个人也看中了大数据技术的优势，开始利用大数据技术处理档案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事业单位由于长期受国家的管理，其内部人员在进行工作时普遍以稳定性优先，因此并不倾向于频繁的使用先进的技术，因此我国很多事业单位在大数据时代依旧在使用传统的方式管理档案数据。但随着档案数据的增加，这种传统的管理方式将逐渐难以适应大量档案的管理工作。此外，事业单位的性质使得在其中应用先进档案管理技术显得非常困难，特别是对于部分保密性质较强的单位来说，出于保密需求，这些单位往往会较为抗拒使用信息技术进行档案的管理。

1.3 管理制度不完善及信息化设备水平落后

在科技水平日新月异的背景下，不进则退的危机感在各行各业悄然而生，也激励着事业单位各项管理工作的方式变革，值得注意的是，不应只注重管理形式的创新，而忽视内容与制度的完善，这将会导致档案管理的工作效率低下。在信息革新时代，更多新的管理手段与方式在我国各个层面的工作领域推广开来，其中不乏有新的档案管理方式，比如使用信息技术进行档案管理。一方面，在我们日常管理工作中，虽然很多部门已经引进现代化技术，但是其使用范围并没有理想中的广泛，更多工作人员依旧运用传统的管理方式，拘泥守旧。另一方面，只更新部分设備，将会导致相关设备不配套或不能共享的状况，甚至在档案管理与其他单位的联通中，因其调取手段落后，导致一些不必要的麻烦。旧的设备安全性能差，与新设备一起使用对事业单位档案的整体安全也构成了相当大的威胁，所以从宏观层面看，事业单位的档案管理模式与设备均处在较低的信息化层面，对现代化设备的使用也非常有限，我们应当从软件和硬件两方面入手，不仅要改善设备，还应当对管理制度进行革新，设置新机制以配合新设备的使用，两相融合，同步发展，才能达到对档案的高效管理和高水平

管理。

2 新时期事业单位档案管理的创新措施

2.1 创新档案管理方法，提高现代化水平

在新时期档案管理工作创新的重要环节是档案管理方法的创新，信息化档案管理已经逐渐成为档案管理的主要发展，还是实现信息化档案管理的前提条件。伴随着电子信息技术的迅速发展，出现越来越多的档案管理软件，网络技术高速发展，计算机知识的广泛普及，这些在一定程度上都为实现信息化的事业单位档案管理数据资源打下良好的基础。在该过程中，作为事业单位的档案管理者，必须要在软件上构建与本单位相符的系统，分层次完成档案梳理工作。扫描上传历史档案原件，对将来的档案信息采用两种保存方法，除了需要对纸质档案进行留存，还要运用软件系统做好电子版存档，将其在预定的系统内保存，也可以将其上传在云端上。同时，必须要引起注意的是，事业单位必须要结合自身的档案性质，选择适合的软件系统，在整理以及上传保密材料时，必须要设置有关的保密环节，不能泄露信息。在档案管理中运用现代化信息技术，这是事业单位档案管理创新的主流发展趋势，而且是新时期事业单位档案管理创新工作的重点。

2.2 优化档案管理人才结构

由于档案管理工作的性质，这一工作在大多数事业单位中属于重要性不高的“闲职”，也并非具有专业技术的人才的首选，因此目前我国大多数事业单位中档案管理人员老龄化程度较为严重，而老年人的思维和技能的显著不如年轻人，因此当未来事业单位进行档案电子化后，现有的档案管理人才将无法支撑电子档案的管理和维护工作。为此，事业单位应当注重优化档案管理人才的结构，通过吸纳具有相关技术和技能的年轻人进入的方式确保档案管理人才能够支撑单位档案信息的转化，在档案管理部门形成“年轻人为主、老年人为辅”的局面，让有专业知识和技能的年轻人充分发挥其作用。

2.3 对规章制度进行完善

为确保档案管理工作的顺利进行，需要根据单位的实际情况制定相应的规章制度，并确保规章制度的合理性和科学性。档案管理的规章制度需要具备良好的可操作性、实用性与可行性，才能更好的引导和规范档案管理工作。针对档案管理制定科学的规章制度，不仅要对管理工作者进行约束，还要对机制主导人员进行约束，并确保制度体系的严肃性和公正性，从而实现管理工作的高效性、灵活性和科

学性。

2.4 提升人事档案管理队伍素养

随着事业单位管理制度改革的不断推进，相应的干部职工的奖惩材料越来越多，为事业单位的人事档案管理工作增加了难度。与此同时，人事档案管理工作有着一定的保密性和服务性特点，需要从业人员具备职业素养和思想政治觉悟。因此，事业单位需要打造一批高素质专业化的人事档案管理人才队伍，提高他们的工作能力和水平。一方面，严把选人用人关口是组织建设的重中之重。单位在选聘优秀人才时不仅需要考虑他们的能力与素质，还应当把责任意识、服务意识和大局意识等标准考虑在内;另一方面，事业单位可以对人事档案管理人员进行定期的专业培训，通过专家讲座、优秀人才的经验分享会、播放科教影片等形式让他们了解先进的管理理念和信息技术，以提高人事档案管理人员的工作技能，让他们能够更好地胜任这份

工作。

3 结语

新时期下事业单位在发展中必须要清楚明确档案管理工作的要求，而且加强档案管理工作的创新。只有创新档案管理方法，提高现代化水平，加强事业单位对档案管理的意识，建立和健全档案管理工作体制，才可以对事业单位的档案管理现状进行更好地改善，实现事业单位所有资源的科学配置

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