新时期下如何做好人事档案管理工作

李菲

摘 要：新时代赋予了事业单位新的任务，而事业单位中的档案管理工作也变得更加规范和严格。对于事业单位来说，档案管理工作能够在很大程度上促进体制内工作的顺畅有序及高效。基于此，本文针对事业单位人事档案管理重要性进行分析，探究人事档案在事业单位中的价值体现，并根据相关的问题提出事业单位在人事档案管理中的一些有效性意见。

关键词：人事档案;人才;档案管理

1 引言

随着社会进程的持续加快，人才成为行业与行业之间的竞争关键点。对于每一个单位而言，如何选好人、用好人成为大问题。做好事业单位人事档案管理，才能够为人事工作提供规范管理、科学决策，并且能够为后续的人才开发、人才使用、制定人才计划等提供准确的信息，所以，事业单位落实人事档案管理工作意义非凡。

2 现代人力资源管理与人事档案管理的关系

现代管理学的思想本质上是对人这一核心进行管理。具体到人力资源管理领域，主要是要通过完备的人力资源管理体系以及内容来确保人员配置科学合理，提升单位人才竞争力。在这一过程中，需要充分利用人事档案这一重要的资源，进而提升人资管理的实效。一方面，人事档案是人力资源管理的主要依据和基础，它集中反映了人力资源的基本情况，体现了“人”的历史和现状。从这个方面来看，人事档案能够帮助相关单位全面地考察了解和正确选拔相应的优秀员工。另一方面，人事档案管理工作不能脱离人力资源管理，必须紧密贴合人力资源管理的目标和要求。也就是说，单位要充分发挥好人事档案的重要作用，及时将人力资源管理中的相关内容记录到人事

档案。

3 当前事业单位职工人事檔案管理出现的矛盾和问题

1）人事档案管理工作。如果想更加规范，就必须制定相应的章程与制度，以起到有效制约的作用。若缺少完善的制度，则管理员工便会根据自身的经验和习惯开展工作，而不同的员工有不同的工作方式与习惯，所以势必会让人事档案管理陷入一片混乱。因此需有效细化人事档案管理工作，给予其精准的指导以及有效的约束，促进人事档案管理精准与规范性的提升。除此之外，如今一些机关事业单位还缺乏完善的人事档案管理制度，管理过于随意，杂乱无章，所以加强这一方面的改善迫在眉睫。

2）人事档案管理设施缺乏。伴随当前互联网发展速度进一步加快，电子化技术进一步发展，电子文本逐步代替了原有的传统纸质档案，纸质档案尽管可以对单位人事的情况进行有效的记录，然而纸质档案具有很大的缺点，比如说，无法有效的保存纸质材料，随着时间的增长以及翻阅次数的增加会导致纸张出现丢失或破损等情况，当前社会网络发展的速度进一步加快，人事档案逐步开始使用网络化经营管理，但是因为某些单位不重视档案的管理，档案管理部门没有进行网络化，造成很多管理设施缺乏，很多人事记录扫描件、复印件无法有效的向网络当中传输，造成人事档案管理过程中缺乏准确性。

3）相关工作人员不够专业。一些管理人员对人事档案管理认知存在偏差，在人力资源的调配方面存在严重不足，也没有根据本单位自身的工作性质筛选出适合档案管理的人员。专业性不强主要表现在许多单位从事人事档案管理的人员没有经过系统的培训，从事人事档案管理工作多数都是“半路出家”，致使在实际的档案管理工作过程中容易出现漏洞。同时，人事档案管理工作是一项有着自身一套完整理论、法规和方法的工作，具有独立的任务和程序，从事该项工作的人员需要一定的时间和基础去进行学习，而当前许多单位对档案管理工作人员的调动频繁，势必会影响档案管理工作的正常运行。

4 加强人事档案管理的措施

1）提升重视程度，完善管理思维。人事制度的变迁对人事档案的地位变化具有很大影响，在人事制度变迁的第一个阶段，人事档案在我国的地位非常高，是人们在社会环境中生存的重要证明之一。随着社会经济和科学技术的快速发展，人事档案的地位和权威受到了极大的挑战，所以新时期政府要求事业单位领导高度重视人事档案管理工作，针对人事档案管理中产生的综合效益坚持发展的思路。新经济常态背景下，人才是各机关组织之间竞争的实质，而人事档案管理有助于事业单位对人才进行发掘，并将其留住，同时让事业单位更好地进行管理创新和经营改革。因此，事业单位的领导需让人事档案管理部门和档案人员之间的合作更加紧密，对之前与新时代背景不适应的管理思维与管理措施予以不断改革和完善。

2）建立人事档案现代化信息管理系统，提高人力资源管理的效率。第一，建立人事档案数据库系统，搭建相应的数据分析模型，实现对人事档案中信息资源的分类处理以及数据统计，强化人事档案在决策咨询以及管理咨询领域的作用。第二，综合利用云计算技术、大数据技术以及云储存技术来强化人事档案信息化建设，探索人事档案资源共享，确保人事档案能够服务于上下级单位之间的人才流动工作。第三，进一步利用数字扫描技术以及数字微缩技术对人事档案进行数字化处理，确保人事档案中内容的真实性和准确性，提升人力资源管理效率。

3）加强人事档案管理队伍的建设。用人单位要想加强人事档案管理，就需要提高工作人员的综合水平，对人才队伍的建设进行强化，并且充分重视人事档案管理的工作，选择一些思想素质较好、具有较强责任心的人员进行人事档案的管理。另外还需要进行定期的教育和培训，让档案管理人员具有较强的专业水平，并且了解到人事档案管理的重要性，定期考核档案管理人员，让他们积极学习一些先进的管理方式，让档案管理人员的综合素养提高。与此同时，还需要积极落实相关人员的工资待遇，用人单位在档案管理的过程中需要依照档案局的相关标准规定来进行落实，这样既明确了工作要求，又具有较好的工资待遇，才能让档案管理人员的工作水平和工作质量提高。

4）完善档案收集工作，提升管理质量。机关事业单位需安排专人负责各项管理工作，从而让人事档案管理基础设施建设进一步加快。同时把相关规定内容结合起来，不断完善人事部门档案库房的管理工作人员与基础设施，安排专门的人员具体负责每个人的档案。同时，库房应具备防火、防盗，以及防潮等多项功能，且铁制存储柜也不可少，以对档案进行妥善储存，配备好空调、灭火器等灭火与控温的设备与管理工具。另外，结合实际管理需求，对人事档案管理制度予以进一步完善，优化其档案功能，保证档案记录内容更加真实，增强其客观性，并向事业单位提供更可靠的参考依据，帮助其有效落实各项人事决策，让事业单位能够更好地开展人才选拔工作。

5 结束语

总而言之，高质量的人事档案管理是一项非常重要的信息资源，对个人和事业单位都有着非常重要的实用价值。事业单位须顺应时代的发展，加强人事档案管理队伍建设，对人事档案管理人员的专业能力有严格地把控，多途径和措施及时全面提高人事档案管理人员的综合素质，认识到人事档案管理电子化的重要性和必要性，对我国事业单位人事档案管理的创新及提高有着至关重要的推动作用。

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