加强企业档案管理的措施分析

屈湘萍

摘 要：在全球日益激烈的资本市场和技术竞争的双重压力下，各大优秀的企业都在积极主动地调整战略，从精简、扁平化组织一直到分拆、兼并联合，持续地进行变革。在变革的过程中，企业也越来越重视对积累的档案等知识资源的运用。文章对企业档案管理的现状及其问题进行了总结，对加强企业档案管理的具体措施进行了分析，以便更好的促进企业的发展。

关键词：企业;档案管理;队伍建设

1 企业档案管理的现状及其问题

在我国企业不断发展的过程中，加强档案的建设是十分必要的。但是，在这个过程中出现了档案管理人员缺乏对有效信息的收集，造成了档案管理效率低和不及时的问题，其具体表现如下：

1.1 监督管理不到位

在企业档案的监督管理上，由于缺乏重视，造成了一些文件的丢失和损坏，这将直接影响档案的建立和完善。除此外，在管理制度上没有明确的说明档案的管理和保存，这对个人工作后对办公室档案，合同档案的整理有着间接的影响。

1.2 归档文件不完整

企业的工作量较大，这就加大了档案在收集上的难度。由于子公司单位很多，各子公司的档案情况均有所不同，想要保留完整的文件对档案管理员的工作有着绝对细致的要求。除此外，态度上不重视档案管理工作，将重心放在工程和质量上，是归档工作难以开展的主要问题。经常性的漏记、记错、重复数据也是归档工作中的一大问题。

1.3 归档工作具有滞后性

归档工作受到时间上的限制，主要是因为必须当项目完工之后才能为提供更加准确、真实的数据。因此，这将会造成归档工作的滞后。随着项目进度的加快，项目本身的庞大性，这对建档工作的质量有着必然的影响，甚至会造成虚假数据的汇报。寻找适合项目合同工作档案的收集和归类是档案管理员面对的首要问题。

2 加强企业档案管理的措施

提高企业档案的质量，有利于企业取得准确的数据，能够为日后的生产提供方法和经验。寻找企业档案质量的控制途径，有利于档案管理工作的开展和完善。

2.1 强化企业档案管理意识

树立企业档案管理意识，是做好档案工作的第一步。我们不仅要加强对档案管理员进行工作上的培训，还要对各个公司的领导进行相关内容的培训，实现从上到下所有管理人员的观念转变。只有认识到档案对企业发展的重要意义，重视数据搜集的重要性，才能减少档案管理过程中的阻力，才能实现对数据完整度和精确度的最大保留。

2.2 加强各阶段档案的过程控制

为了保证企业档案的真实度和可靠性，我们应该对项目实施中的每一个环节进行档案的收集，做好过程控制。首先，我们要对技术性较强和保密性的文件做好保管工作。对收集上来的文件，我们在整理和归类之外，还要做到对其合法性的检验，在盖章的问题上是否符合国家的要求和企业的管理制度。档案的管理工作应该贯穿于项目的始终。技术人员是整个项目的基层人员，对生产过程有着最直接的体验，在项目完成前，很多档案都是通过他们的记录和分析得到的。因此，我们要加强各子公司之间的配合，了解各自的具体情况，对质量检测问题做好排查，对文件建档追踪并进行项目不定期的抽查，加强项目进行中的各个环节的反馈，有利于提高项目质量。

2.3 落实档案管理责任制

档案的管理工作需要在监督中得到完善，这就要求我们落实档案管理责任制。企业项目涉及的内容有很多，具有一定的复杂性，且周期一般较长。因此，在档案管理的过程中难免出现失误和遗漏，加强个人责任的落实，可以督促档案管理人员对企业档案的补充和完善，及时发现问题，进行数据修改，可以提高数据的准确性。在遇到具体问题的时候，通过责任落实，可以找到该项目的负责人，减少员工间互相推卸责任的情况。

2.4 完成优化的专业结构，加强队伍建设

档案工作发展与日俱进，不断提高对档案工作人员专业水平的要求。所以，档案工作人员一定要继续更新知识构造，主动参加在职培训等每一种方式的再教育活动，以适应新技术的发展要求。单一的档案管理人员构造已经不能满足档案工作信息化的发展趋向，所以，一定要继续加强信息技術、网络技术等方面人才的培养和引进。

2.5 档案数据库和档案网络要完善

这阶段，档案信息自动化体系还停留在由文件解决向信息管理体系的过渡阶段，对数据库的信息化建设导致严重阻碍。完成档案信息化的关键前提在于完成高效的数据库管理，加强检索服务体系的时效性。经过运用计算机对档案信息的解决技术，能灵活捕捉照片、纸张档案材料，而且把全部的档案信息转换为数字方式，方便长期保存。

档案管理工作者第一要具备必须的语言文字能力和科学文化素养。只有站在对于每一种知识有所认识的前提下，依据本身的语言能力，才可以简明扼要的对于每一种档案实施分析与归类，才可以第一在入库的经过当中做到“去其糟粕取其精华”的结果。档案管理的宗旨是提升各种信息资源的运用率，因此在面对较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员一定要具备档案的分析，检索，筛选的功能才可以打好档案信息化建设的基础。在信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，常常要付出很大的脑力劳动，因此必须要加强他们的责任感，充足发挥他们的主观能动性，不然假如他们的主动性不高，在疲惫的状态之下，也许会造成整个体系运行与更新的停滞，甚至还有安全的隐患。因此作为领导者，与他们实施主动沟通与交流是一定要的，让他们意识到自己责任的同时，也必须要让他们感觉得到自己在整个管理事务体系中的主要性。在实施培训与学习的时候，必须要提升培训的规范化程度。

2.6 优化企业档案数据库系统，实现档案全文数字化

为了完成档案的数字化发展，一定要做好下面几点的工作：首先，建设收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，依据单位每一类档案状况，经过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类与影音类档案型号等，从而建设基本数据库。其次，建设基层报表数据库。在建设企业档案数字化管理体系经过中，继续健全状态数据库和基层报表，同时，经过网络体系把每一个部门需要报送的数据、反馈信息录入建设的数据库中，并实施适当的调整。

3 总结

在信息化的前提下对档案资源实施充分高效的运用，有助于企业管理提高，对于更好的服务于广大职工，有着巨大的推动作用。面对文件的缺失和数据失准，我们要落实责任制，减少因为个人因素造成的损失。企业档案管理的工作需要档案管理员具有较高的责任心，与此同时，掌握一定的专业知识和技能，了解该行业的特点和基础知识，这将有利于工作的顺利开展。利用科学的方法进行文件的搜集和整理，加强档案管理人员的队伍建设，提高工作能力，在实践的过程中积累经验是十分必要的。

参考文献

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