探讨事业单位档案管理改革模式

吕卫征

摘 要：档案是机关和事业单位日常活动中记载历史和相关人事变动等情况的文字凭据。档案是对社会历史活动和过去情况的真实记录，人们在各种社会活动中，需要查考过去的工作与生产情况，研究事物的发展规律，继承已有的成果，尤其是机关和事业单位，在进行行政管理和业务工作的过程中，档案就成了过去的历史和所发生的故事的真实记录和反映，这样一来档案就成了查考凭据，那么档案就具备利用的价值。

关键词：事业单位;档案管理;改革措施

事业单位档案管理工作信息化改革主要是指事业单位在档案管理工作开展过程中，通过应用现代网络和信息技术作为平台，实现事业单位档案管理数字化、虚拟化发展，使档案管理工作能够更加高效的履行自身的服务职能。而档案管理信息化是事业单位顺应时代发展的重要趋势。随着我国科学技术的不断发展和完善，网络技术也日益普及，信息化技术快速的应用到各行各业当中。在信息化背景下，事业单位的档案管理工作也必须要打破传统工作模式的束缚，做到与时俱进。现阶段，一些大型的檔案和数据管理机构都已经充分地实现了自身的信息化改革。而且随着对互联网技术和大数据处理技术等先进信息技术的应用，也使档案管理工作当中的许多难题迎刃而解，因此通过档案管理的信息化改革可以使档案管理具有更多的优势。而事业单位档案管理工作信息化改革是自身工作的需要。在日常的事业单位档案管理工作过程中，需要对历史资料和历史信息进行调研。而采用传统的管理模式在开展工作时需要进入到档案库，并按照档案的具体归类原则来查找相应的档案，导致工作效率较低，无法有效的满足工作需要。而在信息化档案管理模式改革下，相关管理人员只需要通过检索数据库，分析数据信息，可以高效的进行调阅。

1 档案管理存在的主要问题

1.1 管理意识淡薄

一直以来，事业单位对档案管理工作都缺乏重视，这也使文书人员与档案管理人员整体水平不高、相关意识淡薄。文书档案管理职员匮乏，留有很大的流动性，这不仅不助于文书档案办理水准的提高，而且还会使文书职员与档案办理职员缺乏职业责任感和专业性。有的单位虽然有专门的文书档案办理职员，但其学识和专业素养并不能顺应档案工作的需求。同时，当前事业单位文书人员与档案管理人员普遍含有年龄偏大的问题，这部分人员虽然在文书事务与档案管理事务中有丰富的经验，但对于信息化知识的掌握较少，这就使其无法与如今迅速发展的档案管理工作要求相适应，拦阻了文件档案信息办理工作更高的发展。在法院书记员大部分都是年轻人，但是档案室的档案管理人员以年长者为主，缺少新鲜的能量，缺少信息传递的渠道。有的档案管理人员也并不熟悉法院卷宗的规定，只是一个劲的催收卷宗，未能考虑到材料收集的实际情况，收到卷宗也只是一味地归档，并不做相关的一系列专业的检查。忽略了文书档案这一无形财产，由此可见，档案管理意识十分淡薄。

1.2 电子信息的保密问题

信息时代计算机和网络技术的应用大幅提升了人们的工作效率，事业单位也不例外，但电子信息在提升工作效率的同时也带来了信息保密的问题。事业单位要提升档案信息管理效率，就需要将现有的纸质档案转化为电子档案，而电子档案与纸质档案不同的是其保密性将进一步降低。对于恶意攻击者来说，将有更多的方式获取电子档案的信息，但这对于档案管理人员来说通常是难以发现的，因此攻击者的窃密行动可能会造成事业单位重要信息的泄露，对单位的信息安全造成影响。

1.3 管理制度不完善及信息化设备水平落后

在科技水平日新月异的背景下，不进则退的危机感在各行各业悄然而生，也激励着事业单位各项管理工作的方式变革，值得注意的是，不应只注重管理形式的创新，而忽视内容与制度的完善，这将会导致档案管理的工作效率低下。在信息革新时代，更多新的管理手段与方式在我国各个层面的工作领域推广开来，其中不乏有新的档案管理方式，比如使用信息技术进行档案管理。一方面，在我们日常管理工作中，虽然很多部门已经引进现代化技术，但是其使用范围并没有理想中的广泛，更多工作人员依旧运用传统的管理方式，拘泥守旧。另一方面，只更新部分设备，将会导致相关设备不配套或不能共享的状况，甚至在档案管理与其他单位的联通中，因其调取手段落后，导致一些不必要的麻烦。旧的设备安全性能差，与新设备一起使用对事业单位档案的整体安全也构成了相当大的威胁，所以从宏观层面看，事业单位的档案管理模式与设备均处在较低的信息化层面，对现代化设备的使用也非常有限，我们应当从软件和硬件两方面入手，不仅要改善设备，还应当对管理制度进行革新，设置新机制以配合新设备的使用，两相融合，同步发展，才能达到对档案的高效管理和高水平管理。

2 事业单位档案管理改革模式

2.1 档案管理服务能力拓展

事业单位开展档案管理工作的本质是服务，而其实际价值的体现也同样来源于服务。所以事业单位应该提高自身的服务水平，从而有效的促进档案管理工作的信息化改革。而想要做到这一点，首先应该扩展服务功能，对于传统的档案管理模式中所涉及的服务职能，仅仅只是局限于检索查阅等层面，而在信息化改革模式下，则可以通过对信息技术的运用进一步的扩展其功能。通过开发先进的功能模块，从而有效的实现数据的自动规避、筛选和对比。其次应该进一步的扩展服务内容，在传统的档案管理模式下，事业单位所提供的服务内容十分被动，而管理者仅仅只是作为一个数据信息的管理仓库，而在信息化改革模式下，则可以进一步的扩展服务内容，使其完成由被动到主动的转变，为需求者提供更有针对性和个性的服务。

2.2 完善电子档案的组织和管理

随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。实践证实，在各事业单位内部，制定一项科学有效的制度，有助于提高工作效率，况且，当前我国较多事业单位的档案办理工作中的弊端之处，有一部分原因便是电子档案体制不健全，所以制定相应的制度规范是非常有必要的。因此，各企事业单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套成熟的管理体系，并具体落实。惟有如此，才能使各项政策有效地贯彻实施，从而提高工作的质量和效率，推进事业单位的可持续健康发展。文书职员和档案管理职员需要熟练应用计算机技术，并将现代科技大力投入到文档信息资源的处理、保管和治理事务中，提高文档办理水平。所以，单位应组织相关工作人员学习电子信息技术，健全电子档案体系，加强其管理队伍建设。

2.3 优化档案管理人才结构

由于档案管理工作的性质，这一工作在大多数事业单位中属于重要性不高的“闲职”，也并非具有专业技术的人才的首选，因此目前我国大多数事业单位中档案管理人员老龄化程度较为严重，而老年人的思维和技能的显著不如年轻人，因此当未来事业单位进行档案电子化后，现有的档案管理人才将无法支撑电子档案的管理和维护工作。为此，事业单位应当注重优化档案管理人才的结构，通过吸纳具有相关技术和技能的年轻人进入的方式确保档案管理人才能够支撑单位档案信息的转化，在档案管理部门形成“年轻人为主、老年人为辅”的局面，让有专业知识和技能的年轻人充分发挥其作用。

3 结语

事业单位必须重点关注档案管理的创新优化，制订科学有效的档案管理办法，建立相关管理工作制度，充分利用信息化技术和配套设备，有效提升档案管理工作水平，为事业单位的持续稳定发展发挥积极作用。

参考文献

[1]张美佳.加强事业单位档案信息化建设的意义与路径[J].兰台内外，2019（26）：35-36.

[2]陈萍.事业单位档案管理存在的问题与对策分析[J].经济师，2019（10）：274.