探究事业单位档案管理工作的优化途径

刘铁军

摘 要：事业单位加强档案管理工作有助于完善数据信息存储机制，认真梳理以往工作的得失，从而为事业单位的全面深化改革提供指导意见。当前事业单位档案管理工作还有待于完善，需要构建更加科学的档案管理运转机制，强调在强有力的软硬件配置下满足档案使用的需要。本文主要分析事业单位档案管理的主要问题，根据现代化的档案管理理念，总结档案管理的优化路径。

关键词：事业单位;档案管理;优化改革

档案是事业单位宝贵的资源，事业单位应当优化档案管理体系，创新档案管理工作方式方法，有效应对日益丰富的各类型档案数据信息。当前还要构建先进的档案管理模式，合理的配置档案管理软硬件设施设备，解决以往档案管理工作中的弊端，达到全面提高档案管理质量的目标。

1 事业单位档案管理存在的主要缺陷

1）管理理念较落后。现代化的档案管理要求发挥档案的实用价值，保证档案管理部门可以为单位的决策、重大的业务工作项目提供数据信息的支持，满足用户的个性化档案检索需要，根据用户的需求进行实时的档案供给。但是，事业单位目前的档案管理理念较为落后，档案管理工作的主要目标在于保证档案不丢失方面，抱残守缺的档案管理方式不利于发挥档案的应用价值。很多时候事业单位只配置一名非档案专业的档案管理人员，这名档案管理人中的日常工作主要进行纸质文档的收集，由于缺乏对业务工作的了解，导致档案的应用价值低，重多有历史意义的资料未能及时得到保存。当前还要梳理档案管理的过程，明确档案管理工作的态度，注重消除档案管理的困扰，强调构建科学化的档案管理体系，从而有效解决档案管理工作中存在的现实问题。由于缺少信息化的档案管理理念，档案管理人员的服务意识不足，各部门没能认清在档案管理中的配合作用，因此不利于构建合理的档案管理工作体系，档案管理的整体运转效率较低。

2）管理制度待更新。目前事业单位还缺乏有效的档案管理制度，现有的档案管理制度不足以应对和指导具体的档案管理工作。档案管理制度是档案工作的基本参照，是保证事业单位档案管理质量的基本条件。有些事业单位档案管理的随意性较大，档案管理制度更新不足，陈旧的档案管理制度已经不适应高速运转的档案时代。制度问题导致档案管理效率低，资源散乱，以及存在资料调取困难的问题，档案遗失问题经常出现。档案管理制度缺失会造成大量的档案遗失的情况，一些档案管理人员因缺乏强有力的制度约束，导致档案日常管理不积极，相关部门配合不到位问题时有发生。例如，事业单位未能执行新版的信息人档案管理工作标准，不注重研究符合事业单位档案工作现实需要的档案管理制度，未能在第三方档案管理专业机构的指导下完善档案管于是工作流程，不能在制度更新的基础上形成全员有效参与的档案管理配合工作机制。

3）管理模式较陈旧。陈旧的档案管理模式主要指的是当前很多事业单位还停留在纸质档案管理的模式下，档案管理的创新性不足，信息化档案管理设备配置严重的不足，现有的档案管理设施设备不满足档案共享使用的现实需要。一些传统的档案管理流程制约了档案管理的效率，基层档案管理人员仅仅关注档案的收集，较大的精力放在档案的存储方面，档案的应用价值还未能在日常工作中充分的体现来。传统的档案管理模式导致档案管理的安全性与效率较低，档案以手工操作的方式进行管理的居多，档案数据总量较低，档案管理的真实性低。由于缺乏科学化的档案管理模式，致使大量潜在的档案信息未能有效挖掘，上下游相关单位的档案数据信息未能得到及时的存储，涉及本单位的档案信息变动不及时，档案的应用价值低，档案工作质量堪忧。

2 事业单位档案管理优化改革的路径

1）重视档案管理的日常工作。事业单位必须改变档案管理的理念，注重档案管理的工作的意义，优化档案管理的制度建設工作，形成自上而下高度重视档案管理的氛围。首先，全面加强档案管理工作的宣传工作，促进全体职工高度的认识档案管理的意义，引导所有职工从本职工作角度配合做好档案管理工作。切实转变传统的档案管理工作理念，丰富档案管理的方式方法，大力引导所有工作人员认识到档案管理的重视性，加大档案管理的投入力度，提高档案管理的效率，制定档案管理设施设备的投资完善计划，紧跟档案管理信息化建设的步伐，推动档案管理硬件设施设备的不断革新。合理的配置专业的档案管理技术人员，促进档案管理人员的信息化工作能力不断提升，优化配置专业的档案管理工作人才，在信息化背景下提高档案管理人员的智能化工作水平。只有档案管理瞄准信息共享的目标，构建符合大数据、云存储的相互往来的档案管理工作机制，才能提高档案管理工作的整体效率，合理的配置档案数据资源，满足未来档案业务工作需要。

2）优化档案管理工作的体系。公益型事业单位的大量业务档案往往涉及公益事业的重要信息，这些档案对社会经济发展有重要的意义。事业单位承担的档案管理工作责任是重大的，需要建立更加完善的档案管理工作体系。首先，事业单位应当高度的重视档案管理工作，切实认清事业单位档案管理的重要意义，明确档案资源的重要实用价值。注重根本上优化档案管理体系，明确档案管理工作的责任分工，保证事业单位领导、各级干部和基层职工以高度负责的精神投入到事业单位档案管理当中。其次，全面加强事业单位档案管理工作的监督，建立档案管理体系以外的监督机制，在现行的档案管理标准的约束下科学的审视事业单位档案管理的实绩水平，经常性的梳理档案管理工作中的不足，尤其保证重点档案、重大项目档案的齐全，同时督促相关档案向电子化的方向快速发展。第三，还要对档案的功能进行区分，制定科学的档案管理奖惩绩效考核办法，基于档案管理实绩对一线档案管理人员进行奖惩，充分的调动档案管理人员的积极性，大力提高档案管理人员的创新性，促进档案管理信息化快速普及，发挥档案管理人员的创新作用。

3）提升档案管理信息化意识。事业单位档案管理必须由传统的纸质档案管理方式向信息化管理方式的方向转型，注重大力的开展好信息化档案管理建设工作，强调在制度上、方法上、设备上、人员配置上逐步的向信息化档案管理的方向迈进，着力消除档案管理信息化意识不足，相关信息设备操作风险性较大的问题。事业单位一方面要把重要精力放在以往纸质档案的电子化方面，大力推动全部档案的电子化，从而满足档案的使用检索需要。另一方面还要建立标准化的档案管理工作体系，保证电子档案的存储管理规范性，基于规范化的模式全面提高档案操作的效率，推动档案的自动化和智能化管理。大力搭建优质的档案管理平台，着力提高档案的共享与快速传递效率，满足不同人员的档案获取需要。这样才能体现档案的应用价值，提高档案管理人员的工作创新性，真正的开发档案的实用价值，发挥事业单位大量公益档案对社会经济建设的促进辅助作用。信息化时代还要强化档案的安全管理，注重在互联网环境下保证档案的安全化运转，强调建立科学的电子档案监控体系，有效防止电子档案的风险，加强电子档案的风险防控工作。

3 结论

事业单位档案资料是重要的社会资源，优化事业单位档案管理的途径，需要构建完善的事业单位档案管理工作机制，提高事业单位档案管理的抗风险意识，注重保证档案信息的完整性与安全性，强调档案资源的深度更新，着力创新档案管理工作的方式方法，发挥专业技术人员在档案管理中的主体作用，依托强有力的设施设备和管理软件系统更好的发挥档案的实用价值。

参考文献

[1]孙可.事业单位档案管理工作的优化方法初探[J].黑龙江科学，2017，8（19）：158-159.

[2]刘丽丽.事业单位档案管理中现代化方式的利用研究[J].办公室业务，2016（10）：177-177.