公路工程档案管理信息化路径分析

鹿丹

摘 要：随着交通强国信息化新征程的开启，对大力发展智慧公路建设，以公路智能信息化引领交通强国建设，高质量服务国家重大战略、实现交通运输高质量发展提供坚实支撑和不竭动力。档案管理工作是公路建设管理必不可少的环节，在公路管理中具有基础性地位，尤其在信息化时代下，发挥档案管理信息化在公路运输行业的乘数效应十分重要。目前新形势背景下的档案管理呈现出多样化的特点。基于此，本文详细分析了公路工程档案管理信息化存在的问题，并提出了针对性的措施，具有一定的参考性意义。

关键词：公路工程;档案管理;信息化;路径

在实施公路工程建设中，如何有序管理档案是关键环节，工程档案管理环节在整个工程建设中起到记录、保存公路数据整合作用，为以后进行公路修建和维护提供主要依据。公路工程档案主要由招标文件、施工技术方案、验收文件、施工设计图、工程质量文件等组成，内容繁多、种类多样，档案管理工作难度加剧。由于网络技术不断迅猛发展，公路工程档案已经逐步向信息化管理转变，使档案管理更加便捷，因此对公路工程档案管理信息化路径进行分析是十分必要的。

1 档案信息化概述

近些年来，伴随着信息化技术的普及与推广，我国各行各业以广泛的使用信息化技术对其存放的档案进行管理，但其实对于该信息化建设并没有全面的认知，我们从广义和狭义两个角度来分析档案信息化建设的含义;首先从广义角度来看，档案管理信息化就是将单位的档案与社会上诸多影响因素信息进行有机结合，并将信息进行整合从而形成具体、全面的信息体，为管理人员进行决策和判断提供一个比较科学和客观的依据;而从狭义角度来看，是指将档案进行信息化处理，实现自身的信息化，可以说广义的信息化是建立在狭义信息化基础上，并有一定程度的延伸和拓展，而且这两种档案信息化定义都是为了将档案转化为有用的信息，以利于领导进行决策和使用，尤其在当前处于信息化高度发达的背景下，能够将档案信息与社会政治，经济有机结合起来，并通过一定的分析和处理，将档案信息和其他信息融合在一起，从而提炼出跟为全面的信息。

2 公路工程档案管理信息化的意义

1）使公路工程档案的使用期限延长。在对工程的档案管理实践过程中，我们发现将传统的纸质化的档案管理过程转化成信息化管理的过程可以提高档案的使用寿命，使用信息化管理技术可以在有效降低档案管理成本的同时减小空间的使用，从而降低在档案管理过程中的资源浪费。除此之外，在传统的纸质化档案管理过程中经常会出现档案丢失和被破坏的现象，信息化管理可以有效规避这些风险，从而使公路工程档案保存和使用的期限更加长久。

2）使档案管理的服务效率提高。在传统的纸质化档案管理过程中，需要大量的物力和人力，但档案的管理效率低下，比如在档案的查阅过程中往往需要很复杂的手续才能完成，而且也会出现信息不准确等问题。对公路工程中的档案进行信息化管理，可以对整合好的档案进行快速阅读和调取，只要在计算机中输入相应的关键词，就可以查找到自己需要的档案和与之相关的档案，整个过程操作简单且查阅速度快，节省了很多人力物力。

3 公路工程档案管理现状

1）公路工程档案管理制度不够规范。公路建设的过程其实就是工程档案的建立过程，这就意味着工程档案的建立需要经历漫长而复杂的阶段。从工程立项逐步到工程验收结束的各个环节形成的档案材料来源于不同单位或部门，实际上，也就加大了工程档案建立的难度。所以信息化档案管理就是促进工程档案管理效率提高的重要手段。但是在公路工程管理中，有些单位尽管已经初步建立档案管理方面的制度，但是不够全面，很难确保档案材料建立完整。

2）档案管理人员综合专业技能不高。公路工程信息化档案管理需要人员具备一定的专业技术、过硬本领和知识储备，从而能有序开展信息化档案管理工作。但是现在很多从事公路工程档案管理人员普遍都存在专业知识匮乏、技术能力不过关等现象，有些对于利用计算机软件進行信息数字化档案管理的工作不够了解。在公路工程档案管理中，有些是档案专业人员，他们具有较好的档案专业知识，但是对于公路工程建设方面的知识不够清楚。

3）公路工程档案归档的质量不高。在公路工程档案管理中，常常存在档案归档时资料不够完整的问题。多数工程在竣工时仅仅存留一些施工设计图、竣工图、少许报告，基本没有工程档案材料，中间基础材料也没有，工程联系单和监理质量文件等更是缺乏。还有就是档案归档时真实性不强，由于工程施工时间持续长，无从核实。

4 档案管理信息化路径

1）强化档案管理人员的意识。档案管理工作人员在进行档案管理信息化时，必须正确认识信息在档案管理工作中的重要性，只有管理者从心底重视，就可以快速把档案管理信息化工作的要求落到实际档案管理工作中。目前，普遍的档案管理工作人员已经习惯了之前长期采用的管理的档案管理方式，因此很难从意识上进行转变。因此将强化和提升档案管理人员的意识作为工作的重点，并辅以购买先进性的设备，使其尽早尽快的适应信息化档案管理的方式。

2）建设复合型的档案管理队伍。在公路工程档案管理信息化过程中，对人才的培养是一项非常重要的基础工作。第一，应该使档案管理人员熟悉电子文件的相关特点，使其了解网络安全防护的相关知识，从而保证档案信息的安全性和完整性。第二，档案管理人员应该从自己的实际工作出发，不断进行强化学习，持续学习最新的专业技能，提高自身的业务水平和素质。为了加快传统档案管理模式向信息化管理模式的转变，相关部门应该定期对档案管理人员进行培训，培训内容是信息管理和计算机网络的知识。档案管理者必须严格执行相应的规章制度，规范管理人员的行为，使安全至上的理念深入人心。

3）建立健全档案管理制度。公路工程档案信息化管理一定要在完整健全的制度体系下严格执行才能保障档案信息的安全性和全面性。建立完善的档案管理制度体系是公路工程档案信息化工作中不可或缺的重要环节，因此遵守规则制度档案管理才能有序实施。公路工程相关单位必须认真贯彻《档案法》《档案安全保管细则》《公路工程档案管理办法》、档案管理人员的岗位责任制等制度，还要建立一套完整的公路工程档案管理工作制度，从而指导档案管理工作。制度的建立一定要落实到位，不能形同虚设，应操作性强，做到有规章制度可遵循。

4）建立档案数据库，保证档案信息安全。为了保证档案信息的安全性，我们应该不断对信息数据库进行完善和补充。信息化时代，互联网实现了信息的共享，使用户之间能够方便快捷交流。公路工程的相关档案数量巨大且种类繁多，这就使得公路工程的档案管理信息化极为困难。所以，在对公路工程进行信息化管理的过程中，面对档案进行精确的筛选是保证公路工程数据库准确性和完整性的关键。除此之外，对公路工程的数据信息中心进行建立和完善也是提高档案安全性的关键工作。由于公路工程的建设数量不断增多，数据库中的信息量也开始不断增加，这就使传统的信息管理弊端开始暴露。基于这个原因，为了更好地给人们提供便捷和人性化的服务，应该从公路工程的实际情况出发，增加对公路信息档案管理的资金投入，充分利用现代化的手段，建立并完善档案管理的信息化体系。

5 结语

在新形势下，需要把握信息时代的特点，找出公路工程档案管理中存在的问题，在全面分析的基础上，整合多项因素，调整和创新机制，使工作体系能够得到进一步完善，最终实现档案管理的高效性。必须树立新型化理念，完善相关模式，提高档案管理人员的素质，可以为公路工程档案管理信息化奠定基础，促进公路工程事业的进步和发展。

参考文献

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