大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略

安波

摘 要：对于事业单位而言，档案是其管理和存储资料的重要方式，随着单位的发展，单位档案数量也会不断的增加，档案管理也会愈加困难。将大数据技术运用到档案管理中去，能够帮助事业单位提高档案管理的效率。笔者主要分析了大数据时代事业单位档案管理过程中存在的主要问题，并分析了大数据时代做好档案管理的思路，并探究了大数据背景下，事业单位提高档案管理效率的策略，希望能够帮助事业单位做好档案管理工作，推动事业单位更好的发展。

关键词：大数据背景;事业单位;档案管理;效率;提升

事业单位发展会直接影响社会经济发展和国家的稳定，随着社会经济的发展，国家对事业单位的要求也在不断的提高。事业单位在相关工作开展的时候，需要将先进技术运用到事业单位管理中去，切实提高事业单位管理的质量和效率，档案是事业单位进行信息记载的重要手段，提高档案管理的效率，对于事业单位更好的运行有着重要意义。

1大数据背景下，事业单位档案管理存在的主要问题

1.1 相关人员没有认识到档案管理的重要性

随着大数据的发展，进行大量数据集处理也已经成为可能，这种情况下，很多个人和企业都认识到了大数据所具有的优势，开始通过大数据手段来进行档案的处理，切实提高了档案管理的效率[1]。但是由于长期受到国家的管理，事业单位员工工作开展的时候，往往会将稳定放在首要的位置，所以，并不够重视先进技术的使用，这也导致了我国很多事业单位在大数据时代，还是选择传统手段来进行档案数据的管理。但是随着事业单位的发展，档案数据不断的增加，这种比较传统的管理方式很难满足大量档案管理的实际需要。并且，受到事业单位性质的影响，将先进技术运用进去比较困难，特别是那些需要保密的事业单位，为了更好的保密，这些单位会比较抗拒通过大数据手段来处理和管理相关的档案。

1.2 档案信息开发的程度比较低下

有效利用档案的手段便是对档案资源进行开发，在大数据时代，通过大数据来进行档案管理的方式也是开发档案信息，只有更好的进行档案资源的开发才能够将档案更好的转移到数据库中去，并通过数据库来做好档案管理工作。但是很多事业单位进行档案管理制度构建的时候，都比较重视档案的存储，对于档案开发不够重视，并且，随着单位发展，档案数据不断的增加，档案数据开发也更加困难，这也给事业单位更好的发展造成了较大的影响。

1.3 电子信息密保问题分析

大数据时代到来，信息技术和网络技術的应用切实提高了人们生活质量和工作效率，在事业单位中也是这样。但是信心技术运用到事业单位提高其工作效率的同时也带来了一定的问题，比如保密问题。大数据时代，事业单位想要切实提高档案管理的效率，便必须将纸质档案转化成为电子档案，电子档案的保密性明显低于纸质档案。对于黑客而言，获取电子档案的难度明显低于纸质档案，并且在这个过程中，档案管理人员也很难发现相关的问题，黑客的攻击很容易导致事业单位出现重要信息泄露的情况，从而直接影响事业单位信息安全。

2 大数据背景下事业单位进行档案管理的思路分析

2.1 将档案管理和大数据思维结合在一起

我国比较重视大数据技术的应用，比如智慧城市项目便是将大数据技术运用到建设中去[2]。在进行大数据集处理的时候，大数据技术优势明显，事业单位想要提高自身档案管理的效率，便必须将大数据思维运用进来，将以往纸质的档案转变成为数字化信息化的档案，通过大数据来进行档案数据的管理。为了做到这点，事业单位必须重视自身信息化程度的提高，在工作开展的过程中将信息化技术引入进来，让内部工作人员能够较为熟练的使用信息技术完成相关的工作，并感受到信息技术带来的方便，等到事业单位工作人员都能够较为熟练的使用信息技术的时候，再考虑将其运用到档案转化中去。

2.2 保证设计及指导的科学性

我国很多事业单位成立的时间比较早，并且经过长期的运转已经产生了很多的数据和档案，这些档案之间错综复杂，依赖关系较强，这也导致了很难直接将其信息较为简单的转变成为电子信息，必须考虑到档案之间的关系，只有进行档案资料联系网络的建立，才能够将其有效的转变成为电子信息，将大数据处理优势真正的发挥出来，确保能够更好的检索和使用档案信息。档案信息本身所具有的特征决定了想要将纸质档案转变成为电子档案，便必须根据科学的方法进行，这便要求事业单位必须根据自身的情况和档案的需要进行转化方式的确定，在保证问题不会出现的情况下做好档案的转化。

3 大数据背景下提高事业单位档案管理效率的措施分析

3.1 进行档案管理人才结构的优化

受到档案管理性质的影响，在事业单位中档案管理工作人员往往不够重要，甚至是一个闲职，这也导致了很多技术人员不愿意从事档案管理工作。我国很多事业单位进行档案管理的人员年龄都较大，老年人本身的技能和思维都无法和年轻人相比，这也导致了事业单位档案电子之后，当前的档案管理人员很难做好电子档案维护和管理方面的工作[3]。这种情况下，事业单位必须重视档案管理人才结构的优化，吸纳技术和技能都比较出色的工作人员进入到档案管理中去，优化档案管理人才的年龄结构，将年轻人的作用真正的发挥出来。

3.2 做好档案信息资源的开发

事业单位的档案管理从纸质档案转化成电子档案的时候，事业单位必须认识到档案信息资源开发的重要性。在开发档案信息的时候，必须根据当前的档案性质和目录做好分类工作，完善档案信息的索引，将那些分散信息更好的整合在一起。在将纸质档案转变成为电子档案的时候，还必须完善检索机制和档案管理机制，从而做好档案的检索及管理工作，切实满足大数据时代事业单位做好档案管理的实际需要。

3.3 事业单位必须做好信息安全防护工作

电子信息的使用虽然能够切实提高档案工作的效率，但是却比较容易出现泄密的情况，并且电子档案泄密没有纸质档案泄密直观，发现比较困难。事业单位为了做好电子档案管理，必须完善电子信息保密制度，认识到信息安全防护的重要性，避免因为档案信息泄露给事业单位带来严重的损失[4]。事业单位需要根据电子信息保密的相关措施来进行电子信息保密制度的完善和建立，规范电子信息调取和存储的操作，相关工作人员必须严格的根据相关的规则来操作，避免出现因为操作不正规导致信息泄露情况的出现。此外，事业单位进行电子档案管理的时候，需要将防火墙技术和身份验证技术运用进去，避免出现未经授权人员或者黑客攻击盗取信息的情况出现，避免出现信息泄密事件，从而影响事业单位更好的发展。

4 结语

事业单位对我国社会经济发展非常重要，由于受到性质的影响，事业单位通过大数据来处理相关档案信息的进程比较缓慢，在新的时期，我们必须认识到信息化的重要性，事业单位也必须重视大数据思维的引进，通过科学的手段来做好档案的转化工作，切实提高事业单位档案管理的质量和相关工作开展的效率，将事业单位的作用更好的发挥出来，从而更好的为社会和人民服务。

参考文献

[1]张驰.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].中外企业家，2020（16）：125.

[2]刘伟.事业单位档案管理及服务效率提升策略研究[J].传播力研究，2019，3（33）：298.

[3]艾绍金.新形势下事业单位人事档案管理的效能提升策略[J].办公室业务，2018（15）：133.

[4]于淼.事业单位档案管理及服务效率提升策略研究[J].才智，2018（18）：202.