浅析医院档案信息化管理的优势及措施

孙晓梦

摘 要：随着信息化时代的全面到来和医疗体制改革的不断深化，越来越多的医院开始着手医院档案信息化的建设。新生事物的发展之路必然存在问题和不足。本文对档案管理信息化的优势及现阶段医院档案信息化管理中存在的问题进行了分析和梳理，并提出了四点改进措施。

关键词：医院档案;档案管理;信息化

医院档案是医院的厚重历史的物质载体，也是医院文化价值体系的外在表现形式，它客观反映了医院在不同时期的发展历程和路线，对医院未来的规划及各项工作的顺利开展有着重要的意义。医院作为医疗机构，在日常工作中除了常规类型档案还会产生大量医疗类档案和文件，对患者就医、保障医疗安全、促进医学科研发展都有着不可替代的意义。当前中国已处于信息化时代，随着医药卫生体制改革的不断深入，就医患者的增加及新时期医院的快速发展，医院档案数量大幅增加，传统的档案管理模式面临巨大的压力，医院应顺应信息化时代的东风，加快档案管理信息化建设的步伐。

1 医院档案信息化管理的优势

医院档案管理工作具有一定的服务性，影响着医院的正常运转和社会形象。传统的医院档案管理模式需要大量的人力和物力投入，效率低下，出错率高。且由于传统的纸质档案难以保存的特性，也使传统的档案管理模式有较高的风险性。档案信息化管理与传统模式相比有较大的优势。

1.1 档案信息化管理安全性更高

医院在发展历程及各种诊疗过程中会产生数量庞大的档案文件，内容涉及医院日常事务、科研材料、患者病历及人事档案等各类信息，对医院发展有着重要的作用。面对海量的档案文件，如何安全储存是档案管理人员亟需解决的问题。档案管理信息化建设可以将纸质档案文件转化为电子数据，通过信息系统档案权限的设置，在节省空间和人力的同时提升档案信息的安全性，防止了医院重要信息的泄露。

1.2 档案信息化管理便捷性更高

医院管理的重要内容之一就是决策，科学正确决策能够促进医院更好更快发展，然而科学正确的决策需要查询大量的档案信息，总结客观规律。传统档案管理模式受制于归档、查找的繁琐，在调档总结规律时要耗费工作人员大量的精力，取得的效果也并不理想。档案管理信息化可以通过设置标签、类目、关键词等方式，完成档案的归类和管理工作。在查找档案时，输入关键词即可快速调取所需文件，方便快捷，进一步提高医院日常工作的效率。

1.3 档案信息化管理科学性更高

医院档案管理信息化建設包括系统设置、数据维护、信息查询等组成部分，其中系统设置和数据维护是关键。在传统档案管理过程中，由于缺乏专业的信息化知识，工作人员大多凭借工作经验进行档案整理，缺乏科学性。信息化档案管理却可以在建立之初就选用一套经过市场检验、设置合理、管理科学的专业档案管理系统，通过计算机网络将有价值、有必要的文件进行资源共享。

2 现阶段医院档案信息化管理建设过程中存在的问题

医院档案信息化建设可以为医院提供更高效的管理，为就诊患者提供更优质便捷的服务。然而，在现阶段的档案信息化建设处于初期阶段，不可避免地存在问题和不足：首先，医院尚未充分认识到在信息化时代的大背景下，进行档案管理信息化建设的必要性和迫切性，与时俱进的意识仍需加强。其次，档案信息化建设的设备和技术支持仍不完备，系统升级及先进设备的购置得不到资金保障，数据共享、高效传输等能大幅度提升档案管理工作效率的新信息化手段受到掣肘，无法实现。再次，信息化档案管理没有得到及时跟进和更新，医院虽已着手开始信息化档案管理建设，但是规章制度依然沿用以往传统模式的旧条款，责任得不到落实，安全性也无法得到保障。最后，人才队伍建设步伐落后，存在医院档案管理人员不熟悉信息化管理手段的现象，致使先进的设备和技术得不到有效利用。

3 医院档案信息化管理的实施措施

3.1 树立医院档案信息化管理的观念

现阶段，医院档案管理信息化建设普遍落后，管理意识、手段和设备都有滞后性，档案管理和服务的水平较低。因此，为了满足医院现代化管理的要求，迎合医院的发展对档案信息的需求，医院领导及管理层作为医院的示范和标杆应发挥带头作用，在工作中加大对医院档案信息化管理的重视程度，学习医院档案信息化管理知识，引导医院工作人员树立档案信息化管理的观念和意识。在日常工作中，档案管理工作人员应将理念转化为行动，借助信息技术和大数据分析技术，完成对医院档案的分类、管理、储存、调档等工作。

3.2 建立医院档案管理的信息化系统

工欲善其事，必先利其器。医院档案管理信息化建设必须有完备的信息化系统和先进技术设备。医院应适应新医改背景的时代要求，认识到档案管理信息化的重要性和必要性，为购置信息化系统提供充足的资金保障。在系统的选择上，首先要充分考虑到医院档案管理的现实需要，尽量购置操作简单，页面简洁，学习成本低的版本，避免华而不实的功能，做到物尽其用;其次，要广开言路，充分了解档案管理工作人员的现实需求，倾听他们的意见和建议，真正做到用信息化手段解决传统档案管理模式中的痛点。

3.3 制定档案信息化管理规章制度

没有规矩，不成方圆。随着档案管理信息化迅速发展带来的翻天覆地的变化，传统的档案管理的规章制度已不再适用于日常工作。档案信息化管理在带来高效、便捷的同时，也有较高的安全性，但这必须以完备的规章制度为前提。因此，档案管理信息化在建立初期必须设立分工合理、责任明确、权限分明的规章制度，对数据库的访问权限进行严格的设置，档案资料的添加、删除等程序均须有权限的工作人员执行。完备的规章制度可以监督工作人员履行岗位职责，规范医院电子文件的归档和整理，医院应以电子档案为契机，对档案实行统一的集中管理，并实现资源共享，使其数字化和网络化的程度提高，为档案管理工作创造高效的运营平台，保障电子档案的安全保管和有效利用。

3.4 建立档案信息化管理的人才队伍

高效先进的信息化系统需要先进和有创新意识的档案管理人才队伍与之匹配，才能挖掘和发挥其潜在的价值。首先，医院应强化人才储备意识，组织档案管理人员参加信息化培训，对其专业素质和业务能力做针对性提升。通过培训可以使工作人员熟悉掌握信息化技能，为日后工作的顺利开展扫除障碍。其次，医院应建立人才激励机制，鼓励医院档案管理人员参加计算机技术、信息技术等方面的继续教育，发挥个人的主观能动性，将医院的发展与个人能力的提升相结合。最后，医院在人才招聘方面应加大对信息技术专业的高层次人才引进力度，建立完备的信息技术人才体系，为信息化档案管理系统后续的维护和升级做好人才支撑。

4 结语

发展和创新是医院保持生命力的源泉，医院档案管理工作只有顺应社会和科技前进的脚步，改进不足，主动向信息化转变，才能为医院的发展和创新提供数据支撑，发挥指明灯的作用，使医院紧跟医疗服务新热点，确立与时俱进的发展方向，为医院全面科学发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]刘洁.浅谈医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].兰台内外，2019（08）：5-6.

[2]罗雪梅.医院档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2020，（02）：68-70.

[3]郭丽娜.当前医院档案管理信息化建设中存在的问题分析及对策[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（48）：206-207.

[4]王磊.档案信息化建设与档案管理[J].卷宗，2019，9（33）：81.