事业单位档案数字化管理的现状及对策

王昺韡

摘 要：在事业单位管理中，档案管理是一项十分重要的工作，其他工作的开展都需要事业单位档案的支持，以档案为依据。改革开放以来，随着计算机技术和信息技术的发展，在档案管理方面出现了一系列新的管理技术，档案数字化管理技术的应用大大提高了事业单位档案管理的效率。然而由于各种因素的影响，现在事业单位中档案数字化管理还存在很多问题。本文主要探讨了当前事业单位档案数字化管理的现状和一些应对策略。

关键词：事业单位;档案数字化;现状;对策

随着社会经济的发展和科学技术的进步，一些旧有的观念和技术跟不上时代的潮流，正在被时代慢慢抛弃。新技术、新理念为社会生活注入了活力，为人们生活、办公创造了便利。计算机技术和信息网络技术被应用在社会生活的各个角落，档案数字化管理技术是其在档案管理方面的应用。

1 事业单位档案数字化管理的意义

传统的档案管理是人工进行管理，档案的记录、整理、搬运、维护、查阅等各种操作都由人工来进行处理，需要耗费大量的人力物力，随着档案的爆发式增长，这种管理方式已被淘汰。事业单位档案数字化管理技术的应用，打破了传统的管理方式，极大地提高了档案管理的效率。它摒弃了传统的用笔记录档案的方式，极大地方便了档案的收集、归档工作。工作人员查阅档案资料只需要操作电脑就能完成，节约了人力物力，减少了档案管理工作的成本，使工作效率大大提升。

2 事业单位档案数字化管理的现状

科学技术的发展应用意味着某一领域技术的变革，事业单位档案数字化管理技术的应用伴随着很多问题。这些问题的存在是档案数字化管理技术推广应用的阻碍，也是下一步档案数字化管理技术在事业单位应用中应该解决的问题。

2.1 档案管理的技术和设备落后

技术和设备是档案数字化管理的基础。在当前社会环境下，由于档案数字化技术发展还不够成熟，导致需要的设备比较昂贵，再加上事业单位投入有限，造成设备落后的情况。档案数字化管理技术更新换代比较快，这就导致了事业单位对于新技术的学习跟不上发展的节奏，管理技术落后于档案管理的需求。在实际应用过程中，很多事业单位对于档案数字化管理技术和设备的投入是一次性的，设备老旧，技术落后，影响了档案管理工作的效率和准确性。

2.2 缺乏有效的工作标准

在当前政府事业单位等推进数字化建设的形势下，很多单位对档案数字化管理技术日益重视，但并没有真正仔细讨论过档案数字化管理做到哪种程度，也没有对数字化管理工作进行量化管理。没有一个明确的要求和管理规范让相关管理人员十分被动，部分工作人员在进行档案数字化管理过程中，存在人浮于事的现象，工作效率低下，错漏百出。

2.3 档案数字化管理安全意识不到位

在事业单位的档案管理过程中，档案文件有保密等级，分秘密、绝密等，有许多文件是需要保密的。然而在实际管理过程中，部分工作人员安全意识不到位，将许多需要保密的档案文件上传到计算机。档案数字化管理虽然能够极大地提高档案管理工作的效率，但将档案进行数字化处理上传于网络，会产生网络安全问题。大部分事业单位电脑连接的是局域网，仍有一部分连接的是公共网络，这些上传到网络上的保密档案一旦被泄露，会导致严重的后果。除此之外，网络病毒和网络黑客的入侵也将威胁到档案文件的安全。

2.4 档案数字化管理人员素质有待提高

事业单位档案数字化管理工作是由管理人员参与建设和完善的，高素质的管理人才对档案管理工作来说必不可少。随着档案数字化管理技术的发展应用，事业单位对管理人才的需求缺口更大。但当前形势下，由于事业单位编制等影响，从事档案数字化管理的人员专业素质不能够适应职位的要求，档案管理人员的素质有待提高。

3 事业单位档案数字化管理对策

3.1 加大资金投入，更新技术设备

“巧妇难为无米之炊”。事业单位档案数字化管理体系的建设需要技术、设备的支持。档案数字化建设前期需要大量的人员、设备对档案进行录入、整理等操作，需要单位的资金支持。事业单位应根据自身实际情况，完善档案数字化建设计划，科学合理的计算出需要的资金，制定真实可行的方案。技术设备的引进分为两部分，硬件设备的引进应选择性价比更高的设备，同时对原有设备进行保养维护，节约资金，最大程度利用资源。对于软件技术的引进，应全面考虑技术的更新换代和维修问题，在引进技术的同时加大对相应技术的开发，促进档案数字化管理技术的发展。

3.2 建立健全档案数字化管理制度

科学合理的档案数字化管理制度能够规范档案管理操作，提高档案管理效率。事业单位在建立健全档案数字化管理制度的过程中，应该结合自身实际情况，积极引入新技术、新观念，顺应时代发展的潮流。档案数字化管理制度的建设应强化录入、整理、归档等各个操作的流程细节，严格按照规范进行操作，保证管理工作有序进行。在进行档案查阅过程中，应严格按照保密条例，走相应的办公程序，不得私自调阅，以防泄密。事业单位应明确相关管理人员的职责，落实责任制度，规范管理。

3.3 完善档案管理保密制度

事业单位的档案文件设有保密等级，分普通、秘密、绝密等级别，没有相应的权限无法查阅相关资料。完善檔案保密制度，有利于保证相关资料不外泄。档案数字化主要是依靠计算机网络设备来进行存储的，事业单位应加强对档案管理保密问题的重视。档案资料应进行备份，防止数据丢失或者出错等问题。计算机系统应加强网络安全，使用有效的杀毒软件，更新病毒库，设置防火墙或者访问权限等，防止网络病毒或者网络黑客破坏。档案管理人员在日常使用维护中，应提高安全意识，防止人为偷窃破坏资料等。除此之外，还应加强对传统档案的管理等，防止档案数字化网络崩溃产生的问题。

3.4 提高档案管理人员的素质

档案数字化管理技术的提高，对档案管理人员的素质提出了更高的要求。事业单位档案管理人员应接受新技术、新观念的熏陶，改变传统的管理理念，积极学习新技能，提高档案数字化专业知识和操作能力。在实际管理过程中，事业单位应定期对档案管理人员进行综合素质和专业能力的教育培训，提高档案管理人员的专业素质。在进行招聘时，引进专业素质高的档案管理人才，建设高素质的档案管理人才队伍。建立健全考核机制和奖惩机制，对档案管理人员进行定期的考核，对考核成绩高的人员进行奖励，考核成绩低的人员进行惩罚，调动管理人员的积极性，提高档案管理工作效率。

4 结束语

随着我国社会经济的发展，新的技术正在快速出现，每一种新技术的应用发展都伴随着老的技术的落伍。档案数字化管理技术代替了传统档案管理技术，使档案管理工作效率提升了一大步，大大减少了档案管理过程中人力物力的支出。然而任何一项事物都有两面性，档案数字化管理技术在当前实际生活中的应用还存在很多问题，技术和设备落后、档案管理安全意识不到位、档案管理人员素质不够等，这些问题严重阻碍了档案数字化管理技术的应用和发展，给一些事业单位带来困扰。现代事业单位应加强对档案数字化管理技术的重视，结合自身实际解决档案数字化管理过程中出现的问题，切实推进档案数字化管理技术的应用和创新，推动办公自动化、数字化的进程。

参考文献

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