科技档案管理数字化建设中存在的不足与应对措施探究

袁月

摘 要：基于现代社会的数字信息技术，已经深入到人们生活、生产的多个方面，如今，涉足科技档案领域的企事业单位越来越多，如：医疗、教育、通讯、科普场馆等，推动时代的进步、促进科技的发展，科技档案是极其重要的知识数据支撑，科技档案管理也在往数字信息化的方向发展，对科技档案做出数字化建设，不仅可以增加档案的使用时间，还可以强化科技资料的使用效果。本文将从科技档案管理数字化的含义、建设的不足以及建设应对措施等方面来展开讨论。

关键词：科技档案管理数字化;建设不足;应对措施

计算机的现代发展速度较快，延伸出来的相关计算机软件，也在各行各业得到了大量的使用。数字化后的文件资料具有方便保存、提取以及快捷修改等优势，这一优势深受大量的科研人员的喜爱。以前那种传统的、单纯依靠人力来记录的纸质产品，已经渐渐的不能满足现代化社会的发展需求。科技档案管理数字化必将取代老式的纸质记录，科技档案管理的建设工作也在不断的探索进步。

1 科技档案管理数字化的含义

科技档案，主要是指一家机构、组织或者是企业等在有价值的产出后，可以被保存的科技文件、资料数据[1]。科技档案管理数字化的建设，可以依靠网络的快速便利，来进行科技信息的整合与分享，以此来强化科技信息的使用效果。在知识信息的搜索上，更加有效率，减少了信息修改的时间，保存一次所需的信息，可以多次的进行使用。科技档案管理数字化后，能够使保存的信息与新的科技文化融合，而且对文件资料的储存没有过多的局限，在一定程度上减少了相应的成本。

2 科技档案管理数字化建设的不足

科技档案管理数字化有很多便利性，但是也存在不足，由于科技档案数字化发展时间不长，建设体系不成熟，在技术实现上有一定困难，致使科技档案管理数字化发展力度不够。

2.1 科技档案管理数字化的意识不足

很多企业、单位对科技档案管理的认知，还停留在纸质实物档案的管理上。然而，有部分的企业、单位也仅仅是把使用率不高的科技档案進行数字化处理，核心的科技档案依旧采用传统的纸质记录方法保存，这大大降低了科技档案管理数字化的进程。而多数企业、单位对科技档案管理数字化还处于概念模糊的摸索阶段，基于此，科技档案管理数字化的发展速度，还不符合现代化的需求。

2.2 科技档案管理数字化的基础设施缺乏

科技档案管理数字化的建设，离不开科技设施设备、科技技术以及技术人员的支持[2]。然而，科技档案管理数字化的技术支持力度还比较弱，需要的硬件和设施设备短缺。通常，科技档案管理数字化必须配备电脑、打印机、扫描仪等设备器材，在考虑到前期器材设备的采购和后期系统长期维护，导致多数企业不愿意对此项工作进行资金投入。

2.3 科技档案管理数字化的安全意识薄弱

阻碍科技档案管理数字化发展的最大元凶，就是数字化档案的泄露问题，导致公司和单位各方面的损失[3]。常见的是电脑黑客盗窃档案资料，造成公司和单位的档案泄露，其中的原因很多，比如技术的漏洞，系统的安全防护措施做得不够，极易被破解侵入，还有就是安全的意识问题，工作人员对科技档案的保护的意识不足，最后就是在职人员的道德问题，为了获取自己的一些非法利益，给企业和单位带来极大的损失。

2.4 科技档案管理数字化人才缺乏

科技档案管理数字化的发展进程，是需要依靠综合性技术人员来整合推进，依旧有大量的管理人员，只对传统的纸质档案进行管理，不重视更新换代的学习，造成科技档案管理数字化的建设不符合时代需要。

3 科技档案管理数字化建设应对措施

科技档案管理数字化的出现，提高工作的效率与质量，相对于以前的纸质记录方式来说有很大的转变。针对科技档案，不仅要进行数字化，还要保证数字化档案的质量与作用得到最大化的发挥[4]。

3.1 改变科技档案管理观念

科技档案管理数字化和纸质档案存放对比起来，更环保更便捷，实现档案数字化管理后，对存放档案空间的面积和条件要求更低。重视科技档案管理数字化建设要先改变管理理念，真正将科技档案管理数字化发展好。

3.2 适当的增加设施设备

要对科技档案管理数字化适当的增加设施设备。首先，对场地建设做一个优化，提供科技档案管理数字化专属的办公场地。其次，要对设施设备定期更新和升级，对于有问题的机器设备要及时的进行检修。

3.3 提高安全意识

要对工作人员明确科技档案管理数字化的保密责任，完善关于科技档案的保密制度。也可以对科技档案实行双重保险，一份纸质的记录，一份数字化的存档。要重视对电脑和软件的杀毒处理，保证软件的安全运行。对借阅使用科技档案的人员进行登记。

3.4 引进综合性技术人才

科技档案管理数字化的建设离不开人的主导，如果没有精通科技档案数字化管理的人员，就难以打造良好的科技档案数字化管理环境。重点培养科技档案数字化管理人员的综合能力和搭建软件设施平台。对技术人员的业务能力提升和教育培训给予支持，最终进一步提高科技档案管理数字化的质量。

4 结论

科技档案管理数字化，是科技档案发展的趋势所向。国内目前对于科技档案管理数字化还在进行普及和优化，很多企业和单位，在科技档案数字化的过程中，会出现科技档案管理数字化的意识不足、基础设施缺乏、安全意识薄弱、人才缺乏等方面的问题，对于这些问题，可以从改变科技档案管理观念、增加设施设备、提高安全意识、引进综合性技术人才等方面来改善，加强科技档案管理数字化的实际应用，充分发挥其优势促进社会进步。

参考文献

[1]董娜.浅谈科技档案数字化管理的发展方向[J].中文信息，2018，（12）：48.

[2]宋小晓.浅议科技档案数字化项目管理及效应[J].兰台世界，2019，（2）：57-59.

[3]徐海燕.浅议科技档案数字化项目管理及效应[J].数字化用户，2019，25（17）：60.

[4]郝莎.科技档案数字化鉴定与实施[J].兰台世界，2018，000（0S1）：P.17-18