大数据背景下企业档案管理工作的创新发展

郎婧

摘 要：基于大数据背景下，企业在发展过程中对于信息资源的需求不断增长，档案作为信息资源的重要來源，而且企业档案是对企业发展过程中各项活动的真实记载，其对于企业的发展具有极为重要的意义，因此做好企业档案管理工作至关重要。大数据时代对企业档案管理工作也提出了新的要求，在实际档案管理工作中，需要加快创新步伐，全面提高企业档案管理工作的效率和质量，实现企业档案信息资源的有效利用。文中分析了大数据背景下企业档案管理的现状，并进一步阐述了大数据背景下企业档案管理工作的创新发展策略。

关键词：大数据;企业;档案管理;创新发展;采集;推送;安全

在当前信息化时代环境下，各种先进技术手段在档案工作中的应用，这对于档案管理工作效率和质量的提升提供了重要的技术保障。档案作为企业重要的信息资源，其能够为企业发展提供重要的参考。因此在当前大数据背景下，企业需要积极创新档案管理模式，充分的利用大数据技术手段来提升企业档案的现代化水平，使档案信息能够更好的服务于企业各项工作，充分发挥出企业档案的实际效能。

1 大数据对企业档案管理工作的影响分析

1.1 档案数据方面发生了改变

随着大数据技术的广泛应用，其对各行各业的发展带来了较大的影响，特别是对档案管理工作带来了较大的挑战。目前档案由纸质数据转化为电子数据，档案数据采集方式更具多样性，档案数据量也发生了较大的变化。企业档案不仅数量增长速度较快，而且档案信息涉及较多的网络上的信息，这也对档案数据收集提出了更高的要求。

1.2 档案管理理论方面的改变

基于大数据背景下，传统的档案管理理论已无法适应当前档案工作发展需求，而且档案数据源和档案收集方式发生了较大的改变。这就需要档案管理理论迫切需要变革和创新，以便于能够更好的适应当前档案工作发展需求。特别是企业档案管理工作中，更需要转变档案管理理念，并重视对自身知识体系的更新，在实际工作中能够灵活运用先进的档案理念和技术，以此来提高档案生理工作的效率和质量。

1.3 档案服务方面的改变

互联网的普及及大数据技术的广泛应用，其对人们的工作和生活都带来了较大的变化。基于这种环境下，企业档案管理工作也发生了较大的变化，特别是档案利用需求增加，人们对档案信息查询和利用的便捷性有了更高的要求。这也迫切要求企业要积极转变档案服务理念，并能够提供网上档案信息服务，为档案利用者查询和利用档案信息提供更多的便利，更好的促进档案价值的实现。

1.4 档案管理安全的创新

相较于传统的纸质档案，电子档案的安全风险更高。在实际档案管理工作中，更重视档案的完整性。大数据技术在企业档案管理工作中的广泛应用，其对档案的安全带来了较大的挑战。因此需要积极采取有效的安全策略，进一步保障企业档案信息的完整性和安全性。

2 大数据背景下企业档案管理工作的创新策略

2.1 利用人工智能开展信息采集

档案信息采集是档案工作开展的基础，基于大数据环境下，人们获取信息的方式发生了较大的变化，为了能够及时收集档案信息，需要重视大数据技术的应用，并通过运用现代信息技术和人工智能技术来采集档案信息，做好档案信息筛选和整合工作，全面提高档案整理和保存的水平。而且人工智能设备的使用，不仅能够提高数据采集的效率，还能够及时补充档案信息，为档案管理工作水平的提升起到了积极的促进作用。

2.2 构建完善的档案信息管理系统

为了能够更好的提高企业档案管理工作的水平，宜引进信息技术，建立档案信息管理系统，针对档案信息进行集中和统一管理，同时依托于大数据技术来打造档案信息数据库，及时对档案信息进行处理和补充，不断可以丰富档案信息内容，而且能够为档案信息的高效利用奠定良好的基础。借助于档案管理信息系统和数据库，可以实现档案信息的网上发布、在线咨询和利用，使档案更好的服务于企业的发展。另外，企业还应将档案信息系统与业务系统和公文系统等进行有效衔接，加大数据整合的力度，从而实现档案信息的高效利用，使档案能够为企业创造出更大化的价值。

2.3 改进企业内部文件的管理流程

文件作为档案的前身和基础，因此在企业档案管理工作中，需要重视对文件的管理和前端控制，及时处理流转阶段的文档。在当前企业业务不断扩展的新形势下，文件数量十分庞大，这也对文件管理工作带来了较大的挑战，在实际工作中大部分文件都需要分发流转。特别是在信息化环境下，宜通过利用大数据来构建一个与数据关联的分析模型，基根据文件的分发信息来对文件进行分析和预测性流转，这可以在一定程度上提高文件管理工作的效率和水平，为档案管理工作的顺利开展打下良好的基础。

2.4 档案信息的主动推送

一直以来企业档案管理工作中都存在重藏轻用的情况，档案服务具有较强的被动性，一般都是档案管理者根据档案用户需要来提供服务，不仅档案服务较为被动，而且档案用户对于企业档案的变动情况也不会主动关注。但随着企业的不断发展壮大，档案数量也不断增加，在这种情况下，为了能够实现档案信息的有效利用，宜借助于大数据技术来对档案用户的潜在需求进行分析，及时为档案用户进行档案信息的推送。同时，也可以根据用户的具体工作职责来为其推送相关的档案信息，以此来为档案用户提供具有针对性的档案服务。在实际档案信息推送过程中，要求所推送的档案信息要满足企业档案保密管理要求，一般情况下给出标题和关键词等重要信息，不会将电子文件直接推送到用户手中。同时还要建立良好的反馈机制，针对用户主动推送信息的实用性进行评估和反馈，以此来不断的完善档案数据信息主动推送服务功能。

2.5 加强对档案信息安全的管控

在企业档案管理工作中，需要加快推进技术革新，重视先进技术手段的应用，以此来提高档案管理工作的水平，并进一步保证档案信息的安全。在当前企业档案管理工作中，档案信息安全形势仍较为严峻，特别是一些十分珍贵的文献资料，一旦出现疏忽易被损坏或是遗失，再加之网络技术的应用，档案信息还会受到病毒、黑客等的威胁，增加了档案信息泄露和被盗的可能性。因此需要重视网络安全技术的应用，强化企业网络安全管理，有效的保证档案信息的安全。

3 结束语

大数据对企业档案管理工作带来了较大的挑战，但同时也带来了良好的机遇。档案在企业发展过程中具有极为重要的意义，为了实现企业档案信息的高效利用，需要重充分的借助于大数据技术的优势，深入挖掘企业档案信息的潜在价值，从而在档案发展建设过程中更好的发挥出档案的利用价值。

参考文献

[1]王晓欠.大数据背景下做好企业档案管理的研究与探讨[J].办公室业务，2017（4）：167-167.

[2]解丽蓉.大数据背景下企业档案管理工作探析[J].档案时空，2018（10）：42-43.

[3]沈志恩.档案管理在大数据背景下面临的挑战及解决措施分析[J].办公室业务，2018（09）：57-58.