大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析

梁英波

摘 要：事业单位是国家管理下对社会发展有直接影响的单位，涵盖的类型多种多样，而当前的时代对事业单位的效率提出了更高的要求。为此，事业单位需要借助现代先进的技术以提升自身的管理和运行效率，而档案作为事业单位记载信息的载体，提升档案管理的效率是提升事业单位运行效率的前提。

关键词：大数据;事业单位;档案管理;优化措施

近年来，我国的信息化技术水平日渐成熟，大数据技术的应用为档案管理能力的提升开辟了新的发展思路和途径，尤其在大数据时代，档案管理领域引入大数据等先进技术无疑会为档案管理发展带来全新的机遇。

1 大数据时代事业单位档案管理中存在的问题

1）人员观念意识淡薄。大数据时代的来临使得处理大量的数据集成为可能，而很多企业和个人也看中了大数据技术的优势，开始利用大数据技术处理档案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事业单位由于长期受国家的管理，其内部人员在进行工作时普遍以稳定性优先，因此并不倾向于频繁的使用先进的技术，因此我国很多事业单位在大数据时代依旧在使用传统的方式管理档案数据。但随着档案数据的增加，这种传统的管理方式将逐渐难以适应大量档案的管理工作。此外，事业单位的性质使得在其中应用先进档案管理技术显得非常困难，特别是对于部分保密性质较强的单位来说，出于保密需求，这些单位往往会较为抗拒使用信息技术进行档案的管理。

2）档案信息开发程度较低。对档案信息的利用的有效途径是开发档案中的资源，在大数据时代，将档案信息利用大数据进行管理的有效方式也是对档案信息进行开发，只有充分的开发才能够将现有的档案信息转移到数据库中从而利用数据库进行档案的管理。但目前事业单位建立的档案管理制度主要以储存为主，缺乏对档案进行开发的途径，加之档案数据的日渐增多，档案数据的开发变得越来越困难，这同时也不利于事业单位的健康发展。

3）电子信息的保密问题。信息时代计算机和网络技术的应用大幅提升了人们的工作效率，事业单位也不例外，但电子信息在提升工作效率的同时也带来了信息保密的问题。事业单位要提升档案信息管理效率，就需要将现有的纸质档案转化为电子档案，而电子档案与纸质档案不同的是其保密性将进一步降低。对于恶意攻击者来说，将有更多的方式获取电子档案的信息，但这对于档案管理人员来说通常是难以发现的，因此攻击者的窃密行动可能会造成事业单位重要信息的泄露，对单位的信息安全造成影响。

2 大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略

1）深入挖掘档案信息的各项资源。事业单位并非专业的互联网企业，因此在大数据背景下的信息化档案工作不可避免地会存在一定的问题与不足，所以相关工作人员要实时记录好信息档案的实际情况，做到定期调整、完善档案使用的规则体系。從电子信息技术在档案管理中的实际应用来看，信息化的档案管理模式比传统档案管理模式更加快捷、简单，能够在较短的时间内完成档案录入、分类、管理、查询和运用等工作，极大地提高了档案管理的效率与管理质量，充分开发档案资源，防止档案信息浪费。例如，可为事业单位的档案使用添加“关键词搜索”的功能，当用户想要精确定位某一个档案的时候，只需要将档案信息之中的关键字词或时间关键词输入，即可快速反馈查询到该档案，大大提升了档案的使用效率。而如果采用传统方法进行档案查找，则需要耗费大量无意义的时间在所有档案中筛选。又如，在现代化的档案信息之中，除了传统的文字内容以外，还可以添加一定图片信息、音频信息等，从而丰富档案内容，记录更多的数据与信息内容。

2）制定出科学完善的档案管理制度。不可否认，大数据背景下的档案管理工作在跨入信息化时代后，变得更为方便、快捷，但档案管理工作的本质还是高度依赖于人工，相关职能人员的能力水平，将直接程度上决定其工作的效果以及效率，因此针对这一问题，事业单位应当制定出更为完善的档案管理制度，循序渐进地推动档案工作完善，进一步利用好档案的作用与价值。首先，要针对事业单位的实际情况以及对档案的使用需求，建设专门的信息化档案管理的规章制度，不仅仅是对管理人员的约束，更是指导广大职能人员以正确、规范的姿态使用档案信息内容。其次，针对档案管理工作的职能人员，事业单位也要定期对其展开教育、培训的工作，让工作人员积极参与现代化的信息培训，从而在夯实自身档案管理工作的专业知识背景下，进一步提升自己的信息化水平。

3）加强制度建设和档案利用。在大数据背景下，应当加强对档案信息化管理制度的建设，把大的工作分配到每一个工作人员头上，把档案工作与编办同安排同部署，共同推进，给予个人具体的权限，防止档案信息的泄露，与此同时，应当对档案查看与调取权限也进行设定，其制度与传统方式相类似。除此之外还应当注重对工作人员的培训，比如境外档案业务培训或数字化技术培训，都可以规范程序和技术，借鉴发展自身。最后，应当注重发挥档案管理的参考和凭证作用，完善借阅流程化，特别是对法人登记等，应当坚持查阅持有介绍信与证明材料。

4）建设大数据信息库。应当建立完善的档案信息数据库，优化信息采集工作，将互联网+和RFID的优势彻底发挥出来，落实责任，确保信息准确完整，严守保密制度。为促进大数据在档案管理中的利用率，笔者认为可以建立系统数据库，在一个地区需要使用其他地区档案时，只需要向中央数据库提交申请与理由，方便快捷的同时可以促进地区间数据共享，减少不必要的人力物力损耗。

5）加快智慧档案建设速度和力度。首先，要树立大数据思想。档案管理人员的思维对档案管理的服务水平提升具有决定性的作用，因此，档案管理人员必须要树立大数据的思维，将大数据的档案管理理念运用到实际工作中，为构建现代化的档案管理模式奠定基础。其次，要加大资源投入力度。提升档案管理服务水平需要从软硬件方面对档案管理进行全面优化。硬件设施上，应对档案的保存条件、计算机网络等进行必要的更新维护;软件设施上，则要加强对电子档案和档案管理系统的安全保卫工作，保证档案信息资源安全、完整。最后，要构建多元化的智慧档案信息系统。加强电子档案的收集与归档管理，同时要提升纸质档案向电子档案的转化速度和效率，从档案信息需求出发，将各类信息资源收集到资源共享平台，以实现档案资料及其他各种信息资源的智能采集和自动归档。

6）加强信息安全防护。电子信息虽然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的问题，并且电子信息的泄密不同纸质信息直观，因此难以被发现。为加强事业单位电子档案的管理，应当建立电子信息保密制度，重视信息安全防护，避免因信息泄露造成损失。

3 结束语

综上所述，充分利用大数据的优势，在互联网+的背景下进行事业单位档案管理制度的改进和提升，有助于我们与时代接轨。相较于旧的管理模式，大数据管理模式能带来更多便捷，提高工作效率，统筹兼顾各部门之间的人员调动，在新的时代背景下，为进一步完善内部工作机制提供保障。

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